Pressemitteilung von Christiane Chudaska

Elektronische Fahrzeugakte sorgt für mehr Effizienz

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Autohäuser und Werkstätten stehen täglich vor der Herausforderung zusätzlich zu ihrem Kerngeschäft zahlreiche Informationsflüsse aus Service, Vertrieb, Marketing und Verwaltung kanalisieren zu müssen. Ricoh bietet speziell für die Automotive-Branche Dokumentenmanagement-Lösungen, die den Arbeitsalltag effizienter machen, Kosten sparen und Prozesse verbessern. Zuvor wird mit einer TÜV-zertifizierten, auf Autohäuser zugeschnittenen Prozessanalyse eine umfassende Bestandsaufnahme geleistet.

Speziell in Autohäusern laufen parallel zum zentralen Dealer-Management-System häufig zahlreiche Anwendungen, die unabhängig voneinander existieren. Prozessanalysen in diesem Segment haben gezeigt, dass viele dieser Prozesse durch Medienbrüche gekennzeichnet sind. Die Bandbreite reicht von handschriftlichen Notizen über die Sammlung verschiedener ausgedruckter Dokumente in Mappen bis zu Einverständniserklärungen, die digital in einem Ordner abgelegt werden. Erst eine Übersicht über die aktuelle Situation und die spezifischen Herausforderungen des jeweiligen Kunden ermöglicht das Auffinden der konkreten Einsparmöglichkeiten. Ricoh hält alle diese Punkte und deren jeweiligen Kosten- und Zeitaufwand in einer detaillierten Prozessanalyse fest. Gemeinsam mit dem Kunden wird dann die Optimierung durchgeführt.

Elektronische Fahrzeugakte für Autohäuser
Mit der elektronischen Fahrzeugakte von Ricoh können Autohäuser administrative Kosten einsparen. Die Dokumentenmanagement-Lösung kann digitale Workflows bedarfsgerecht implementieren und Prozesse klar strukturiert und transparent abbilden. Alle fahrzeugbezogenen Daten des Kunden können in der Fahrzeugakte revisionssicher archiviert werden und stehen authentifiziertem Fachpersonal zur Verfügung. Offene Schnittstellen ermöglichen die reibungslose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. Die Optimierung wird durch eine Mappenfunktion abgerundet, welche die Sammlung sämtlicher Informationen und Dokumente zu einem Vorgang ermöglicht. Dies kann beispielsweise von einer telefonischen Anfrage bis zum Erhalt der Fahrgestellnummer sein. Abschließend wird die Akte archiviert.

Dokumentation mit eAutomotive Camera
Um Daten in das System zu transferieren, kann beispielsweise die WLAN-fähige eAutomotive Camera genutzt werden, mit der sich Schadensfälle dokumentieren lassen. Diese werden dann um Metadaten wie Fahrgestellnummer oder Autokennzeichen ergänzt und per Kabel, Bluetooth oder WLAN übertragen und in der elektronischen Fahrzeugakte gespeichert. Die Barcode-Kamera ist stoßfest und abwaschbar, wodurch sie sich sehr gut zum Einsatz in Werkstätten eignet.

Vorgedrucktes Papier wird unnötig
Indem Druckdaten ohne Eingriff in das Ursprungssystem mit kundenindividueller Anzahl und spezifischem Logo ausgedruckt werden können, erübrigt sich die Lagerhaltung mit teurem, vorgedrucktem Papier und auch Änderungen des Corporate Designs lassen sich jederzeit integrieren. So werden Kosten gespart und das Entsorgen von veralteten Formalen wird unnötig. Workflows wie das automatische Versenden von Dokumenten, verteilte Druckjobs oder die strukturierte Ablage von Dokumenten optimieren die Dokumentenprozesse zusätzlich.

Mit White Space Management weiße Flächen mit passenden Werbeinhalten füllen
Das White Space Management erlaubt eine intelligente Nutzung leer gebliebener Flächen in Dokumenten. Je nach Formularinhalt besteht die Möglichkeit, textlich frei gebliebene weiße Flächen des Dokuments zu analysieren und passend zur Größe der Flächen Werbebotschaften (Grafiken/Texte) oder spezielle Angebote einzufügen. So ergibt sich eine kostengünstige Art der kundenindividuellen Ansprache auf Transaktionsdokumenten wie Rechnungen, die nachweislich häufiger gelesen werden als Werbemailings.
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