Pressemitteilung von Michael Tschugg

Papierloses Büro bei Eucaro Buntmetall

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Dokumenten-Management-System von TA Triumph-Adler vereinfacht Informations-und Datenaustausch.

Nürnberg, 17.07.2013. Eisbrecher, U-Boote oder Kreuzfahrtschiffe fahren mit Bauteilen aus Kupfer-Nickel-Legierungen der Eucaro Buntmetall GmbH, die höchsten Belastungen standhalten. Gleich hohe Anforderungen stellt Eucaro Buntmetall auch an sein Dokumentenmanagement-System. Dabei setzt das Bremer Unternehmen auf die Expertise der TA Triumph-Adler GmbH, dem deutschen Marktführer für das Document Business.

Werften achten beim Bau auf den Einsatz von Materialien, die von bester Qualität sind und Extremsituationen standhalten. Am wichtigsten hierbei ist, dass diese Werkstoffe korrosionsbeständig sind wie die Kupfer-Nickel-Legierungen von Eucaro Buntmetall. Weltweit liefert der Spezialist aus Bremen, der international zur Gruppe der Wieland Werke gehört, Kupferwerkstoffe in die Schiffsbau- und Offshore-Branche.

Im Jahr 2004 entschied sich Eucaro Buntmetall für die Zusammenarbeit mit TA Triumph-Adler. "Es war uns wichtig, dass unser Partner für das Dokumenten-Management so wie wir auf Qualität und Serviceorientierung setzt. Beides haben wir bei TA Triumph-Adler vorgefunden. Seither haben wir auf unserem Weg zum papierlosen Büro gemeinsam so manche Hürde gemeistert", charakterisiert Thomas Hartwieg, Einkaufsleiter bei der Eucaro Buntmetall GmbH die nunmehr neunjährige Zusammenarbeit.

In einer ersten Phase ging es zunächst darum, den Drucker- und Gerätefuhrpark des Bremer Unternehmens zu optimieren. Ziel war es, die Geräte zu einem homogenen Fuhrpark mit nur drei Systemtypen zu vereinheitlichen und so für mehr Transparenz zu sorgen. In diesem Zusammenhang haben die Spezialisten von TA Triumph-Adler unter der Federführung von Jörg van der Graaf, regionaler Vertriebsleiter bei TA Triumph-Adler Norddeutschland, Arbeitsplatzdrucker zu Gruppendruckern zusammengefasst, wodurch die Anzahl der Geräte und die damit verbundenen Kosten deutlich verringert werden konnten.

Ein entscheidender Schritt erfolgte im Jahr 2012: "Bei uns fallen täglich Berge von Dokumenten an. Unsere Kunden bestellen auch mal um die 400 Teile en bloc - die Papiermenge, die allein schon durch Bestellung, Lieferschein und Rechnung anfällt, ist immens. Wenn da ein Kunde mit einer Frage anrief, mussten wir Akten wälzen oder ins staubige Archiv laufen", erinnert sich Hartwieg. Deshalb entschied sich das Unternehmen, gemeinsam mit den Beratern von TA Triumph-Adler ein digitales Dokumenten-Management-System einzuführen. Für dessen Implementierung zeichnete Arne Bruns, Sales Manager Consulting & Solution Experts bei der TA Triumph-Adler GmbH, verantwortlich.

Im Rahmen eines Workshops wurde zuerst die Ist-Situation analysiert und erfasst, welche Prozesse für die unterschiedlichen Dokumentenarten gelten. Auf diese Weise konnte eine belastbare Antwort auf die Fragen gefunden werden, wie künftig idealerweise gearbeitet und welche Funktionen das neue Dokumentenmanagement-System dafür bereithalten muss. Das Going-Live der individuell konzipierten Lösung erfolgte nach einem zweimonatigen Probebetrieb.

"Dieses analytische Vorgehen hat sich ausgezahlt. Die Umsetzung des digitalen Dokumenten-Management-Systems verlief reibungslos", erklärt Hartwieg. Dem papierlosen Büro ist Eucaro Buntmetall damit schon recht nahe: Sämtliche Dokumente lassen sich elektronisch erfassen und automatisiert in den jeweiligen Kundenordnern ablegen. Dokumente, die per Post ankommen scannt Eucaro ein und sortiert den Beleg manuell in die entsprechende Akte ein. Die Vorteile während der täglichen Arbeit liegen auf der Hand: Alle relevanten Dokumente und Kundendaten sind nun mit einem Maus-Klick zu finden, ein papierbasiertes Archiv wird nicht mehr benötigt. "Das ist praktisch: Mein Chef kann zum Beispiel alle Angebote des Tages auf einen Blick einsehen. Das spart Zeit und langfristig senken wir so auch unsere Kosten", so Hartwieg.

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