Pressemitteilung von Nicole Körber

Digitales Aktenmanagement mit pdfaPilot von callas software

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Berlin, 2. Mai 2012. Die aktuelle Version des pdfaPilot ermöglicht nun auch ein komfortables Management von digitalen Akten. Möglich macht dies der neue Normteil PDF/A-3, der kurz vor seiner Veröffentlichung steht. Mit diesem können nicht nur PDF-Dokumente, sondern auch andere, wie beispielsweise XML-, Office-Dateien, Bilder oder Formulare eingebettet werden. Anwender haben den Vorteil, dass sie alle zu einem Projekt gehörenden Dokumente komfortabel in einer PDF/A-3-Akte im Zugriff haben. Dieser können Inhalte entnommen oder hinzugefügt werden.

Der callas pdfaPilot zählt weltweit zu den renommiertesten PDF/A-Produkten. Er basiert auf derselben PDF/A-Technologie, die Adobe in sein Acrobat integriert hat. Die aktuelle Version 3 des Flaggschiffproduktes von callas software kann nicht nur PDF/A-Dateien erstellen und validieren, sondern auch zusammengehörende Dokumente komfortabel in einer PDF/A-Datei, quasi als Akte, organisieren. Denn der pdfaPilot unterstützt bereits heute den kurz vor Veröffentlichung stehenden dritten Normteil von PDF/A. Dieser erlaubt, dass in einer PDF/A-Datei nicht dem ISO-Standard konforme Dokumente eingebettet sind. "Das hört sich zunächst widersprüchlich an, aber dieser Anspruch ist aus der Praxis entstanden", erläutert Dietrich von Seggern, Business Development Manager von callas software. "Es hat sich bei PDF/A-Projekten immer häufiger gezeigt, dass für die Abbildung kaufmännischer Prozesse ein direkter Zugriff auf noch lebende Dokumente, die beispielsweise mit Office erstellt worden sind, äußerst nützlich ist." Dabei stellt sich die PDF-Datei wie eine Art "ZIP-Archiv" dar, in dem jederzeit Dokumente hinzugefügt oder gelöscht werden können.

Der pdfaPilot Desktop unterstützt diese Optionen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche. Mit wenigen Mausklicks kann der Anwender ein "Dateipaket" erzeugen und anschließend weitere einbetten bzw. löschen. Dem Anwender werden übersichtlich alle enthaltenen Dateien dargestellt sowie die Beziehungen zwischen dem Hauptdokument, also der PDF/A-konformen Datei, und den eingebetteten Dateien, z. B. dem Ursprungsdokument oder Anhang. Auch mit den pdfaPilot Server Produkten für die automatisierte Erzeugung von PDF/A Dateien lassen sich bereits heute standardkonforme PDF/A-3 Archive erzeugen und validieren.

"Mit dem Normteil drei ist PDF/A nicht länger nur ein Format zur Langzeitarchivierung, sondern bietet in Verbindung mit den geeigneten Werkzeugen wie dem pdfaPilot von callas komfortable Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen oder Aktenverwaltung", sagt Michael Karbe, Geschäftsführer der Actino Software GmbH, dem exklusiven Distributor des pdfaPilots für die DACH-Region. Firmen- & Pressekontakt