Pressemitteilung von Angelika Dester

Iron Mountain-Studie: Unternehmen nutzen Potenzial ihrer Informationen nicht

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Hamburg, 21. November 2011 - Unternehmen in ganz Europa nutzen ihre Informationen nicht optimal. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie von Coleman Parks im Auftrag von Iron Mountain*, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement. Zwar sind 82 Prozent der befragten deutschen Unternehmen (europaweit 69 Prozent) der Ansicht, dass die optimale Nutzung von Informationen einen kritischen Erfolgsfaktor darstellt, doch in jedem dritten Unternehmen (36 Prozent) sind Abteilungen für das Informationsmanagement verantwortlich, denen es an Know-how oder den erforderlichen Entscheidungsbefugnissen fehlt.

Im Rahmen der Studie gaben 22 Prozent der Befragten an, dass in ihrem Unternehmen Office- oder Facility-Manager für das Archivieren und Abrufen von Dokumenten zuständig seien. Bei 14 Prozent der Befragten ist die Verwaltung von papierbasierten und digitalen Informationen hingegen Aufgabe der IT-Abteilung. Bei knapp der Hälfte der Studienteilnehmer (49 Prozent europaweit, 40 Prozent in Deutschland) ist das Informationsmanagement über mehrere Abteilungen oder Geschäftsbereiche verteilt, wobei in nur 18 Prozent der Fälle ein Abteilungsleiter die Verantwortung dafür trägt.

Fünf Kernpunkte für effiziente Informationsprozesse

Um das Potenzial ihrer Informationen optimal auszunutzen, sollten Unternehmen laut Iron Mountain folgende fünf Kernpunkte berücksichtigen:

Den Zweck der eigenen Informationen bestimmen

Es reicht nicht aus, einfach mehr aus den Informationen herausholen zu wollen - Unternehmen müssen wissen, wie genau sie diese für ihre Geschäftsziele einsetzen möchten. Geht es darum, Marketing-Trends zu verfolgen, Vertriebsstrategien auszurichten oder die Performance im Personalbereich zu messen? Erst wenn der Zweck klar ist, kann sich ein Unternehmen an die Umsetzung machen und die nötigen Schritte einleiten.

Alle an einen Tisch bringen

Für die Erstellung und Umsetzung einer Strategie ist es unbedingt erforderlich, dass alle Abteilungen zusammenarbeiten. Denn wenn die IT-, Compliance-, Datenmanagement- und Rechtsabteilung nicht an einem Strang ziehen, wird sich der gewünschte Erfolg nicht einstellen. Die Zusammenarbeit sollte von einem funktionsübergreifenden Lenkungsausschuss koordiniert werden, um die Informationsanforderungen aller Beteiligten zu berücksichtigen.

Den raschen Zugriff auf Informationen ermöglichen

Mitarbeiter müssen unbedingt schnell und einfach auf Informationen zugreifen können. Damit sichern sich Unternehmen nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern sorgen auch für zufriedene Mitarbeiter. Führen Verantwortliche also ein klar strukturiertes System ein, lassen sich damit Daten rasch anfordern und abrufen.

Versteckte Kosten identifizieren

Die Menge an Geschäftsinformationen steigt exponentiell an - Unternehmen müssen deshalb darauf achten, dass mit den Kosten nicht dasselbe geschieht. Ein permanenter Kostendruck und der Versuch, mehr mit weniger zu erreichen, ist hier jedoch nicht der richtige Ansatz. Die monetären Aufwendungen für das Informationsmanagement können beträchtlich sein, doch oft handelt es sich dabei um versteckte Kosten. Unternehmen sollten deshalb vor der Einführung von Maßnahmen einen Experten hinzuziehen, um die kosteneffektivste Lösung zu finden.

Richtlinien in die Unternehmenskultur übernehmen

Die Implementierung von Richtlinien ist natürlich sehr wichtig - mindestens genauso entscheidend ist es jedoch, die Mitarbeiter von deren Umsetzung zu überzeugen. Am effektivsten lassen sich neue Regelungen einführen, wenn sie direkt von der Unternehmensleitung ausgehen. Es geht darum, eine Unternehmenskultur zu etablieren, in der Informationen respektiert und geschützt werden.

"Unternehmen ertrinken in einer Flut von Informationen in allen möglichen Formaten. Das Informationsmanagement muss deshalb auf Vorstandsebene aufgehängt werden", sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. "Die Zuständigkeit liegt in der Hierarchie häufig zu weit unten, was die Einführung konsistenter Informationsrichtlinien und -prozesse erschwert. Diese sind jedoch äußerst wichtig, um den Zugriff auf die Daten sowie deren effiziente Nutzung zu ermöglichen. Egal, ob es sich um eingehende, ausgehende oder interne Dokumente handelt - Papierdokumente enthalten wertvolle Finanz-, Kunden- und Geschäftsinformationen und sind für den Erfolg eines Unternehmens ganz entscheidend - deshalb sollte das Informationsmanagement einen sehr hohen Stellenwert haben. Unsere Studie macht deutlich, dass sich die meisten Unternehmen zwar dieser Tatsache bewusst sind, aber immer noch Schwierigkeiten damit haben, das Potenzial ihrer Datenbestände voll auszuschöpfen."

Weitere Informationen zu Iron Mountain finden sich unter http://www.ironmountain.de.

*Coleman Parks Research, Studie von Iron Mountain zu Dokumentenmanagement, Oktober 2011
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