Pressemitteilung von Anna Jacobs

Digitale Dokumentenprozesse neu gedacht: Wie d.velop documents Unternehmen transformiert

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Effiziente Dokumentenverwaltung als Schlüssel zur Digitalisierung


In einer Zeit, in der digitale Transformation nicht mehr nur Schlagwort, sondern geschäftliche Notwendigkeit ist, gewinnen Lösungen zur strukturierten Dokumentenverwaltung massiv an Bedeutung. Die Software d.velop documents hat sich dabei als leistungsstarkes Werkzeug etabliert, das Unternehmen hilft, ihre internen Prozesse zu digitalisieren, gesetzeskonform zu gestalten und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.


d.velop documents ist weit mehr als ein klassisches Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es bietet einen zentralen, sicheren und revisionssicheren Ort für alle digitalen Unterlagen - ob Verträge, Personalakten, Rechnungen oder technische Dokumentationen. Die cloudfähige Architektur erlaubt dabei einen ortsunabhängigen Zugriff in Echtzeit, was gerade in hybriden Arbeitsmodellen essenziell ist.



Intelligente Workflows und Automatisierung


Ein zentrales Merkmal von d.velop documents ist die Möglichkeit, individuelle Workflows zu gestalten, die über reine Dokumentenablage hinausgehen. Genehmigungsprozesse, Fristenüberwachung oder automatische Klassifikation von Dokumenten lassen sich mit wenigen Klicks konfigurieren. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand signifikant und gleichzeitig steigt die Prozesssicherheit.


Besonders im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung zeigt sich der Mehrwert der Automatisierung: Dank intelligenter Texterkennung (OCR) werden Daten aus gescannten Dokumenten extrahiert, automatisch abgeglichen und in nachgelagerte Systeme wie ERP- oder Buchhaltungslösungen integriert.



Nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften


d.velop documents ist mit einer Vielzahl gängiger Systeme kompatibel - darunter Microsoft 365, SAP, Salesforce, DATEV und viele weitere. Diese nahtlose Anbindung sorgt dafür, dass Unternehmen ihre bestehende IT-Landschaft nicht neu aufbauen müssen, sondern ihre Systeme intelligent erweitern können. Die zentrale Informationsplattform vermeidet Redundanzen und stellt sicher, dass Mitarbeitende stets mit den aktuellsten Informationen arbeiten.


Auch über Microsoft Teams und Outlook lassen sich Dokumente direkt aufrufen, bearbeiten und archivieren. Dies erleichtert nicht nur die Nutzerakzeptanz, sondern macht d.velop documents zu einem natürlichen Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes.



Revisionssicherheit und DSGVO-Konformität als Standard


Neben Effizienz zählt vor allem eines: Sicherheit. d.velop documents erfüllt sämtliche Anforderungen an eine gesetzeskonforme Archivierung nach GoBD und gewährleistet die Einhaltung der DSGVO. Unternehmen können durch fein abgestufte Zugriffsrechte exakt steuern, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Zudem ermöglicht ein umfassendes Logging die vollständige Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten.


Mit zertifizierten Rechenzentren in Deutschland wird höchste Datensicherheit garantiert. Für Unternehmen, die auf besonders sensible Daten angewiesen sind - etwa in der Finanzbranche, im Gesundheitswesen oder im öffentlichen Dienst - ist das ein entscheidender Faktor.



Skalierbarkeit für jede Unternehmensgröße


Egal ob kleines Unternehmen, Mittelständler oder Konzern - d.velop documents lässt sich flexibel skalieren. Die Lösung wächst mit den Anforderungen des Unternehmens mit, ohne dass umfassende Neuimplementierungen notwendig sind. Dank modularer Struktur können Funktionen bedarfsorientiert hinzugebucht werden - von einfacher Archivierung bis hin zu komplexen digitalen Akten.


Gerade für KMU bietet die Cloud-Variante eine kosteneffiziente Möglichkeit, professionelle Dokumentenverwaltung ohne großen IT-Aufwand zu implementieren. On-Premises-Varianten bleiben jedoch ebenfalls verfügbar und garantieren maximale Flexibilität.



Zukunftsfähige Dokumentenstrategie beginnt heute


Wer als Unternehmen in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben will, muss Informationen nicht nur besitzen, sondern intelligent nutzen. d.velop documents legt hierfür das Fundament: Es verbindet klassische Archivierungsfunktionen mit moderner Automatisierung, flexibler Integration und einer benutzerfreundlichen Oberfläche.


Die zunehmende Digitalisierung in Behörden, Bildungseinrichtungen und Unternehmen unterschiedlichster Branchen zeigt: Digitale Dokumentenlösungen sind längst kein Luxus mehr, sondern ein Muss. Wer jetzt in moderne Systeme investiert, profitiert nicht nur kurzfristig durch effizientere Prozesse, sondern sichert sich langfristige Innovationsfähigkeit.

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