Pressemitteilung von dataglobal Group GmbH

Digitale Dokumentenfreigabe - einfach, flexibel, nachvollziehbar

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Heilbronn, 6. August 2025 - Mit dg docapprove bietet die dataglobal Group, Hersteller der führenden ECM-Plattform windream, eine neue Lösung für transparente, effiziente und auditierbare Prozesse zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten. Als einfach konfigurierbarer Workflow in windream ECM bringt dg docapprove Menschen und Dokumente zur richtigen Zeit im richtigen Prozess zusammen. So lassen sich zeitaufwendige papierbasierte Umläufe ersetzen, die immer wieder zu Verzögerungen und Mehrarbeiten führen. Mit dg docapprove besteht jederzeit volle Transparenz im Freigabeprozess und nichts wird vergessen. Durch den lückenlosen Audit-Trail und die Archivierung unterstützt die Lösung die konsequente Einhaltung interner sowie gesetzlicher Vorgaben für eine verlässliche Compliance.

Typische Anwendungsfälle

dg docapprove unterstützt branchenübergreifend eine Fülle von Anwendungsfällen in Unternehmen und Organisationen jeglicher Größe. Dazu gehören insbesondere die Prüfung und Freigabe von Vertrags- und Rechtsdokumenten, von HR-Unterlagen sowie von IT- und sicherheitsrelevanten Dokumenten. Auch kaufmännische Unterlagen in Buchhaltung und Finanzabteilung wie die Freigabe von Zahlungsplänen und Investitionsanträgen gehören zum Spektrum der Möglichkeiten ebenso wie Marketing- und Vertriebsunterlagen. Als weiteres Beispiel kann die Prüfung und Freigabe technischer und produktbezogener Informationen mit ihrer besonderen Relevanz für die Produkthaftung abgesichert werden.

Großes Einsparungspotential

Wie die vielen potenziellen Anwendungsfälle zeigen, sind Freigaben wichtiger Bestandteil vieler Prozesse im Unternehmen. Entsprechend groß ist der Hebel für eine digitale Lösung. Erfolgt die Prüfung und Freigabe von Dokumenten bisher per E-Mail, Ausdruck oder Umlaufmappen entstehen entsprechende Verzögerungen und Rückfragen. Die teilweise fehlende Nachvollziehbarkeit stellt ein Compliance-Risiko da. Wer Freigaben mit dg docapprove digitalisiert, kann durch standardisierte Workflows mit klaren Verantwortlichkeiten, automatischen Benachrichtigungen und einer lückenlosen Protokollierung Freigabeprozesse typischerweise um bis zu 30 Prozent beschleunigen und oft 60 Prozent oder mehr an Rückfragen vermeiden. So wird das ganze Unternehmen agiler und überzeugt seine Kunden durch schnellere Reaktion auf Anfragen und Services. Die maximale Transparenz über Status, Beteiligte und Inhalte von Dokumentenfreigaben baut zudem Risiken ab.

Data City - digitale Transformation, statt einfach nur digital

"Nichts geht mehr verloren, Verantwortliche werden automatisch getriggert und alle bleiben stets informiert. dg docapprove macht Freigaben nicht nur digital, sondern produktiver, sicherer und zukunftsfähig", sagt Nicolas Schwarzpaul, CEO der dataglobal Group. "dg docapprove steht exemplarisch für unseren ganzheitlichen Data-City-Ansatz, bei dem unsere Kunden von integrierten Abläufen über Systemgrenzen hinweg profitieren und pragmatisch eine zukunftssichere Digitalisierungsstrategie umsetzen können."

Mehr Informationen über digitale Freigabeprozesse mit dg docapprove:
https://dataglobalgroup.com/use-cases/dg-docapprove

Weitere Informationen zum ganzheitlichen Data-City-Ansatz für digitale Transformation und Souveränität:
https://dataglobalgroup.com/ueber-uns/data-city

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