Pressemitteilung von Nicole Körber

Elektronische Rechnungen mit PDF/A archivieren

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Berlin, 7. Juli 2011. Seit dem 1. Juli 2011 ist die elektronische Rechnung zu der papierbasierten umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Zahlreiche Experten gehen davon aus, dass Unternehmen dann ihren Rechnungsversand von der postalischen Zustellung auf E-Mails umstellen werden. Die elektronischen Rechnungen müssen sowohl von Kunden- als auch Lieferantenseite elektronisch archiviert werden. Ein Ausdruck auf Papier und dessen Aufbewahrung gilt nicht als rechtskonform. Damit die Rechnungen auch über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren garantiert reproduzierbar bleiben, empfiehlt das PDF/A Competence Center, für die Archivierung PDF/A einzusetzen. Schließlich garantiert das ISO-standardisierte Format für die langfristige Lesbarkeit der Dokumente.

Das Steuervereinfachungsgesetz, das am 1. Juli 2011 in Kraft trat, erleichtert Unternehmen den elektronischen Versand von Rechnungen. Bis zu diesem Zeitpunkt mussten elektronische Rechnungen, um dem Umsatzsteuergesetz zu entsprechen, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Dieses Verfahren schreckt insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen davon ab: Sie setzen zum Großteil auf die Zustellung auf den Postweg.

Zahlreiche Experten gehen nun mit dem Abbau technologischer und bürokratischer Hürden davon aus, dass die elektronische Rechnung noch mehr an Bedeutung gewinnt. Schließlich entfallen nicht nur das Porto und der Platzanspruch für die Archivierung: Sowohl Kunde als auch Lieferant können ihre Rechnungseingangs- und -ausgangsbearbeitung automatisieren und damit zusätzlich Kosten sparen. "Damit die elektronischen Rechnungen eventuelle Steuerprüfungen erfolgreich bestehen, müssen sie elektronisch aufbewahrt werden", erläutert Olaf Drümmer, Vorstandsvorsitzender des PDF/A Competence Center. "Hier gelten dieselben Aufbewahrungszeiten wie bei dem Pendant auf Papier - nämlich zehn Jahre."

Drümmer weiter: "Wir empfehlen, bei der Archivierung von elektronischen Rechnungen PDF/A zu nutzen. Das ISO-Format garantiert eine langfristige Lesbarkeit - unabhängig davon, mit welcher Software oder mit welchem Betriebssystemen man während der Aufbewahrungszeit arbeitet."

Darüber hinaus bietet PDF/A weitere Vorzüge gegenüber anderen Formaten. Hierzu gehören insbesondere Layouttreue, die farbige Darstellung ohne die Dateigrößen massiv nach oben zu drücken und die Volltextdurchsuchbarkeit. Letztere ermöglicht ein problemloses Auslesen buchungsrelevanter Daten, die dann an ein ERP-System zur Verbuchung weitergegeben werden können.

Über PDF/A

PDF/A ist der ISO Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein - und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugten Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat. Firmen- & Pressekontakt