Checkliste für den Wechsel in die Legal Cloud: 7 Tipps, die Kanzleien bei der Cloud-Migration helfen
04.12.2024
Politik, Recht & Gesellschaft

1. Strategie und Zielsetzung
- Bedarfsanalyse durchführen: Welche IT-Dienste und Anwendungen sollen neben der Kanzleisoftware in der Cloud verfügbar sein?
- Kostenanalyse erstellen: Vergleich der Kosten zwischen On-Premises und Cloud (z. B. Hosting, Wartung, Lizenzkosten, Neuanschaffung, Zeitaufwand der Betreuung, Arbeitsplatz-Computer müssen weniger Leistung haben (günstiger) da Rechenleistung in der Cloud erfolgt).
- Langfristige Strategie definieren: Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit und zukünftige Bedürfnisse berücksichtigen. Insbesondere KI-Lösungen/-Erweiterungen für die Kanzleisoftware sollten in der Cloud verfügbar und smart angebunden sein.
2. Rechtliche und Datenschutz-Aspekte
- Prüfung der DSGVO-Konformität: Ist der Cloud-Anbieter DSGVO-konform?
- Rechenzentrum: Ist das Rechenzentrum nach DIN EN ISO 27001 zertifiziert?
- Datenübertragungsvereinbarungen: Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem Cloud-Anbieter.
- Speicherort der Daten: Sicherstellen, dass Daten in Deutschland gespeichert werden.
- Rechtsanwaltsgeheimnis: Überprüfung, ob der Anbieter die Sicherheit für Berufsgeheimnisträger gewährleistet.
3. Technische Planung
- Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur: Welche Hardware, Software und Dienste werden aktuell genutzt?
- Kompatibilität prüfen: Sind bestehende Anwendungen mit der Cloud-Plattform kompatibel und können dorthin übernommen werden?
- Sicherheitsanforderungen festlegen: Für ausreichende Verschlüsselung und Sicherheit sorgen.
- Netzwerkanforderungen prüfen: Verfügbarkeit der Internetbandbreite prüfen und ggf. Upgraden.
4. Auswahl des Cloud-Anbieters
- Anbieter evaluieren: Am besten eignen sich spezialisierte Anbieter für Rechtsanwälte.
- Dienstleistungsumfang: Welche Services (z. B. Backup, Monitoring, Update und Wartung der Kanzleisoftware) bietet der Anbieter an?
- Sicherheitszertifikat und Standard prüfen: ISO 27001-Zertifizierung und redundante Standorte in Deutschland sollten verfügbar sein - ebenso eine 100%ige EU-DSGVO-konform
- Kundensupport: Verfügbarkeit und Qualität des Supports prüfen.
5. Migrationsplanung
- Kanzleidatenbestand: Alle Aktendaten inkl. Termine, Fristen, Beteiligte Personen, Abrechnungen und Dokumente, müssen in der Kanzleisoftware in der Cloud verlässlich vorhanden sein.
- Datenklassifikation: Kritische, sensible und weniger wichtige Daten identifizieren. Tipp: Bei dieser Gelegenheit, lässt sich auch gleich eine Datenbereinigung durchführen.
- Backup erstellen: Vollständige Sicherung aller Daten vor der Migration. Am besten wird dies vom Cloud-Dienstleister gewährleistet.
- Zeitplan erstellen: Festlegung von Ausfallzeiten und Kommunikationsplan mit den Mitarbeitern. Hier sollte der Cloud-Dienstleister federführend sein.
6. Sicherheitsmaßnahmen
- Identitäts- und Zugriffsmanagement: Rollenbasierte Zugriffsrechte definieren und implementieren.
- Verschlüsselung aktivieren: Datenverschlüsselung für Speicherung und Übertragung sicherstellen.
- Backup und Wiederherstellung: Automatische Backups und Notfallpläne einrichten.
- Bei allen drei vorangegangen Punkten sollte der ausgewählte Dienstleister ein entsprechendes Konzept vorweisen.
7. Schulung und Anpassung
- Mitarbeiterschulungen: Einführung in die Nutzung der Cloud-Umgebung sowie Sicherheitsrichtlinien.
- Dokumentation bereitstellen: Anleitungen zur Verfügung stellen.
- Supportstruktur aufbauen: Interne und externe Ansprechpartner für IT-Probleme definieren.
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