Pressemitteilung von Business-Tipp Medien GmbH

E-Rechnungspflicht rückt näher: Viele KMU sind noch nicht vorbereitet

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Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich stellt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland vor erhebliche Herausforderungen. Eine aktuelle Umfrage des Portals "der-business-tipp.de", an der im April 97 Unternehmen teilgenommen haben, zeigt: Ein relevanter Teil der Betriebe hat die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen bislang nicht vollzogen.

Die Ergebnisse sind eindeutig, wenn auch nicht repräsentativ. Konkret gaben 54% der Unternehmen an, noch nicht startklar für die E-Rechnungen zu sein, davon sehen sich gut die Hälfte oder 28% insgesamt sogar noch komplett unvorbereitet und somit vor erheblichen Problemen. Selbst innerhalb dieser Gruppe nutzen 22 Prozent bereits etablierte Buchhaltungs- oder ERP-Lösungen wie DATEV, Lexware oder sevDesk - allerdings ohne aktivierte Funktionen zur Erstellung strukturierter elektronischer Rechnungen.

Im Alltag dominieren weiterhin gewachsene Prozesse. 78 Prozent der unvorbereiteten Unternehmen arbeiten nach eigenen Angaben mit individuellen oder manuellen Lösungen, darunter Excel- und Word-basierte Rechnungsprozesse, Access-Datenbanken oder ältere Softwaresysteme. Diese Strukturen sind in der Regel nicht kompatibel mit den gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen, die auf standardisierten, maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD basieren.

Eine elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinne ist dabei ausdrücklich keine PDF-Datei, sondern ein strukturiertes Datenformat, das automatisiert verarbeitet werden kann. Genau hier liegt für viele Unternehmen die größte Hürde: Bestehende Prozesse müssen nicht nur digitalisiert, sondern in ihrer Struktur grundlegend angepasst werden.

Als zentrale Gründe für die verzögerte Umsetzung nennen die befragten Unternehmen vor allem den erwarteten Umstellungsaufwand. In den Freitextantworten werden fehlende IT-Ressourcen, die Komplexität der technischen Integration sowie Kostenrisiken genannt. Kritisch gesehen werden insbesondere abonnementbasierte Softwarelösungen, die unabhängig vom tatsächlichen Rechnungsvolumen laufende Kosten verursachen.

Der zeitliche Rahmen ist dabei klar definiert. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für viele Betriebe endet die Übergangsfrist zur verpflichtenden Nutzung strukturierter elektronischer Rechnungen bereits zum 31. Dezember 2026, insbesondere bei einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Spätestens ab 2027 beziehungsweise 2028 werden herkömmliche Rechnungsformate wie Papier oder einfache PDF-Dateien im B2B-Bereich weitgehend unzulässig.

Die Risiken einer verspäteten Umstellung sind erheblich. Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, können steuerlich nicht anerkannt werden. Für Leistungsempfänger kann dies den Verlust des Vorsteuerabzugs zur Folge haben. In der Praxis drohen damit auch rückwirkende Korrekturen und finanzielle Belastungen.

"In vielen Unternehmen bestehen funktionierende, individuell entwickelte Systeme, die über Jahre gewachsen sind", erklärt Lutz Mättig, Geschäftsführer der meineTabelle Software und Beratung GmbH & Co. KG. "Die Herausforderung besteht nicht zwingend darin, diese Systeme zu ersetzen, sondern sie gezielt so zu erweitern, dass sie die Anforderungen an strukturierte E-Rechnungen erfüllen."

Die Umfrage macht deutlich: Die Bereitschaft zur Umstellung ist grundsätzlich vorhanden, die praktische Umsetzung jedoch vielfach noch nicht erfolgt. Besonders betroffen sind Unternehmen mit individuell gewachsenen IT-Strukturen und manuellen Prozessen.

Fazit: Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist keine langfristige Perspektive mehr, sondern eine konkrete operative Anforderung. Für viele KMU entscheidet sich in den kommenden Monaten, ob die Umstellung geordnet erfolgt oder unter Zeitdruck mit entsprechend höheren Kosten und Risiken.

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Die meineTabelle Software und Beratung GmbH & Co. KG entwickelt seit über zehn Jahren individuelle IT-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen. Schwerpunkte sind Anwendungen auf Basis von Microsoft Office, Datenbanken sowie webbasierte Systeme zur Abbildung betrieblicher Prozesse.

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