Pressemitteilung von Ralf Schmitz

ecoDMS Dokumentenarchiv: scannen, archivieren, automatisieren

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Aachen, im September 2019. ecoDMS ist eine Software, die zur langfristigen und revisionskonformen Archivierung aller Dokumente und Informationen dient. Das Dokumenten-Management-System ecoDMS kann plattformunabhängig installiert und systemübergreifend verwendet werden.

Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis der gesamten Archivierungssoftware. Die Skalierbarkeit von ecoDMS trägt unter anderem dazu bei, dass das System in beinahe jede IT-Infrastruktur hineinpasst. Somit kann das Archivsystem im Privathaushalt, in kleinen und mittelständischen Unternehmen und sogar in großen Konzernen eingesetzt werden. Die ecoDMS-Software kann als lokale Einzelplatzlösung installiert, in bestehende Netzwerke eingebunden oder auch als Mietlösung betrieben werden. Die Dokumente werden sicher in einer postgreSQL-Datenbank und in Containern der eigenen ecoDMS-Server-Installation gespeichert.

Der Zugriff auf das Archiv ist mittels Desktop-Client und Web Client nahezu grenzenlos möglich. ecoDMS kann am eigenen Arbeitsplatz via PC oder Laptop und von unterwegs aus via Smartphone und Tablet genutzt werden.

Eingerichtet werden kann die Software exakt auf die eigenen Abläufe und Strukturen. Die benötigten Ordnerstrukturen, Dokumentenarten inklusive deren Aufbewahrungsfristen, Benutzerberechtigungen und vieles können individuell über die Benutzeroberfläche konfiguriert werden.

Bei ecoDMS durchlaufen alle Dateien eine automatische Volltextindizierung. Das erleichtert das Wiederfinden und macht die Dokumentensuche so einfach wie Googeln.

Eingehende Dokumente können automatisch vom System erkannt, zugeordnet und optional sogar in einem Dunkelprozess ohne das Weitere Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der integrierte Vorlagen Designer von ecoDMS. Über diesen können beliebige Klassifizierungsvorlagen angelegt und mit den entsprechenden Ablageinformationen und Erkennungsmerkmalen versehen werden. Das Dokumenten-Management-System ermittelt mit Hilfe der Vorlagen zum Beispiel die Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag, das Datum oder den Zielordner einer Datei. Die erkannten Werte werden für die Dokumentenklassifizierung verwendet.

Der integrierte PDF-Editor von ecoDMS erlaubt es archivierte Dateien mit Kommentaren und Bildern zu versehen. So können zum Beispiel Eingangsstempel oder Prüfzeichen auf ein Dokument aufgebracht werden. Das Dokument wird im Anschluss als neue Version abgelegt. Die Originaldatei bleibt dabei ebenfalls erhalten.

Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen einer Datei. In Kombination mit den Plug-ins für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice können die Dokumente direkt aus dem ecoDMS-Archiv geöffnet, bearbeitet und als neue Version archiviert werden. Gespeichert werden die versionierten Dateien als PDF/A und Office-Dokument. Die Originaldabei bleibt dabei stets erhalten.

Darüber hinaus gibt es Plug-ins für Outlook und Thunderbird. Beide erlauben eine manuelle Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mails direkt aus dem jeweiligen E-Mailclient. Die Ablage erfolgt im Original EML-Format und zusätzlich als PDF/A. Wer die E-Mailarchivierung automatisieren möchte, für den ist ecoMAILZ die optimale Software. Hiermit können alle E-Mails automatisch und sicher in einem speziellen E-Mailarchiv gespeichert werden. Die beiden Archivsysteme ergänzen sich hervorragend und können einfach miteinander verknüpft werden. ecoDMS und ecoMAILZ sind beides Produkte der ecoDMS GmbH.

Über den virtuellen PDF/A-Drucker können zudem Dokumente aus beliebigen, druckfähigen Programmen wie zum Beispiel Buchhaltungssoftware, Grafikprogrammen oder Webanwendungen direkt ins Archiv gedruckt werden. Der ecoDMS-Drucker kann flexibel konfiguriert werden und die Archivierung aus externen Programmen sogar weitgehend automatisieren.

Auch Papierdokumente können mit beliebigen Scannern schnell und einfach digitalisiert und archiviert werden. Die Archivierung erfolgt dabei entweder über die Inbox von ecoDMS oder voll automatisch im Hintergrund.

Der Funktionsumfang von ecoDMS lässt keine Wünsche offen: Jegliche Klassifizierungsschritte werden von ecoDMS revisionskonform dokumentiert und in einer Historie festgehalten. Das integrierte Clipboard erlaubt das Erstellen virtueller Dokumentensammlungen, die zum Beispiel als Projektmappe dienen und die Bearbeitung für die zuständigen Benutzer noch weiter erleichtern. Für den sicheren Zugriff auf das Archiv und dessen Dokumente sorgt die professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung. Diese kann optional auch mit LDAP und Active Directoy verknüpft werden. Ein modernes Löschkonzept ermöglicht die gesetzeskonforme Entfernung von Dokumenten und Benutzerinformationen gemäß GoBD und DSGVO. Für eine saubere Datensicherung und Wiederherstellung sorgt das integrierte Backup-System von ecoDMS.

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Im aktuellen Produktvideo stellt die ecoDMS GmbH das Archivsystem vor. Das Video ist über den offiziellen ecoDMS-YouTube-Kanal abrufbar. Interessenten können die Software kostenlos testen. Die Vollversion kann entweder direkt im ecoDMS-Onlineshop oder über einen Reseller der ecoDMS GmbH erworben werden. Die Lebenslange Lizenzpreis Garantie bietet allen Kunden einen stetig gleichbleibenden und absolut fairen Lizenzpreis. Eine Lizenz ist zudem zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Dokumentenanzahl.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter http://www.ecodms.de. Firmen- & Pressekontakt