Pressemitteilung von Andrea Warmuth

Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher archivieren

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Aachen, im Januar 2017. Das wohl weltweit günstigste Archivsystem kommt aus Aachen. Die Software ecoDMS gilt als der Standard für eine langfristige, revisionssichere Dokumentenarchivierung.

ecoDMS ist eines der großartigen Erfolgsprojekte der renommierten applord Gruppe. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat der Softwareentwickler, die applord GmbH, im Jahre 2004 den ecoDMS Server entwickelt und damit die Basis für eine einzigartige Archivlösung geschaffen. Inzwischen ist ecoDMS europaweit bei tausenden Firmen- und Privatkunden erfolgreich im Einsatz. Der sensationelle Erfolg hat 2014 zur Gründung der gleichnamigen Firma, der ecoDMS GmbH, geführt. Zusammen mit den Firmen applord und appecon bildet ecoDMS heute den einzigartigen Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH.

Mit ecoDMS können Privatleute und Firmen beliebiger Branchen und Größen günstig, sicher und einfach von den Vorteilen moderner Dokumentenarchivierung profitieren. Das Dokumenten-Management-System archiviert alle Dateien und Informationen in einem zentralen, elektronischen Dokumentenarchiv. Dabei erfüllt die Software die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung und stellt somit die Verfügbarkeit und Vertraulichkeit beliebiger Datenmengen langfristig sicher.

Beim ecoDMS Archiv handelt es sich um eine Software, die für jedermann erschwinglich und verständlich ist. Ein fairer Lizenzpreis, ohne jegliche verpflichtende Zusatzkosten bei vollem Funktionsumfang, ist ein wesentliches Merkmal. ecoDMS ist das erste Archivsystem für die breite Masse. Der günstige Anschaffungspreis von 69 Euro brutto pro Lizenz für das gesamte Dokumentenarchiv inklusive Volltexterkennung und jeglicher Office-, E-Mail- und Mobile Plugins ist einmalig. Eine einfache Bedienung und die plattformübergreifende Einsatzfähigkeit unter Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspbian, Synology, QNAP, Android und iOS machen aus ecoDMS eine runde Sache.

Papierdokumente, E-Mails, Verträge, Rechnungen, PDFs, Zeichnungen, Office-Dokumente, Tabellen, Bilder, Musik, Videos, Briefe; beliebige Dateien und Informationen können mit diesem plattformunabhängigen Archivsystem gesetzeskonform und revisionssicher gespeichert werden.

Mit wenigen Mausklicks werden die Dokumente archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf sogar automatisch kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Datei an der richtigen Stelle und für die zuständigen Benutzer ab.

Via Desktop Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Dokumentenarchiv zugegriffen werden. Das Wiederfinden der archivierten Daten ist dabei so einfach wie googeln.

Mit der Archivierung kümmert sich ecoDMS außerdem um die Vertraulichkeit der Dokumente. Für jeden Ordner und jedes Dokument können individuelle Zugriffsrechte vergeben werden. Zur Wahrung der Revisionssicherheit verfügt ecoDMS unter anderem auch über eine Historie. Hier werden die Verarbeitungs- und Archivierungsschritte einer Datei automatisch protokolliert.

ecoDMS kann von beliebig vielen Benutzern gleichzeitig verwendet werden und bietet ohne Einschränkung Platz für alle Dokumente: Papierdokumente werden einfach mit einem Dokumentenscanner eingescannt. Speziell für die gängigen Office Anwendungen wie Microsoft Office, LibreOffice und OpenOffice verfügt ecoDMS über fertige Plugins. Diese sind in wenigen Schritten installiert und ermöglichen dann eine direkte Archivierung aus den genannten Anwendungen. Über die integrierte Versionsverwaltung können die Office Dateien anschließend sogar weiter bearbeitet und als neue Version abgespeichert werden. Eigene Addons gibt es außerdem für die E-Mailarchivierung aus Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird.

Besonders praktisch ist auch der virtuelle PDF/A Drucker von ecoDMS. Dokumente können hiermit sofort aus beliebigen druckfähigen Programmen wie zum Beispiel Bildbearbeitungssoftware, Grafikanwendungen oder Buchhaltungssoftware im PDF/A Format archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms.

Im ecoDMS-Onlineshop unter http://www.ecodms.de können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support zu fairen Preisen erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell per E-Mail. Jegliche Produkt-, Preis- und Vertriebsdetails sind zudem frei zugänglich auf ecoDMS.de veröffentlicht. Es gibt sogar kostenlose Schulungsvideos. Außerdem kann ecoDMS 30 Tage unverbindlich getestet werden. Mit der Free4Three Edition gibt es zudem eine Gratis-Version für Privatleute. Firmen- & Pressekontakt