Pressemitteilung von Gerd Schäffer

Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement in der deutschen Cloud

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Thierhaupten, 17. November 2015 - Die im bayerischen Thierhaupten ansässige docuvita solutions GmbH, Spezialist für Dokumentenmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen, hat ihr Online Dokumentenmanagementsystem docuvita online um ein neues Modul zur E-Mail-Archivierung erweitert.

Nach geltender Rechtsprechung handelt es sich bei geschäftlichen E-Mails zu kaufmännischen Sachverhalten um empfangene bzw. abgesandte Handelsbriefe, die nach HGB aufbewahrungspflichtig sind. "Seit Anfang 2015 die GoBD in Kraft getreten sind, haben gerade kleine Unternehmen bei der rechts- und steuersicheren Aufbewahrung von E-Mails und elektronischen Dokumenten den Nachholbedarf erkannt" erläutert Gerd Schäffer, Geschäftsführer der docuvita solutions GmbH.
(Anm.: GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Die E-Mail-Archivierung unterstützt nahezu alle verfügbaren Mailsysteme mit IMAP-Zugriff. Microsoft Exchange eigene Journal-Postfächer werden ebenso unterstützt wie Google Apps for Work. Das docuvita-System speichert jede E-Mail nur ein einziges Mal und gibt den Empfängern und dem Absender darauf Zugriff.
Neben der rechtskonformen Archivierung der Mails eignet sich docuvita online auch zum Verkleinern der Mail-Postfächer, da nicht mehr alle Mails im Mailsystem verbleiben müssen. Die Recherche ist jederzeit direkt in docuvita über den gesamten Volltext möglich. Auch der Inhalt der Anhänge wird in die Suche einbezogen.
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