Pressemitteilung von Susanne Nguyen

Prozessoptimierung global: Papierloser Rechnungseingang weltweit in weniger als 24h mit dem Scanning/OCR-Service von Crossgate

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München, 28. März 2011. Die fortschreitende Globalisierung stellt die Unternehmen vor immer neue Herausforderungen. Die wachsende Zahl an ausländischen Kunden, Partnern und Niederlassungen erfordert einen möglichst effizienten Umgang mit den Papier-Rechnungen aus aller Welt. Crossgate, globaler Experte im Bereich der Business-to-Business-Kommunikation, garantiert mit seinem Scanning/OCR-Service die schnelle und zuverlässige elektronischen Erfassung eingehender Papierdokumente weltweit, von Europa bis Asien, Nord-und Südamerika. Inklusive qualitätsgesicherter, fehlerfreier Übergabe an das ERP-System bzw. vorgelagerter Rechnungseingangs- und Workflowlösungen. Dank seines internationalen Partner-Netzwerkes ist Crossgate in der Lage, seinen Kunden die lokale Verarbeitung der Dokumente in über 30 Ländern vor Ort anzubieten - einfach und unkompliziert mit muttersprachlichem Personal und genauer Kenntnis der jeweils gültigen, länderspezifischen Steuergesetze und Vorschriften.

Die Prozesskosten sowie der administrative Aufwand bei der Bearbeitung von Papierrechnungen sind hoch. Noch komplizierter wird es, wenn papierbasierte Eingangsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine nicht nur in unterschiedlichen Formaten, sondern auch noch aus verschiedenen Ländern in elektronisch verarbeitbare Daten umgewandelt werden müssen.

"Die Vorteile, wenn beispielsweise ein russischer Lieferant seine Rechnung nicht erst nach Deutschland schicken muss, wo auf Empfängerseite wahrscheinlich niemand seine Sprache spricht oder die kyrillischen Schriftzeichen lesen kann, liegen auf der Hand," erklärt Oliver van der Linden, Vice President bei Crossgate. "Zusammen mit unseren Partnern stellen wir sicher, dass die eingehenden Papierdokumente vorsortiert, vorbereitet und mit der jeweils optimalen Einstellung sauber eingescannt und per OCR ausgelesen und anschliessend zu 100% validiert werden. Da dies vor Ort geschieht, entfällt der zeitintensive Postweg und die Daten sind schnell in hervorragender Qualität im ERP-System unserer Kunden." Bestehende Inhouse-Scanning Lösungen können dabei ebenso zur Dokumentenanlieferung in die zentrale OCR-Plattform verwendet werden, wie die direkte PDF-Anlieferung durch den Lieferanten via e-Mail inkl. Signatur und Validierungsservice, Multi-Channel für maximale Flexibilität.

Die Erfahrung zeigt, dass sich viele Firmen schwer tun bei Inhouse-Lösungen nicht nur initial, sondern vor allem dauerhaft die erforderliche Datenqualität zu erreichen. Einlese-Fehler, erhöhter Arbeits- und Zeitaufwand, gerade um umsatzsteuerliche Vorgabe einzuhalten, sind die Folgen. Die Lösung liegt hier in der Prozessoptimierung der "zweiten Generation" - also im Auslagern dieser Arbeiten. Crossgate hat mit seinem Scanning/OCR-Service ein Rundum-sorglos-Paket für die Kunden geschnürt, um den Rechnungseingang sofort komplett und länderübergreifend papierfrei abzuwickeln. Mit dem 2-stufigen Serviceangebot profitieren Unternehmen im zweiten Schritt zusätzlich vom weltweit größten EDI-Netzwerk und können somit volumenstarke Lieferanten reibungslos auf den vollautomatischen papierlosen B2B-Rechnungsaustausch migrieren.

Weniger Zeit- und Kostenaufwand dank verbesserter Datenqualität
Der entscheidende Vorteil der Scanning/OCR-Service von Crossgate liegt in der ungleich höheren Datenqualität: Eine Auslesegenauigkeit von mindestens 99 Prozent wird garantiert. Diese wird durch den Abgleich mit Stamm- und Bewegungsdaten, die manuelle Nacharbeit und die Nutzung der Crossgate OCR-Template-Datenbank gewährleistet. Diese Datenqualität inklusive der Integration in das ERP-System führt zu minimalen Turn-Around Zeit von maximal 24h ab Belegeingang, einer schnelleren Erfassung und besseren Dunkelbuchungsquote. Die sich daraus ergebenden Kostenein-sparungen sind immens: Durch den deutlich verringerten internen Verwaltungsaufwand und die Eliminierung der Fehlerquellen beim Erfassen lassen sich die Kosten im Purchase-to-Pay-Prozess um 40 bis zu 60 Prozent verringern.

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