Pressemitteilung von Andrea Warmuth

Dokumente scannen, archivieren, verwalten mit ecoDMS

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Aachen, 08.01.2013. Die Digitalisierung, Archivierung, Verwaltung und das Wiederfinden von Dokumenten kann so einfach und günstig sein. Die applord GmbH aus Aachen macht es möglich. Mit der Software ecoDMS können Privatleute und Unternehmen jeglicher Größe und Branche alle Unterlagen und Dateien bequem in einem Archiv aufbewahren und blitzschnell wiederfinden. Und das zum sagenhaften und einmaligen Preis von 49 Euro pro Benutzer.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein professionelles Archivsystem. Es besteht aus benutzerfreundlichen Anwenderoberflächen, die alle für ein Dokumentenmanagementsystem notwendigen Funktionen beinhalten und aus einem leistungsstarken Server. Dieser steuert im Hintergrund alle notwendigen Prozesse und nimmt die Dokumente sicher einer Datenbank auf. Sowohl die Benutzeroberflächen als auch der Server können leicht installiert werden. Der User kann selbst entscheiden, ob das Programm im Netzwerk oder auf einem einzelnen Rechner installiert werden soll. Als Client-Server-System ist ecoDMS die ideale Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen und papiergebundenen Dokumenten.

Es können beliebige Dateiformate gespeichert werden. Papierdokumente werden eingescannt und können dann direkt über das Scanprogramm ecoICE von ecoDMS archiviert werden. Auf dem PC oder im Netzwerk befindliche Dateien müssen einfach nur mit der Maus in das Programm gezogen und zugeordnet werden. Für Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice und LibreOffice gibt es eigene Plugins, die eine sofortige Archivierung aus den jeweiligen Programmen ermöglichen. Mit der Aufnahme dieser Dokumente können auf Wunsch auch mehrere Dateiversionen erzeugt werden. So können Änderungen an Dokumenten jederzeit nachvollzogen werden. Auch E-Mails aus Outlook und Thunderbird finden über eigene Addons kurzerhand den Weg ins Dokumenten-Management-System. Es können sowohl die gesamte E-Mail als auch deren Anhänge archiviert werden.

Jedes abgelegte Dokument erhält eigene Ablageinformationen. Der Ordner, die Dokumentenart, der Status, die zuständigen Benutzer und weitere Angaben können ganz einfach erfasst werden. Eine automatische Zuordnung all dieser Dateien ist ebenfalls möglich. Hierzu kann der Benutzer so genannte Klassifizierungsvorlagen anlegen.

Die Dokumentenverwaltungssoftware kann bequem auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Status und weitere Details, die für die Ablage wichtig sind, können wunschgemäß erstellt, gespeichert und jederzeit angepasst werden.

Alle Dokumente befinden sich mit ecoDMS in einem zentralen Archiv. Jeder, der sich als Benutzer mit dem ecoDMS Server verbinden kann und über die entsprechenden Dokumentenrechte verfügt, kann blitzschnell auf die archivierten Dokumente zugreifen. Eine qualifizierte Dokumentensuche bietet hierbei zahlreiche Möglichkeiten. Über die Volltextsuche kann nach Inhalten innerhalb der Dokumente und deren Metadaten gesucht werden. Gleichzeitig können die Anwender auf Basis der angelegten Ordnerstruktur und der hinterlegten Dokumenteninformationen schnell fündig werden.

Die Lizenzkosten sind einmalig, zeitlich unbegrenzt und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Alle genannten Funktionen, Plugins und Addons sind in der Vollversion und somit im Preis von 49 Euro (brutto) pro Benutzer enthalten. Wer die Software mit drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community Edition darf außerdem für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden. Die ecoDMS Vollversion ist bereits für unschlagbare 49,00 EUR pro User (gleichzeitig mit dem Server verbundene User) im Internet unter http://www.ecodms.de erhältlich.

Ausführliche Informationen und Videos gibt es auf der Webseite http://www.ecodms.de. Firmen- & Pressekontakt