Pressemitteilung von Stefan Sihler

X4 BPM Suite von SoftProject schafft glasklaren Durchblick bei der bührli dataplan GLASmatic® GmbH

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Der glasklare Blick durch die Windschutzscheibe ist für Autofahrer ebenso wichtig wie die Funktion von Scheinwerfern und Blicklichtern. Deutlich wird dies aber erst, wenn zum Beispiel ein Steinschlag ein unschönes Loch in der Frontscheibe hinterlassen hat oder nach einem Unfall das Xenonlicht zertrümmert ist. Kaum bewusst ist uns allerdings, welche komplexe Kommunikation hinter der "einfachen Reparatur" steckt, die selbstverständlich in kürzester Zeit von der Werkstatt durchgeführt und von der Versicherung bezahlt werden soll. Und das möglichst ohne Aufwand für den Fahrzeughalter.

Undurchschaubare Vielfalt und Komplexität

"Allein in unserer Datenbank haben wir ungefähr rund 40.000 verschiedene Front, Seiten- und Heckscheiben, Scheinwerfer und Blinklichter und das entsprechende Zubehör unterschiedlicher Hersteller gespeichert. Bei der Schadenabwicklung sind noch die Daten des Fahrzeughalters und seiner Versicherung, des Gutachters und der Werkstätten zu berücksichtigen. Für eine effiziente Schadenabwicklung müssen alle diese Informationen online übertragen werden - inklusive Kalkulationsprüfung und Rechnungsbegleichung - und zwar über Unternehmens- und IT-Systemgrenzen hinweg", erklärt Elisabeth Diehl, die bei GLASmatic® für die gesamte Kommunikation mit den Versicherern verantwortlich ist.

Warenwirtschaftssystem für Autoglaser

Diese komplexe Aufgabenstellung erkannte Gert Off als Inhaber einer stark expandierenden Autoglaserei bereits im Jahr 1990 und hatte die Idee eines branchenspezifischen Warenwirtschaftssystems für die Abwicklung von Autoglasschäden. Mit der Übernahme eines kleinen Systemhauses, dessen Mitarbeiter sich auf die Entwicklung von Softwareanwendungen für mittlere und größere Handwerksbetriebe spezialisiert hatten, entstand die bührli dataplan GLASmatic® GmbH und die erste Autoglaser-Software, die zu den aktuellen GLASwin Produkten unter Windows weiter entwickelt wurde. 1999 folgte ein Online-Portal zur Auftragsvermittlung für alle GLASmatic Nutzer.
Heute betreut die GLASmatic GmbH freie Werkstätten und große Werkstattnetze wie zum Beispiel ATU oder KS Partnersystem, eine Werkstattgruppe mit rund 300 angeschlossenen Partnern. Sie nutzen entweder unsere GLASwin-Produkte oder auch unseren Versandservice, d.h. der gesamte Datenaustausch zwischen Werkstatt und den Versicherungen erfolgt über die GLASmatic GmbH.

Einfach Online?

Was früher noch per Briefen und Fax funktionierte, wird heute ganz selbstverständlich online abgewickelt. Hier besteht aber die große Herausforderung, dass unterschiedliche Werkstättennetze und Versicherungsunternehmen nicht notwendigerweise dieselben Datenübertragungsformate nutzen.
Konkreter Anlass für eine neue IT-Lösung war der GLASmatic®-Kunde KS Partnersysteme, in dessen Auftrag GLASmatic® alle Kalkulations- und Rechnungsdaten mit einem speziellen Versicherer im GDV-Format und über das GDV-Schadennetz austauschen muss, das in dieser Branche weit verbreitet ist.
Als technische Basis ist dafür ein Business Process Management System erforderlich, das jedem Kommunikationspartner automatisch die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung stellt. Im Idealfall kontrolliert die Steuerungssoftware auch, ob die Schadensabwicklung - vom Kostenvoranschlag bis zur Bezahlung - plangemäß abläuft, warnt bei Fehlentwicklungen und dokumentiert den gesamten Prozess. Letzteres ist vor allem in Anbetracht der zunehmenden Compliance-Anforderungen in der Kredit- und Versicherungswirtschaft von Bedeutung.
"Wir haben für dieses Projekt mit zahlreichen Software-Anbietern gesprochen, aber letztlich die SoftProject GmbH ausgewählt, weil dieses Unternehmen bereits große Erfahrungen und auch Referenzen im Versicherungsumfeld hatte, in den Angebotsgesprächen sehr kreativ war. Sie bot zudem mit der Standardsoftwarelösung X4 und dem speziellen X4 GDV Adapter die sinnvollste Lösung mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis an", begründet Elisabeth Diehl ihre Entscheidung für den Ettlinger Software-Spezialisten.

