Pressemitteilung von Leonie Walter

5 Mehrwerte elektronischer Aktenlösungen für die Fachabteilung

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Während die Vorteile von klassischem Dokumentenmanagement hinreichend bekannt sind, wird die Fallbearbeitung mit einer elektronischen Akte häufig noch unterschätzt. Dabei ist die elektronische Akte nicht nur eine wichtige Informationsquelle, sondern vor allem ein Startpunkt, um beleg- oder aktenbezogene Fachprozesse strukturiert und effizient zu bearbeiten. Die Hamburger entitec GmbH (http://www.entitec.de) hat die fünf wichtigsten Mehrwerte gesammelt, die sich mit einer Aktenlösung und elektronischem Inputmanagement für die Fachabteilung ergeben:

1. Informationen erfassen
Unternehmen, die ihre Eingangsbelege elektronisch erfassen, können ihre Sachbearbeitung signifikant entlasten und qualitativ aufwerten. Indem Daten automatisiert extrahiert und strukturiert in die Unternehmenssysteme eingespeist werden, stehen wesentliche Informationen sehr viel schneller für die Fachabteilung zur Verfügung und können folglich schneller bearbeitet werden. Ob Formulare oder freie Schreiben, die Eingangspost lässt sich zunächst unsortiert erfassen und dann ohne Umwege an die Zielanwendungen bis hin zu einzelnen Mitarbeitern verteilen. Darüber hinaus können weitere Dokumentenquellen angebunden werden, um beispielsweise auch Postausgänge sowie importierte Dateien und E-Mails in die Akte zu integrieren. Dabei kann ein Dokument durchaus mehreren Akten hinzugefügt werden.

2. Durchblick schaffen
Die wichtigsten Informationen auf einen Blick zu finden, ist gerade bei umfangreichen Akten häufig eine Herausforderung. Hilfreich ist hier ein Werkzeug zur Inhaltsdurchdringung, mit dem sich relevante Textstellen schnell aufspüren und kennzeichnen lassen. Aktenvorblätter und separate Dokumentenübersichten erleichtern es zusätzlich, sich einen Überblick über die Inhalte und enthaltenen Belege zu verschaffen. Zudem ist es sehr hilfreich, wenn sich die Akte am Bildschirm effizient und zügig durchblättern lässt. Hierzu kommen spezielle Viewer zum Einsatz, welche die Dokumente synchron zur Akte anzeigen beziehungsweise blättern.

3. Inhalte strukturieren
Vorgegebene Strukturen sind ein besonders hilfreicher Vorteil einer Aktenlösung, da so mehrere Mitarbeiter nach einheitlichem Vorgehen einen Fall bearbeiten können. Relevante Aktenteile lassen sich als Teilakten separat extrahieren oder als Handakten zusammenfassen. Diese sind dann auch mobil verwendbar. Ideal ist hierfür beispielsweise der Einsatz von Tablet-Lösungen wie dem iPad. So ist die aktuellste Fassung der Akte stets dabei und kann zum Beispiel als Handakte in einem Termin bei Gericht oder beim Kunden hilfreiche Dienste leisten. Die Teilakten lassen sich zudem bei der Archivierung von Dokumenten automatisch versorgen und sind so stets auf dem neuesten Stand.

4. Inhalte kennzeichnen
Schlüsselanwender, die mit einem Fall vertraut sind, können Textstellen markieren, kommentieren und kategorisieren. Mit der Aktenlösung selbst oder zusammen mit einem entsprechenden Viewer können elektronische Annotationen wie Textmarker und Post-its angebracht werden. Möglich ist außerdem die Option, bestimmte Textstellen durch Schwärzen zu anonymisieren. Hier profitieren dann auch Kollegen davon, sich schnell in einen Fall einlesen und relevante von unwichtigen Informationen unterscheiden zu können. Durch ein Anreichern der Inhalte mit Vermerken wie beispielsweise "geprüft", "genehmigt" oder "abgelehnt" sind diese dann für alle Nutzer eindeutig. Dies erleichtert es, Fälle in der Abwesenheit eines zuständigen Mitarbeiters weiter zu bearbeiten, ohne dass viel Zeit für das Einlesen aufgewendet werden muss. Ein gutes Werkzeug zur Inhaltsdurchdringung erspart das erneute Hineinlesen in die Dokumente einer Akte und liefert die wichtigsten relevanten Informationen auf einen Blick.

5. Fachprozesse anstoßen
Eine elektronische Aktenführung bietet erhebliche Mehrwerte, weil sich aus ihr heraus Fachprozesse sofort anstoßen lassen. Die Anbindung an Textverarbeitungsprogramme wie OpenOffice oder Microsoft Office ist sehr empfehlenswert. So können etwa Anschreiben und Aktenvermerke auf Basis von Formularen dazu beitragen, den Prozess der Sachbearbeitung zu beschleunigen.

"Akten enthalten häufig fachlich sehr komplexe Sachverhalte und Aufgabenstellungen. Hier bietet eine elektronische Akte die optimale Übersicht. Beispielsweise Versicherungen, Behörden oder Unfallversicherungsträger können von den Vorteilen erheblich profitieren", kommentiert Michael Moldrickx, Bereichsleiter Dokumentenmanagement bei der entitec GmbH. Der Hamburger Anbieter von IT-Lösungen hat mit der elektronischen Aktenführung ecusto eine Lösung etabliert, die mit ihrem Funktionsspektrum die Sachbearbeitung stark vereinfacht und beschleunigt. In Kombination mit der Input-Management-Lösung engress können Unternehmen und Organisationen zudem auch die vorgelagerte Belegverarbeitung verschlanken und formularunabhängig automatisieren.
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