Pressemitteilung von Bettina M. Rau-Franz

Aufbewahrung der Bons nur auf Papier reicht nicht mehr aus

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Essen, 25. November 2015*****Mit Schreiben vom 26.11.2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die bisherigen Vereinfachungsregelungen hinsichtlich der ordnungsgemäßen Buchführung bei elektronischen Kassensystemen gekippt. Danach gibt es z.B. keine Vereinfachungsregelung mehr dahingehend, dass die Daten der Einzelbons nicht aufbewahrt werden müssen, wenn die Tagesendsummenbons (Z-Bons) lückenlos vorgelegt werden konnten. Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Velbert, Essen und Düsseldorf, weist darauf hin, dass seither sämtliche elektronische Daten eines Kassensystems unverdichtet gespeichert werden müssen und es unzulässig ist, Einzelbons zu Gunsten des Tagesendsummenbons zu löschen.

Ebenfalls ist es unzureichend, aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ausgedruckter Form vorzuhalten. D.h. die alleinige Aufbewahrung der Bons auf Papier ist nicht mehr ausreichend. Dem Betriebsprüfer muss ein Auslesen der Daten direkt aus der Kasse ermöglicht werden.

Wie bisher sind auch sämtliche Organisationsunterlagen rund um die Kasse, wie z.B. Bedienungsanleitung und Programmieranleitung, Protokolle von Umprogrammierungen, wozu Artikelstammdatenänderungen, Bedieneinrichtungen und Kellnereinrichtungen gehören, aufzubewahren.

Was durch das BMF-Schreiben hinzukommt, ist die Tatsache, dass daneben auch für jede einzelne Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiträumen eine Kasse an welchem Ort eingesetzt war.

"Für den Fall, dass die Kassen eines Steuerpflichtigen diese Forderung nicht erfüllen können, ist bereits dadurch die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt. Im Falle einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung ist einer Schätzung der Einnahmen durch die Betriebsprüfung mit unkalkulierbaren Folgen für das Unternehmen Tür und Tor geöffnet", warnt Steuerberater Roland Franz.

Aus seiner täglichen Arbeit weiß Steuerberater Roland Franz, dass den meisten Unternehmern, die elektronische Registrierkassen benutzen, die Begriffe "Z-Abschlag" oder "Endsummenbon" bekannt sind und dass sie wissen, dass für jeden Geschäftstag ein Z-Abschlag vorliegen muss, der auch gleichzeitig fortlaufend nummeriert ist. "Dass aber in der elektronischen Kasse seit den frühen 90ern ein Tagesjournal mitgeführt wird, ist vielen ebenso nicht bekannt oder wird ebenso oft verdrängt, wie die Tatsache, dass das Journal bei älteren Kassensystemen täglich ausgedruckt werden muss, da es spätestens nach zwei oder drei Tagen, wenn die Speicherkapazität zu Ende geht, in der Kasse gelöscht und überschrieben wird", erklärt Steuerberater Roland Franz.

Wenn die Kasse ein derartiges Tagesjournal führt und im Rahmen der Betriebsprüfung festgestellt wird, dass es nicht ausgedruckt und aufbewahrt wurde, ist dies ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten und kann zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung führen. Somit kann, wenn z. B. bei Nachkalkulationen Kalkulationsdifferenzen entstanden sind, zugeschätzt werden, was einen erheblichen finanziellen Schaden, wenn nicht sogar die Insolvenz bedeuten kann.

Aufbewahrung anderer digitaler Unterlagen

Bereits seit dem 01.01.2002 sind Unterlagen im Sinne des § 147 Satz 1 AO Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebene Zollanmeldungen und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, welche mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, die während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren sind (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Dies bezieht sich insbesondere auf elektronische Registrierkassen. Diese Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS vom 07.11.1995) auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU vom 16.07.2001) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Firmen- & Pressekontakt