Pressemitteilung von Stefan Röcker

Dateien noch einfacher finden mit der agorum® Thumbnail-Preview

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Ostfildern 09.06.2011 Das vielleicht wichtigste Werkzeug für ein Dokumentenmanagement-System ist die Suchfunktion. Wenn man nicht genau weiß, wo sich eine Datei befindet, gibt man einfach Stichworte ein, die sich im Text des Dokumentes befinden müssten und das DMS spuckt die entsprechenden Dokumente aus. Durch Eingrenzungsmöglichkeiten in der Suche, wie beispielsweise nur in E-Mails, Dokumenten, Projektakten, Foren, Wikis oder einfach nur in bestimmten Verzeichnissen zu suchen, kann man meistens die Trefferanzahl zwar schon deutlich einschränken, aber nicht selten liefert die Suche, vor allem bei häufig vorkommenden Stichworten, auch dann noch eine sehr lange Trefferliste. Um das richtige Dokument zu finden, helfen dann höchstens noch Anhaltspunkte, wie beispielsweise das Datum oder der Verfasser einer E-Mail. Eine weitere, viel effektivere Hilfe ist das Thumbnail-Preview-Modul von agorum® core, mit dem bereits in der Ergebnisliste eine Vorschau des Dokumentes angezeigt werden kann. Mit diesem Feature hat man schneller einen Überblick, welches Dokument das richtige sein könnte und welches nicht. Wer sich ob der relativ geringen Größe des Thumbnails immer noch nicht sicher ist, ob er das richtige Dokument vor sich hat, kann sich schnell mit einem Klick auf den schon bekannte Preview-Button in einem Bild in Originalgröße versichern, dass es das richtige Dokument ist. Sehr praktisch ist dieses Preview-Modul außerdem auch dann, wenn auf dem gerade benutzten Gerät die Software nicht installiert ist, die man zum Ansehen der Datei benötigt. So kann eine PDF ohne Reader oder ein Word-Dokument ohne Textbearbeitungssoftware angesehen werden.

Das Thumbnail-Preview-Modul kann zusätzlich zum agorum® Preview-Modul eingesetzt werden und ist vielfältig auf die Bedürfnisse der Anwender anpassbar. Die Größe der Thumbnails kann beispielsweise bequem global eingerichtet werden. In welchen Listenansichten die Thumbnail-Preview angezeigt wird, kann der Nutzer entweder global angeben oder für einzelne Bereiche lokal definieren. Zum Beispiel kann die Thumbnail-Preview in den Ergebnislisten von Suchen angezeigt werden, beim Aufrufen von Verzeichnissen aber nicht. Wird die Thumbnail-Preview trotzdem benötigt oder stört sie, ist sie manuell mit einem Klick zu- oder abschaltbar. Im Zuge dieser Entwicklung wurden in agorum® core auch die Listenansichten im Allgemeinen noch einmal optimiert. Die Übersicht und Erfassbarkeit der Informationen wurde nochmals verbessert und wird, wie das Thumbnail-Preview-Modul, mit der bald erscheinenden Version 6.5.0 verfügbar sein.

Weitere Informationen:
http://www.agorum.com





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