Pressemitteilung von eXtra4 Software + Service GmbH

Mit Barcode in Richtung Digitalisierung

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Birkenfeld, 11.11.2024. Digitalisierung ist ebenso vielschichtig wie schwer zu fassen, auch für Juweliere und Goldschmiede. Das Bundesministerium für Wirtschaft definiert: "Digitalisierung bedeutet die Verwendung von Daten und algorithmischen Systemen für neue und verbesserte Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle."
Für eXtra4 Software+Service , als Ident-Spezialist für Schmuck, Uhren und Edelsteine mit Sitz im Raum Pforzheim, heißt das allgemein verständlich für Branche: die Umsetzung von analogen Prozessen, sprich Dingen, die mit der Hand am Arm erledigt werden, in Vorgänge, die der Computer mit passender Software digital besser abwickeln kann, weil schneller, genauer und zuverlässiger, als der Mensch. So übersetzt, lässt sich praktisches Handeln für den Alltag bei Juwelieren und Goldschmieden leichter ableiten.

Das Lager als sinnvoller Ansatzpunkt für Digitalisierung
Zu den zeitintensiven Routinen, die von Juwelier und Goldschmied ständige Aufmerksamkeit fordern, zählt die Lagerbestandskontrolle. Sie steht in engem Zusammenhang mit der Artikelkennzeichnung. Nur was an Ware korrekt identifiziert ist, kann auch im Lager richtig verbucht werden. Digitalisierung in diesem Bereich verspricht ein hohes Maß an Zeitersparnis bei gleichzeitiger Verbesserung der Präzision im Lager und bei assoziierten Abläufen an Kasse und im Einkauf.

Schlüsselfaktor Artikelnummer
Eine eindeutige Artikelnummer macht Ware zweifelsfrei identifizierbar. Sie ist die zentrale Komponente einer präzisen Artikel- und Lagerverwaltung. Über die Artikelnummer werden alle weiteren Angaben zu einem Artikel, wie Preis, Qualitätsdetails und Bestand organisiert. Als eine Art Schlüssel gewährt sie Zugang zu diesen Stammdaten. Die Daten selbst können in einer Liste erfasst sein, in einer Tabelle, auch aus einer Tabellenkalkulation wie "Excel", oder in einer Datenbank, wo alle Angaben zu einem Artikel in einem Datensatz gruppiert sind.
Die maschinenlesbare Form der Artikelnummer ist der Code. Das kann ein Barcode sein, der sich als eindimensionaler Code aus schwarzen Balken verschiedener Stärke und deren Abständen in unterschiedlichen Breiten zusammensetzt. Alternativ möglich ist auch ein Matrix-Code, ein zweidimensionaler Code, der aus schwarzen und weißen Pixel-Quadraten ein Rechteck bildet, weit verbreitet in seiner Form als QR-Code.
Geeignete Software, wie eXtra4-win für Etikettierung, konvertiert die Ziffernfolge der Artikelnummer in den gewünschten Code.

Aufbau einer Artikelnummer
Als Kernkomponente der Lagerverwaltung sollte sich die Artikel-nummer leicht handhaben lassen. Dafür darf sie nicht zu lang und komplex sein. In der eXtra4-Praxis hat sich eine Ziffernfolge mit acht Stellen bewährt. Statt die Artikelnummer komplett zufällig zu vergeben, empfiehlt es sich, einen sprechenden Schüssel zu entwickeln, der auf einer Einteilung des Warenbestandes in Artikelgruppen fußt. Bei einer 8-stelligen Artikelnummer können die ersten vier Stellen der Ziffernfolge für die Artikelgruppe genutzt werden und die folgenden vier für eine fortlaufende oder zufällige Nummer, also für bis zu 10.000 Artikel pro Artikelgruppe.
Der Vorteil: Anhand der führenden vier Stellen, welche die Systematik der Artikelgruppen abbilden, ist erfahrenes Verkaufspersonal in der Lage, einen Artikel zuverlässig aufzufinden bzw. korrekt einzusortieren. Zudem werden bei einer Listung nach Artikelnummer Artikel gleichen Typs untereinander aufgeführt, was die Übersicht erleichtert.