Michael Peter oder Peter Michael?

Die größte Herausforderung des Projektes, das unter Leitung von Elisabeth Diehl Mitte 2010 begann, war die Heterogenität der Daten und Systeme der 300 unterschiedlichen Werkstätten im Verbund des KS Partnersystem-Netzes: So sind allein die Datensatzfelder für Vornamen, Namen und Adressen der Kfz-Kunden in jedem System anders angelegt, eine große Vielfalt an Kalkulationen, Einzelpositionen für unterschiedliche Reparaturpositionen wie Ersatzteile, Zubehör und Arbeitslohn machen speziell Glasschadenakten datentechnisch zu sehr individuellen und daher aufwändigen Werken: Alle Daten, die im Rahmen einer Glasschadenabwicklung in einer Werkstatt von KS Autoglas entstehen, müssen von der X4 Softwarelösung zunächst in Empfang genommen und in Sekundenschnelle in das GDV-Format entsprechend dem versicherungstypischen Workflow umgesetzt werden, um sie über das GDV-Schadennetz weiter an das Versicherungsunternehmen schicken zu können. Nur so können sie direkt in den dortigen Backendsystemen weiter verarbeitet werden. Nehmen Sie nur den einfachen Fall des Namens Michael Peter, bei dem das System automatisch Vornamen und Nachnamen erkennen muss. Das eine System nennt aber den Vornamen zuerst, das andere den Nachnamen.
Es überrascht daher nicht, dass die Projektleiterin seitens GLASmatic® von drei weiteren Mitarbeitern aus IT- sowie Fachabteilungen unterstützt wurde. Das SoftProject-Team bestand ebenfalls aus einem Projektleiter und zwei IT-Spezialisten.

Software as a Service

Allerdings wollte man bei GLASmatic® keinen eigenen X4-Server mit den entsprechenden X4-Modulen aufbauen, sondern im Grunde nur die Datenaustauschleistung in Anspruch nehmen, die SoftProject als Service in seinem Rechenzentrum anbietet. Dafür wurde im Zentralsystem bei KS und GLASmatic® jeweils eine Datenschnittstelle implementiert, welche die Daten von KS zunächst zu GLASmatic® und von dort weiter ins SoftProject-Rechenzentrum auf den X4-Server schickt. Dort werden die Daten für den Versand im GDV-Format aufbereitet und via GDV-Schadennetz an das jeweilige Versicherungsunternehmen geroutet.
Zukunft Dunkelverarbeitung
Von diesem Datenaustausch auf extrem hohen Niveau bemerkt der Kunde KS Autoglas allerdings nichts: Seine Mitarbeiter klicken nur auf "Senden", worauf die Kalkulations- und/oder Rechnungsdaten automatisch ihren Weg durch die notwendigen Verarbeitungsschritte gehen. "Diese Datenübermittlung muss absolut korrekt und zuverlässig funktionieren, weil in Kürze die sog. Dunkelverarbeitung zum Einsatz kommt, d.h. eine Glasschadenreparatur inklusive vorherigem Kostenvoranschlag komplett automatisiert ohne Überprüfung seitens eines Mitarbeiters bei der Versicherung abgewickelt wird", gibt Elisabeth Diehl zu bedenken.

Mehr Informationen auf http://www.softproject.de
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