Pressemitteilung von Ralf Schmitz

Erste Schritte mit ecoDMS - Schnell und einfach zum optimalen Archivsystem

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Die ecoDMS GmbH hat ein neues Video über das beliebte Dokumenten-Management-System ecoDMS veröffentlicht. Das macht den Einstieg in die professionelle Dokumentenarchivierung noch einfacher. Darin stellen die Aachener die Kern-Komponenten von ecoDMS vor und zeigen welche Software und erste Schritte für die Installation notwendig sind.

Über den offiziellen ecoDMS-YouTube-Kanal ist das Video abrufbar. Der direkte Link zum Video lautet https://youtu.be/fx0C3safquo.

Mit ecoDMS können Dokumente, E-Mails und beliebige andere Dateien in einem zentralen, digitalen Archiv gespeichert werden. Die Grundelemente des Systems sind der ecoDMS Server, der ecoDMS Client und der virtuelle PDF/A Drucker. Darüber hinaus gibt es optional verschiedene Plug-ins und Add-ons für E-Mail-Clients und Office-Anwendungen.

Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis des gesamten Systems. Dieser wird 1x auf einem zentralen Computer, einer Server-Hardware oder auf einem NAS installiert. Den ecoDMS Client und die verfügbaren Plug-ins können auf beliebig vielen unterstützten Endgeräten installiert werden.

Vor jeder Installation sollte die eigene Systemumgebung überprüft werden. Die erforderlichen Systemvoraussetzungen für die ecoDMS-Software können ebenfalls auf der ecoDMS-Webseite nachgelesen werden.

ecoDMS kann im Netzwerk und als Einzelplatzlösung verwendet werden. Sofern die Software als Einzelplatzlösung genutzt werden soll, können alle ecoDMS-Komponenten auf einem einzelnen PC oder Laptop installiert werden. Wenn mehrere Arbeitsplätze und Benutzer mit dem Archivsystem arbeiten sollen, sollte der ecoDMS-Server auf einem zentralen, erreichbaren Endgerät installiert werden. Die anderen Benutzer können dann bei bestehender Verbindung mittels Desktop und Web Client und natürlich über die Plug-ins auf das System zugreifen.

ecoDMS kann bereits bei der Erstinstallation unter Windows für Firmenkunden oder Privatleute vorkonfiguriert werden. In diesem Fall werden erste Einrichtungen vorgenommen. Dazu zählen zum Beispiel verschiedene Dokumentenarten und eine grobe Ordnerstruktur. Diese können selbstverständlich bearbeitet und ergänzt werden.

Clientseitig erfolgt die Anmeldung über den Connection Manager. Dieser wird automatisch mit dem ecoDMS Client installiert und stellt die Verbindung zum ecoDMS Server her. Zur Verwendung des Web Clients ist eine vorherige Verbindung über den Connection Manager nicht erforderlich. Für die Anmeldung am System müssen die erforderlichen Daten gemäß Handbuch eingeben werden. Für die Erstanmeldung kann der Standardbenutzer namens "ecodms" mit gleichem Passwort verwendet werden. Das Passwort sollten im Anschluss aus Sicherheitsgründen geändert werden.

Bei einer frischen Installtion wird ecoDMS automatisch als 30-Tage-Demoversion installiert, so dass die Funktionen ausgiebig privat und gewerblich getestet werden können. Sofern keine Lizenz der Vollversion eingespielt wird, wird nach Ablauf der Demophase die Free4Three Edition aktiv. Diese ist exklusiv für Privatanwender gedacht und darf von diesen mit eingeschränktem Funktionsumfang dauerhaft kostenlos genutzt werden.

Das Einspielen einer Lizenz erfolgt ganz einfach über den Einstellungsdialog im ecoDMS-Client. Hier werden die Lizenzinformationen eingegeben und mit einem Klick auf den Aktivieren-Button freigeschaltet. Nach neuem Verbindungsaufbau kann die Vollversion des Dokumenten-Management-Systems mit all ihren nützlichen Funktionen zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden aller Dokumente genutzt werden. Firmen- & Pressekontakt