Pressemitteilung von Andrea Warmuth

Zeit und Geld sparen mittels moderner Digitalisierung und Archivierung

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Aachen, im Februar 2018. Mit der Archivierungssoftware ecoDMS und ecoMAILZ von der Aachener IT-Firma ecoDMS GmbH können Unternehmen und Privatleute viel Zeit und Geld bei der Digitalisierung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, Dateien und E-Mails sparen. Die Softwareprodukte sind besonders preiswert in der Anschaffung, schnell installiert, leicht verständlich in der Anwendung und vereinfachen den Dokumentenworkflow ungemein.

Das Dokumentenarchiv stellt einen wichtigen Bestandteil jeder Firma dar. Aufgrund des immer höheren werdenden Aktenaufkommens, steigt auch der Aufwand bei der Ablage und Aufbewahrung dieser vielen Informationen. Rechnungen, Verträge, Personalakten, Steuerunterlagen, Dokumentationen und vieles mehr müssen schnell auffindbar sein, damit die dazugehörigen Prozesse flüssig ablaufen können. Digitalisierte Dokumente tragen enorm zu einer Beschleunigung der betrieblichen Abläufe bei. Unternehmen sparen durch den Einsatz solcher Archivsysteme wichtige Zeit und somit wertvolles Geld. Mit wenigen Klicks erhalten die Anwender eine komplette Übersicht der archivierten und benötigten Dateien am eigenen Monitor. Konkret bedeutet dies, dass die Digitalisierung die eigenen Geschäftsprozesse durch den Einsatz moderner Dokumenten-Management-Lösungen verbessert. Das eröffnet Unternehmen große Chancen und macht den Arbeitsalltag in vieler Hinsicht bequemer und komfortabler.

So können mit ecoMAILZ beispielsweise alle eingehenden Geschäftsmails automatisiert archiviert werden. Der Zugriff auf die archivierten Nachrichten ist im Anschluss schnell und einfach über den Webbrowser am Computer, Smartphone oder Tablet möglich. Mittels ecoMAILZ können unterschiedlichste Mailserver und Groupware-Lösungen angesprochen werden. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem. Berücksichtigt werden dabei sowohl Postein- als auch Postausgänge inklusive verfügbarer Anhänge. Das System ruft automatisch alle zu archivierenden E-Mails ab, führt eine Volltextindizierung auf Texte, lesbaren Informationen und Anhängen durch und speichert die Nachrichten sicher in Containern im E-Mailarchiv. Da die Archivierung und Volltextindizierung vollkommen automatisch im Hintergrund erfolgen, müssen sich die Mitarbeiter keine Gedanken mehr um die Aufbewahrung der Geschäftsnachrichten machen. In Sekundenschnelle sind die benötigten Mails abrufbar. Ergänzend zum Webclient sind auch Plugins für die gängigen Mailclients fester Bestandteil des Mailarchivs. Der erschwingliche Lizenzpreis von 49 Euro pro Benutzer macht die Anschaffung für jedermann möglich.

Natürlich umfasst die lückenlose, digitale Strategie auch den Umgang mit allen weiteren digitalen und papiergebundenen Dokumenten. In Zeiten der Digitalisierung wird es für Unternehmen immer wichtiger, Dokumente schnell und sicher auf allen möglichen Geräten und Plattformen zu bearbeiten und entsprechend zu verteilen. Ein sofortiger und standortunabhängiger Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen und Unterlagen ist heutzutage unabdingbar.

Mit dem ecoDMS Archiv aus dem Hause ecoDMS können beliebige Dokumente in einem zentralen, elektronischen Dokumentenarchiv gespeichert werden. Das Dokumenten-Management-System basiert auf modernsten Techniken und bildet alle Prozesse optimal ab. Bereits beim Scannen werden die eingehenden Informationen vom System interpretiert, volltextindiziert und entsprechend klassifiziert. Über den ecoDMS Client können die Daten blitzschnell abgerufen und genutzt werden. Daten, die bereits in digitaler Form auf dem PC vorliegen, können mit wenigen Mausklicks ins Archiv aufgenommen werden. Auch diese werden automatisiert im Hintergrund verschlagwortet und mittels Klassifizierungsvorlage ohne das weitere Zutun eines Mitarbeiters archiviert. Neben der Scan- und Dokumentenarchivierung sind auch ein PDF-A-Drucker und Plugins für Office-Anwendungen und E-Mail-Clients fester Bestandteil der Vollversion. Der einzigartige Anschaffungspreis von einmalig 69 Euro pro gleichzeitiger Verbindung macht ecoDMS zu der günstigen Archivlösung auf dem Markt.

Eine Verschmelzung der beiden Archivlösungen ist mittels Plugin ebenfalls möglich. Auf diese Weise können die über ecoMAILZ archivierten E-Mails ebenfalls über die Benutzeroberfläche von ecoDMS abgerufen werden. Das Wiederfinden der Daten ist Dank der intelligenten Suchfunktionen von ecoDMS absolut komfortabel und kinderleicht.

Unter http://www.ecodms.de (https://www.ecodms.de) können beide Archivsysteme heruntergeladen und kostenfrei getestet werden. Der Kauf der Vollversion ist bequem und bargeldlos über den Onlineshop auf der Webseite möglich.

Auf der CEBIT 2018 ist die ecoDMS GmbH in diesem Jahr als Aussteller vertreten. Die applord-Gruppe, zu welcher auch die ecoDMS GmbH gehört, präsentiert dort neben den beiden Archivlösungen, weitere interessante Lösungen rund um die Digitalisierung und Archivierung. In der Zeit vom 11. Juni bis 15. Juni 2018 können die Messebesucher am Stand 015 D58 die Archivlösungen bewundern. Firmen- & Pressekontakt