Pressemitteilung von Dieter Trollmann

Effektive Teambesprechungen

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Teambesprechungen (http://www.naturevents.eu/kommunikationstraining) sind zum Austausch von Informationen, zur Abstimmung und Entscheidungsfindung wichtig, aber für die Beteiligten oft ein Martyrium. Die Besprechungen ziehen sich quälend in die Länge, während der Berg unerledigter Arbeit auf den Schreibtischen der Beteiligten im gleichen Umfang wächst wie die Abneigung gegen Teamsitzungen (http://www.naturevents.eu/kommunikationstraining). Bei unzureichender Vorbereitung und Planung können Teamsitzungen dem Teamgedanken geradewegs entgegenwirken.
Ablauf von Besprechungen
Die Effizienz von Teambesprechungen (http://www.naturevents.eu/managementtraining) und anderen Meetings lässt sich erhöhen!
Trennung von Tagesgeschäft und Grundsatzfragen
Unterscheiden Sie von vornherein zwischen kurzfristigen, mittelfristigen und langfristiger Wirksamkeit. Es ist in der Regel von großem Vorteil, für diese drei Kategorien gesonderte Sitzungen anzuberaumen. Erstens sind ganz unterschiedliche Formen der Vorbereitung notwendig, und zweitens fällt die Verständigung leichter, wenn alle vom gleichen reden und sich die Fragen nicht vermischen.
In vielen Unternehmen hat sich ein Modell bewährt, das in etwa Folgendes vorsieht:
Wöchentlicher "Jour fixe" für die Steuerung des laufenden Geschäfts,
einmal pro Monat eine Sitzung, die reserviert ist für Grundsatz beziehungsweise "Policy" - Fragen,
zweimal pro Jahr eine Strategie-Klausur, in welcher man sich mit der längerfri9stigen Zukunft befasst,
einmal pro Jahr eine Klausur, in der das Team ausschließlich und intensiv die Kommunikation und Kooperation im eigenen Kreis zum Thema macht.
Vorbereitung

Ist die Besprechung wirklich notwendig? Oder kann man das Problem auf anderem Weg
vielleicht besser klären?

Besprechungsziele definieren

lieber weniger Themen erfolgreich abschließen, als viele Themen ohne Ergebnis
besprechen

Teilnehmer einladen (Einladung mit Tagesordnung)

Pünktlich beginnen

Am Zeitplan orientieren

Zwischen- und Endergebnisse schriftlich festhalten

Ende der Besprechung

Zusammenfassung der Ergebnisse (http://www.naturevents.eu/teamtraining)und Abgleich
mit den Zielen (Ergebnisprotokoll)

Aufgaben und Zuständigkeiten, die sich ergeben haben,
in einer To-Do-Liste zusammenfassen (Wer / mit wem / macht was / bis wann / Bericht an)

Dokumentation der Besprechung erstellen

Unterlagen an Teilnehmer verteilen Firmen- & Pressekontakt