Pressemitteilung von Roland Franz & Partner, Steuerberater

Bewirtungskosten und E-Rechnung: Neue Nachweispflichten ab 2025

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Essen - Bekanntlich können Bewirtungsaufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich als Betriebsausgaben anerkannt werden. Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, weist darauf hin, dass die E-Rechnung im deutschen Geschäftsverkehr seit dem 1. Januar 2025 schrittweise eingeführt wird. Das Bundesministerium für Finanzen hat sich nun dazu geäußert, wie sich die neue E-Rechnungspflicht auf die Nachweisführung bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auswirkt.

Elektronische Rechnungen im sogenannten B2B-Bereich

Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im sogenannten B2B-Bereich (von Firma zu Firma) verpflichtend auszustellen, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.

Es gibt allerdings großzügige Übergangsregelungen.

In einem Übergangszeitraum bis zum 31.12.2026, in Ausnahmefällen bis zum 31.12.2027, können alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen, zum Beispiel auf Papier oder als E-Mail mit PDF-Datei. "Eine E-Mail mit einer PDF-Datei kann aber wie bisher nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Ausstellung einer E-Rechnung also tatsächlich verpflichtend", fügt Steuerberater Roland Franz hinzu.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR dürfen zudem weiterhin in Papierform übermittelt werden.

E-Rechnung bei Bewirtungen

In einem Schreiben vom 19.11.2025 (BMF, Schreiben v. 19.11.2025, IV C 6 - S 2145/00026/005/033) hat sich das Bundesministerium der Finanzen dazu geäußert, wie sich die neue E-Rechnungspflicht auf die Nachweisführung bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auswirkt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt:

- Bewirtungsrechnung: Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann in digitaler Form übermittelt werden. Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann im Nachhinein vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
- Eigenbeleg: Der notwendige Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg). Die erforderliche Autorisierung für diesen Schritt muss vom Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben gewährleistet werden. Die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert änderbar sein.
- Verknüpfung von digital zu digital: Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengefügt werden.

"Für den Betriebsausgabenabzug genügt es, wenn ausschließlich ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht wird. Eine elektronische Verknüpfung, zum Beispiel durch einen eindeutigen Index, einen Barcode oder eine sonstige Verknüpfung mit einem Dokumentenmanagementsystem, ist zulässig. Es liegt dabei in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, die Zuordnung des Eigenbeleges zu der entsprechenden Bewirtungsrechnung oder zu dem entsprechenden Kassenbeleg über die Bewirtung sicherzustellen", erklärt Steuerberater Roland Franz.

Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung, einem visualisierten Dokument der E-Rechnung oder einem digitalen oder digitalisierten Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht werden.

Achtung: Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, muss der Betriebsausgabenabzug versagt werden.

Verknüpfung von digital zu Papier

"Wird nur die Bewirtungsrechnung digital aufbewahrt und der Eigenbeleg noch in Papierform erstellt und aufbewahrt, gelten die vorgenannten Regelungen zur Verknüpfung entsprechend. Die eineindeutige Zuordnung der Belege aus beiden getrennten Ablagen muss stets gewährleistet sein", erläutert Steuerberater Roland Franz.

Gesetzliche Nachweiserfordernisse

Das Einkommensteuergesetz regelt, dass bei Bewirtungskosten der Ort, der Tag, die Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen nachzuweisen sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG). Danach genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung, wenn die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden hat. Die Rechnung über die Bewirtung muss in diesem Fall aber beigefügt werden. Die vorgenannten Nachweiserfordernisse sind nach den neuen Aussagen des Bundesministeriums der Finanzen erfüllt, wenn:

- der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder der Steuerpflichtige die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
- der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
- das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen
digital signiert oder genehmigt wird,
- der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
- das erstellte Dokument oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
- bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Diese Grundsätze (etwas kurios, aber nicht ungewöhnlich - das Schreiben des Ministeriums ist vom 19. November 2025) sind bereits für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 anzuwenden.

(Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.) Firmen- & Pressekontakt