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27.09.2012 | Politik, Recht & Gesellschaft | geschrieben von Jörg Forthmann¹ | Pressemitteilung löschen

EU-Verwaltungen: Shared Services aktuell nur nationale Praxis

Der systematische, länderübergreifende Austausch von Dienstleistungen und Ressourcen zwischen den EU-Verwaltungen ist noch keine gängige Praxis. Die öffentlichen Einrichtungen in der EU arbeiten zwar national und lokal daran, Daten und IT-Infrastruktur miteinander zu teilen, um effizienter zu werden. Die Kooperation über Ländergrenzen hinweg, beispielsweise beim Archivieren von Daten, befindet sich dagegen noch am Anfang. Das ergibt die europaweite qualitative Untersuchung "Beyond Efficiency: Public Administration Transformation" der Steria Gruppe, für die hochrangige Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung befragt wurden.

Um Kosten zu reduzieren, haben viele EU-Verwaltungen Shared Service Center eingerichtet. Sie bieten die Möglichkeit, bestimmte, immer wiederkehrende Verwaltungsabläufe effizient an einer zentralen Stelle abzuwickeln. IT und Abläufe müssen damit nicht in jeder Behörde neu installiert werden. In Deutschland nutzen bereits 60 Prozent der Verwaltungen Shared Service Center. Großbritannien hat 1,4 Milliarden Britische Pfund in das Angebot von Shared Services investiert. Eine zentrale Datenbank gibt zudem Auskunft über bereits verwendete IT-Lösungen. Sie hilft anderen Behörden, Möglichkeiten zur Wiederwendung zu identifizieren. In Frankreich bietet der nationale Anbieter für Personaldienstleistungen Services für mehr als drei Millionen Bedienstete an. Dazu zählen Dienstleistungen rund um das Thema Lohnabrechnung und Human Ressources. Mit dem IT-System, betrieben auf Basis von Software as a Service, arbeiten rund 65.000 User in sieben Ministerien.

Der nächste Schritt ist das länderübergreifende Teilen von Dienstleistungen. Technisch denkbar sind beispielsweise Basisdienste, zum Beispiel auf dem Gebiet der E-Akte oder der Langzeitarchivierung von Daten. Diese Ansätze lassen jedoch noch auf sich warten. "Neben rechtlichen Hürden stehen die EU-Verwaltungen aktuell noch vor der Aufgabe, den Nutzen ihrer nationalen Projekte zu steigern. Es geht beispielsweise darum, mehr Behörden dazu zu bewegen, die zentralen Dienste immer dort, wo es auch unter fachlichen Gesichtspunkten tatsächlich möglich ist, in Anspruch zu nehmen", sagt Axel Drengwitz, Experte für E-Government bei Steria Mummert Consulting. In Großbritannien sind die Shared Services zum Beispiel vielfach nicht ausgelastet, weil die Nutzung freiwillig ist. Zudem haben viele Behörden mit Shared-Service-Center-Anschluss ihre alten Abläufe beibehalten. "Damit verlagern die Verwaltungen viele individuelle Prozesse an einen zentralen Ort, anstatt ein gemeinsames Verfahren zu nutzen und erschließen leider nicht das organisatorische Nutzenpotenzial von Shared Services", so Drengwitz. Die erzielten Einsparungen halten sich deshalb in Grenzen. Bei der britischen Verwaltung stehen bislang 160 Millionen Britische Pfund an operativen Einsparungen zu Buche.

Hintergrundinformationen
Für die von Global Futures and Foresight (GFF) im Auftrag von Steria durchgeführte Untersuchung wurden 62 hochrangige Verwaltungsbeamte in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Spanien, Norwegen und den Niederlanden nach ihrer Einstellung zur Zukunft der öffentlichen Verwaltungen befragt. Die Studie wurde im Februar und März 2012 in einer Kombination von E-Mail- und Telefonbefragungen durchgeführt.

Die Untersuchung steht kostenlos als Download bereit unter:

http://www.steria.com/beyondefficiency/

¹ Für den Inhalt der Pressemeldung/News ist allein der Verfasser verantwortlich.
http://www.steria-mummert.de
Steria Mummert Consulting
Hans-Henny-Jahnn-Weg 29 22085 Hamburg

Pressekontakt
http://www.faktenkontor.de
Faktenkontor
Ludwig-Erhard-Straße 37 20459 Hamburg

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