Pressemitteilung von Mathias Bruchmann

Frühjahrsputz im E-Mail-Postfach

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München, 22. Februar 2011 - Jeder von uns bekommt inzwischen die meisten Aufgaben per E-Mail - und das kombiniert mit vielen wichtigen und weniger relevanten Informationen. Da geht der Überblick schon mal verloren. Nicht zuletzt deshalb ist der E-Mail-Posteingang ein Dauerbrenner im modernen Zeit- und Aufgabenmanagement. "Nutzen Sie diesen Frühling zur Frühjahrskur im E-Mail-Postfach", empfiehlt Alexander Greisle, Autor des Beck kompakt Ratgebers "Information Overload (Verlag C.H.Beck), "und bringen Sie die neu gewonnene Ordnung mit folgenden Tipps gut in den Sommer."

1. Gewöhnen Sie sich eine E-Mail-Routine an. Öffnen Sie dabei Ihr Mail-Programm seltener und arbeiten Sie dafür die Nachrichten am Stück ab. Was innerhalb von maximal zwei Minuten erledigt ist, tun Sie sofort. Alles andere packen Sie in Ihre Aufgabenliste.

2. Legen Sie sich für Newsletter, Statusmeldungen und andere regelmäßig eintreffenden Informationen Unterordner an. Dorthin lassen Sie die Mails automatisch verschieben. Resultat: Sie verstellen nicht mehr den Blick auf Ihre wichtigen Mails. In Microsoft Outlook hört diese Funktionalität auf den Begriff "Regeln", in Mozilla Thunderbird auf "Filter" und in Lotus Notes/Domino auf "QuickRules".

3. Verzichten Sie auf "Danke"-Mails. Sie kosten Ihre Zeit und die des Empfängers. Heute sind die Systeme zuverlässig genug, auf die Zustellung können Sie sich verlassen.

4. Behandeln Sie aus- und eingehende Nachrichten gleich. Beide sind gleich wichtig. Wenn Sie die eingehenden Mails in einen speziellen Ordner, z. B. den des Projektes, ablegen, dann sollten Sie das auch für die ausgehenden tun. Nur so finden Sie alles an einem Ort und sparen sich viel Klickerei. Dabei kann Ihnen die Software helfen.

5. Bestellen Sie ab. Newsletter genauso wie lästige CC-Mails. Wie viele Ihrer Newsletter lesen Sie tatsächlich noch? Können Sie sich überhaupt daran erinnern, was Sie CC geschickt bekommen? Reine Absicherungsmails sollten Ihnen den Blick genauso wenig verstellen wie unnötige Informationen. Verschaffen Sie sich, freundlich aber bestimmt, Luft.

6. Brauchen Sie eigentlich Ablageordner? Wenn Sie beim kritischen Nachdenken zum Entschluss kommen, es ohne zu probieren, dann helfen Ihnen moderne Suchwerkzeuge. Per Mausklick fördern sie das Gesuchte aus den Tiefen des Postfachs - oft zusammen mit manch anderer Informationsperle.

Viele weitere Tipps, Methoden und Tools gegen den Information Overload und für Ihre Organisation gibt der Regensburger Autor Alexander Greisle in:

Greisle, Information Overload, Reihe Beck kompakt, Verlag C.H.Beck 2010, ISBN 978-3-406-60841-4, Euro 6,80, http://www.beck-shop.de/796800


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