Pressemitteilung von Gesine Liskien

tangro stellt das Neutrale Eingangsbuch vor

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Heidelberg, 07. Juli 2011 - tangro stellt mit dem Neutralen Eingangsbuch ein neues Feature vor, das die automatisierte Verarbeitung unterschiedlicher Dokumentenarten in SAP weiter erleichtert. Mit dem Neutralen Eingangsbuch können sowohl unwichtige Dokumente ausgesondert, als auch unterschiedliche Dokumentenarten manuell oder automatisch an die zuständige Fachabteilung und das richtige Verarbeitungsmodul übergeben werden. Auf diese Weise hilft das neue Feature, den Bearbeitungsaufwand zu reduzieren und Durchlaufzeiten von Belegen zu verkürzen. Der Posteingang kann beliebig via Papier, Mail oder Faxserver erfolgen.

Unternehmen erhalten täglich eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumentenarten. Gerade über den Faxserver gehen einerseits Belege wie Aufträge ein, die gleich per Software verarbeitet und in SAP erfasst werden können. Andererseits gelangen über diesen Kanal Nachfragen und Reklamationen zum Unternehmen, die erst vorsortiert und weitergeleitet werden müssen, bevor die Bearbeitung erfolgt. Und schließlich kommen hier auch irrelevante Dokumente an, wie unerwünschte Werbung.

Die Bearbeitung dieser Belege ist in jedem Fall mit erheblichem Aufwand verbunden: Werden die Belege manuell vor- und aussortiert, kostet das die Mitarbeiter der Poststelle viel Zeit. Werden die Belege ohne Vorsortierung automatisch erfasst, bleibt der Bearbeitungsaufwand ebenfalls hoch, weil die Zuordnung zum Mitarbeiter und zur Verarbeitungssoftware oft nicht korrekt ist und Dokumente erneut weitergeleitet werden müssen. Außerdem werden bei einer pauschalen Verarbeitung gleich alle Belege archiviert, so dass im Archiv auch unerwünschte Dokumente landen.

Mit dem Neutralen Eingangsbuch hat tangro nun ein neues Feature entwickelt, das die Verarbeitung unterschiedliche Eingangsbelege wesentlich erleichtert. Besonders einfach erfolgt dies über die automatische Klassifikation, mit deren Hilfe das System die Dokumentenart sofort erkennt: Entsprechend der unternehmensspezifischen Einstellungen erfasst das Neutrale Eingangsbuch bestimmte Schlagwörter und Metadaten wie z.B. eine bestimmte E-Mail-Adresse und schlägt dementsprechend das richtige tangro-Produkt für die Weiterverarbeitung vor. Ohne weiteres Eingreifen erhält so beispielsweise die Finanzabteilung automatisch Rechnungen zur Erfassung im Modul tangro IM (Invoice Management) und der Vertrieb wird mit Auftragsbelegen zur Weiterverarbeitung im Modul tangro OM (Order Management) versorgt.

Bei Bedarf kann eine Zuweisung auch manuell erfolgen. Sämtliche eingegangen Dokumente werden in einer übersichtlichen Liste angezeigt und können mitsamt Vorschau-Bild und erkannter Zusatz-Informationen begutachtet werden. Auf diese Weise ist auf einen Blick erkennbar, um welche Dokumentenart es sich handelt und welche Abteilung bzw. welches tangro-Modul für die Verarbeitung zuständig ist. Die Weiterleitung an das entsprechende Produkt ist dann vollkommen intuitiv per Drag&Drop oder Funktionsbutton möglich. Auf die gleiche Weise werden irrelevante Belege in den "Mülleimer" aussortiert.

Die Verarbeitungszeiten für unterschiedliche Belegarten verkürzt sich auf diese Weise enorm. Gleichzeitig verbessert das Neutrale Eingangsbuch die Datenqualität erheblich, weil die Fachabteilung jeweils nur noch relevante Belege erhält. Und da Eingangsbelege erst bei der Weiterleitung an das tangro-Modul archiviert werden, wird auch die Datenqualität im Archiv optimiert: Unerwünschte Dokumente wie SPAM-Nachrichten wurden schon im Vorfeld ausgesondert. Im Archiv landen nur die relevanten Belege.
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