Pressemitteilung von Andrea Warmuth

Weihnachtsgeschenk für das Büro: ecoDMS unterm Tannenbaum

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Alle Jahre wieder...oder besser, alle Tage wieder gehen in Unternehmen und im Privathaushalt neue Dokumente und Dateien ein und aus. Ein sehr großer Teil davon muss über lange Zeiträume hinweg aufbewahrt werden. Dabei handelt es sich beispielsweise um E-Mails, Schriftstücke in Papierform, Office-Dateien und vieles mehr. Die tägliche Ablage, Suche und Verwaltung der Unterlagen bringt oftmals unnötigen Stress, Anspannung und Chaos mit sich. Wie wäre es also zum Jahresende mit mehr Ruhe, Entspannung und Spaß bei der Arbeit und mit einem System, dass die Ablage und Verwaltung dauerhaft erleichtert und gleichzeitig eine langfristige, gesetzeskonforme Archivierung aller Dokumente ermöglicht?

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können nahezu alle Briefe, Verträge, Rechnungen, E-Mails, Office-Dateien, PDFs, Fotos, Musik und vieles mehr sicher und langfristig in einem zentralen, elektronischen Archiv aufbewahrt werden. EcoDMS eignet sich optimal für Unternehmen beliebiger Größen und Branchen und ist aufgrund seiner freien Konfigurationsmöglichkeiten auch für die private Nutzung perfekt.

Ungewöhnlich, aber wahr! Diese Software ist mit 49 Euro ein absolutes Schnäppchen und gehört an Weihnachten definitiv unter jeden Tannenbaum. Ob als qualifizierte Archivlösung für Firmen oder als Musik- oder Fotoarchiv im privaten Bereich. Die Einsatzgebiete von ecoDMS sind völlig flexibel. Als Client-Server-System kann ecoDMS im Netzwerk, Web, lokal oder auch als App verwendet werden. Durch die Netzwerkfähigkeit und Plattformunabhängigkeit stehen die Daten den Benutzern schnell und bequem am eigenen Bildschirm oder auch von unterwegs aus zur Verfügung. Installiert werden kann der Server von ecoDMS unter Windows, Ubuntu und Debian und die Benutzeroberflächen können plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS installiert werden.

Mit diesem Dokumenten-Management-System können die Anwender in Sekundenschnelle auf die darin befindlichen Dateien zugreifen. Die Dateien und sogar deren Metadaten werden automatisch im Hintergrund von einer OCR volltextindiziert. Wird eine Datei benötigt, kann diese so einfach wie googeln über die ecoDMS Suchleiste wiedergefunden werden. Auf Knopfdruck stehen die gesuchten Dokumente dann zur Verfügung.

Bei der Archivierung können zu jedem Dokument eigene Klassifizierungsattribute wie zum Beispiel Ordner, Dokumentenart, Status und Zuständigkeit hinterlegt werden. Die dafür notwendigen Strukturen können frei angelegt und angepasst werden. Neben der Volltextsuche ermöglichen diese Angaben eine explizite Filterung und bewirken eine übersichtliche Darstellung der gespeicherten Daten. Für einen sicheren Zugriff und die korrekte Zuweisung aller Dateien und Ordner sorgt ein professionelles Berechtigungssystem. Darüber hinaus verfügt ecoDMS über eine Vorlagenerkennung, die es ermöglicht, Dokumente automatisiert zu erkennen und zuzuordnen.

Papierdokumente können mit gängigen Scannern digitalisiert und schnell abgelegt werden. Für Microsoft Office, LibreOffice und OpenOffice sind eigene Plugins inbegriffen, die eine sofortige Ablage aus den Programmen ermöglichen. Hierbei ist außerdem eine Versionsverwaltung inklusive. Auch die E-Mail Archivierung ist mit ecoDMS rasch erledigt. Aus Outlook und Thunderbird können die Mails und/oder deren Anhänge bequem im ecoDMS Archiv abgelegt werden. Auf der Festplatte gespeicherte Daten, wie zum Beispiel Musik, Fotos, PDFs und andere Formate, können per Drag und Drop einfach ins ecoDMS-Programm geschoben werden.

Das Archivierungsprogramm hebt sich technisch und preislich deutlich von anderen Software-Produkten dieser Art ab. EcoDMS kostet gerade einmal 49 Euro brutto pro gleichzeitiger Verbindung auf das Archiv und das bei vollem Funktionsumfang. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung. Erworben werden kann die Lizenz über die ecoDMS Webseite http://www.ecodms.de. Die Zustellung erfolgt dann ganz bequem und schnell per E-Mail, so dass das Programm als Weihnachtsgeschenk rechtzeitig seinen Dienst antreten kann. Die Installation und Bedienung ist benutzerfreundlich und sehr intuitiv.

Vor dem Kauf kann der Funktionsumfang mit der ecoDMS Free4Three Edition ausgiebig getestet werden. Die freie Version verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden. Diese und weitere Informationen sind unter http://www.ecodms.de (http://www.ecodms.de) erhältlich. Firmen- & Pressekontakt