Pressemitteilung von advantegy GmbH

advantegy zeigt, wie aus Microsoft 365 praxistaugliche DMS-Lösungen für KMU entstehen

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Schwerte, 15. September 2026. Viele kleine und mittlere Unternehmen arbeiten längst mit Microsoft 365. Gleichzeitig bleiben zahlreiche Möglichkeiten der Plattform ungenutzt – gerade bei Dokumentenmanagement, Wiedervorlagen, Freigaben, Statussteuerung und der Automatisierung wiederkehrender Abläufe.


advantegy entwickelt auf dieser Basis digitale Lösungen, die vorhandene Microsoft-Funktionen gezielt verbinden und dort ergänzen, wo Standardfunktionen allein nicht ausreichen. Der Ansatz: Bestehende Plattformen besser nutzen, Prozesse klar abbilden und zusätzliche Software nur dort einsetzen, wo sie tatsächlich einen Mehrwert schafft.


Ein aktuelles Beispiel ist eine von advantegy entwickelte DMS-Lösung auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint. Die Lösung bildet inzwischen die technologische Grundlage für eine neue Branchenlösung im Apothekenmarkt.


Viel Potenzial steckt bereits in Microsoft 365


In vielen Unternehmen sind Microsoft-365-Lizenzen bereits vorhanden. Häufig werden jedoch nur einzelne Anwendungen genutzt, während für Dokumentenablage, Freigaben, Wiedervorlagen oder Statusübersichten zusätzliche Systeme angeschafft werden.


Dabei bietet insbesondere SharePoint bereits zahlreiche Funktionen für strukturierte Dokumentenablagen, Metadaten, Ansichten, Filter, Suche und Berechtigungen. In Verbindung mit Automatisierungen lassen sich daraus praxistaugliche Arbeitsprozesse entwickeln. Die Stärke liegt dabei nicht in einer einzelnen Funktion, sondern in deren sinnvoller Verbindung.


„Viele Unternehmen bezahlen Microsoft 365 seit Jahren, nutzen aber nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten. Unser Ansatz ist deshalb immer: Erst prüfen, was mit der vorhandenen Plattform sinnvoll abgebildet werden kann. Zusätzliche Software sollte dort eingesetzt werden, wo sie tatsächlich einen Mehrwert schafft“, sagt Uta Rusch, Geschäftsführerin der advantegy GmbH.


Vom konkreten Bedarf zur standardisierten Lösung


Die von advantegy entwickelte DMS-Lösung zeigt, wie aus Microsoft-Standardfunktionen eine konkrete Fachlösung entstehen kann. Die Basis bilden unter anderem zentrale Dokumentenablage, Metadaten, Suche, Filter, Ansichten, Dokumentenvorschau und Wiedervorlagen. Ergänzt werden diese Funktionen dort, wo zusätzliche Anforderungen entstehen – beispielsweise durch komfortablere Eingabemasken, Arbeitsansichten, Statuslogiken oder automatisierte Übergaben.


Entscheidend ist dabei die Standardisierung: Die Lösung wurde nicht als Einzellösung für einen einzelnen Kunden aufgebaut. Sie kann wiederholbar bereitgestellt, zentral weiterentwickelt und bei Bedarf um zusätzliche Prozesse oder Anforderungen ergänzt werden.


„Für uns ist genau das der interessante Punkt: Aus einem konkreten Bedarf entsteht eine standardisierte Lösung, die sich skalieren lässt. Gleichzeitig bleibt die technologische Basis offen genug für weitere Prozesse, Automatisierungen und Schnittstellen“, sagt Uwe Rusch, Geschäftsführer der advantegy GmbH.


ApoAssist und ADG als aktuelles Praxisbeispiel


Ein aktueller Anwendungsfall ist die neue Zusammenarbeit zwischen ApoAssist und ADG im Bereich Dokumentenmanagement. Die advantegy GmbH ist mit 50 Prozent an der ApoAssist GmbH beteiligt ist. ApoAssist nutzt die von advantegy entwickelte Lösung künftig als standardisiertes DMS für Apotheken. Dokumente aus der ADG-Warenwirtschaft werden automatisiert an das DMS übergeben und dort weiterverarbeitet bzw. revisionssicher archiviert.


Für advantegy ist dieses Projekt vor allem ein Beispiel dafür, wie aus vorhandener Microsoft-Technologie eine skalierbare Branchenlösung entstehen kann. Der Branchenbezug und das Produktangebot liegen bei ApoAssist. Die technologische Konzeption und Umsetzung des DMS stammen von advantegy.


Standardsoftware sinnvoll erweitern


Nicht jeder Prozess lässt sich vollständig mit Microsoft-Standardfunktionen abbilden. advantegy verfolgt deshalb keinen Ansatz nach dem Motto „Microsoft kann alles“. Vielmehr geht es darum, vorhandene Funktionen gezielt zu nutzen und nur dort Erweiterungen einzusetzen, wo sie für Benutzerführung, Automatisierung oder spezielle fachliche Anforderungen notwendig sind.


Gerade für KMU kann dieser Ansatz wirtschaftlich interessant sein: Ein Teil der technischen Grundlage ist häufig bereits vorhanden und lizenziert. Zusätzliche Investitionen konzentrieren sich damit auf die tatsächliche Lösung und nicht auf den Aufbau einer vollständig neuen Plattform.


Digitalisierung beginnt nicht mit dem Tool


advantegy begleitet Unternehmen und Organisationen bei digitalen Vorhaben, die im Arbeitsalltag funktionieren müssen. Dabei werden Geschäftsprozesse, digitale Arbeitsumgebungen und Compliance nicht getrennt betrachtet, sondern miteinander verbunden.


Ausgangspunkt ist deshalb nicht die Frage, welches Tool eingeführt werden soll, sondern welcher Prozess besser funktionieren muss. Das reicht von der Analyse und Strukturierung bestehender Abläufe über die technische Umsetzung mit Microsoft 365, SharePoint und Power Automate bis zur Begleitung der Einführung und des Projektmanagements.


Auch Datenschutz wird dabei nicht erst am Ende geprüft. Berechtigungen, Verantwortlichkeiten, nachvollziehbare Zugriffe und der Umgang mit personenbezogenen Daten müssen bereits bei der Gestaltung digitaler Prozesse mitgedacht werden. Diese Verbindung von Digitalisierung und Datenschutz gehört zur aktuellen Positionierung von advantegy.

(Bildquelle: © ADG Apotheken-Dienstleistungsgesellschaft mbH) Firmen- & Pressekontakt