Artikelgruppen systematisch anlegen
Die Gliederung des Warenbestandes in Artikelgruppen ist die Basis des sprechenden Schlüssels in der Artikelnummer. Bei Analyse und Schematisierung des individuellen Warenangebots gilt es, mit Bedacht und großer Sorgfalt vorzugehen. Nachträgliche Änderungen oder eine gänzliche Neuordnung zu einem späteren Zeitpunkt sind mit erheblichem Aufwand verbunden und sorgen für Konfusion im Verkauf.
In der eXtra4-Praxis hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:
Die 1. Stelle steht für die Hauptgruppen an Artikeln, z.B. 1. Ringe, 2. Ketten, 3. Ohrschmuck, 4. Armschmuck, 5. Broschen, 6. Uhren etc. . Die 2. Stelle umreißt die elementaren Untergruppen, d.h. 1.1 Ringe-Damen, 1.2 Ringe-Herren, 1.3 Ringe-Unisex, 1.4 Ringe- Kinder, 1.5 Trauringe usw. . Die 3. Stelle unterscheidet tiefer, z.B. nach Material: 1.1.1 Ringe-Damen-Gelbgold, 1.1.2 Ringe-Damen-Rotgold, 1.1.3 Ringe-Damen-Weißgold, 1.1.4 Ringe-Damen-Platin, 1.1.5 Ringe-Damen-Silber, etc. . Die 4. Stelle ermöglicht eine Feingliederung, z.B. nach Legierung: 1.1.1.1 Ringe-Damen-Gelbgold-333, 1.1.1.2 Ringe-Damen-Gelbgold-585, 1.1.1.3 Ringe-Damen-Gelbgold-750, 1.1.1.4 Ringe-Damen-Gelbgold-916, etc. (siehe Abb.2) Diese Art der Gliederung ist jedoch nur eine von vielen. Je nach Schwerpunkt und Ausrichtung eines Juweliergeschäfts oder Goldschmiedeateliers kann sie abweichen.

Effizienter durch Code und Scanner
Liegt eine Artikelnummer vor, ist die Voraussetzung für den Einsatz eines Scanners und damit einem ersten Schritt in Richtung Digitalisierung gegeben. Um für einen Scanner lesbar zu sein, muss die Artikelnummer zunächst codiert werden, bei der empfohlenen 8-stelligen Nummer üblicher Weise als Barcode.
Mehr als acht Stellen verlängern einen daraus generierten Barcode, so dass er nicht mehr leicht auf kleinen Etiketten, wie für Schmuck und Uhren üblich, Platz findet. Ab zwölf Stellen sollte deshalb die Codierung als Matrix-Code erfolgen, der weniger Raum einnimmt. Das gilt auch für alphanumerische Artikelnummern, einem Mix aus Ziffern und Buchstaben.
Die Konvertierung der Artikelnummer in Code übernimmt eXtra4-Etikettier-Software und gibt diesen samt Preis und Artikeldetails auf Etiketten zur Warenauszeichnung aus. Nun kann überall dort, wo die Artikelnummer von Hand eingetippt werden müsste, der Code gescannt werden. Das beschleunigt Prozesse und senkt die Fehlerquote, denn Tippfehler sind ausgeschlossen.

Digitalisierung mit wenig Aufwand
Um in den vollen Genuss der Vorteile von Barcode und Scanner zu kommen, bedarf es nicht zwingend eines branchenspezifischen Warenwirtschaftssystems. Schon eine elektronisch durchsuchbare Liste aller Artikel, z.B. aus einer Tabellenkalkulation oder einer einfachen Datenbank, reicht aus, damit Scannen statt Schreiben Routinen beschleunigt.
So lassen sich beispielweise Lagerbestände und Orders einfacher organisieren, wenn von verkauften Artikeln täglich die an der Kasse entfernten Etiketten aufbewahrt werden. Nach Ladenschluss ruft ein Scan der Codes die betreffenden Artikel auf. Jetzt lassen sich die zugehörigen Daten abändern bzw. zu Auftrag oder Rechnung weiterverarbeiten.

eXtra4 Etikettendruck - einfache Lagerverwaltung inklusive
Seit Jahren bietet eXtra4 in seiner Software zur Etikettierung die Möglichkeit, Artikeldaten in einer kleinen Datenbank zu hinterlegen. Auch Artikelgruppen werden dort eingepflegt. Darauf aufbauend vergibt die Software automatisch eine fortlaufende Artikelnummer. So ist jeder beliebige Nutzer in der Lage, Artikel korrekt anzulegen.
Statt für die Etikettierung bei jedem Druckjob die Artikeldaten neu einzutippen, können sie aus dem Datenstamm immer wieder aufgerufen werden. Im Datensatz jedes Artikels lassen sich dabei auch Angaben vermerken, die nicht ausgedruckt auf einem Etikett benötigt werden, wie Lagerbestände, Lieferantenangaben, Hinweise und sogar einfache Bilder. Für die Dokumentation sieht das eXtra4-Programm das Filtern der Daten nach bestimmten Kriterien und die Ausgabe als Liste vor.
Juweliere und Goldschmiede, die den Aufwand zur Einführung einer branchenüblichen Warenwirtschaft mit buchhalterischen Funktionen scheuen, weil sie deren Möglichkeiten nicht voll nutzen können oder wollen, finden in eXtra4-Software "win3" bzw. deren anstehendem, neuen Release "win4" einen gangbaren Weg, den ersten Schritt zu mehr Digitalisierung zu wagen. Sie können sich die Vorteile codierter Etiketten und Scanner im Alltag sofort zu Nutze machen und im Umgang mit einer einfachen Lagerverwaltung Erfahrungen sammeln, um zu einem späteren Zeitpunkt eventuell ihre Daten in eine voll ausgebaute Branchensoftware zu übertragen.

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