Pressemitteilung von Anja Pätzold

Ingenics: Lean-Office-Projekt beim Verpackungshersteller Karl Knauer KG in Biberach/Baden

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(Ulm/Biberach/Baden) - Dank Effizienzsteigerungsmaßnahmen und verschlankter Prozesse verdoppelten die führenden Industrieländer ihre Produktivität innerhalb von 20 Jahren. Hingegen finden die Prozesse in der Verwaltung produzierender Unternehmen (aber auch bei vielen Dienstleistungsunternehmen) noch immer wenig Beachtung. Das ist weder durch praktische Erfahrung noch durch wissenschaftliche Studien zu rechtfertigen: Wie in der Produktion, gibt es im administrativen Bereich Potenziale zu heben, die entscheidend für die Rentabilität eines Unternehmens sein können. Wie mit einem überschaubaren zeitlichen und wirtschaftlichen Aufwand verblüffende Erfolge erzielt werden können, zeigt das Beispiel eines Ingenics-Projekts bei der Karl Knauer KG in Biberach/Baden.

Das Ziel des von Ingenics entwickelten Lean-Office-Systems ist es, alle Teilsysteme einer Verwaltung in einem ganzheitlichen Veränderungsprozess zu verschlanken und die Optimierungsmaßnahmen in einen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu überführen. Die Methode für die Umsetzung in konkretes Handeln steht im Wesentlichen auf den fünf Säulen
- Selbstorganisation des Mitarbeiters und Optimierung seines Arbeitsplatzes (z.B. mit Hilfe der 5S-Methode)
- reproduzierbare Standards
- Arbeitsstruktur, die das Miteinander mit Hilfe von Kennzahlen, Kommunikationsstandards etc. regelt
- Prozessoptimierung, fokussiert effiziente Abläufe (z.B. durch ein Office-Kanban-System für die Versorgung mit Büromaterial)
- Die Officegestaltung nimmt die Anforderungen an effizientes Arbeiten aus den ersten vier Säulen auf und wendet sie auf das Büromodell an.

Auch in der Verwaltung ist die Konzentration der Ressourcen auf die Wertschöpfung ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Definierte Workflows und Standardisierung generieren Prozesssicherheit. Erhöhte Durchlaufgeschwindigkeiten (z.B. bei der Abwicklung und Abrechnung von Aufträgen/Bestellungen) und rückläufige Reklamationsquoten bringen schnell nachvollziehbare Einsparungen ("Quick Wins").

Zu welch beeindruckenden Resultaten auch von der Produktion völlig "losgelöste" Lean-Office-Projekte führen, zeigt das Beispiel des Verpackungs- und Werbemittelherstellers Karl Knauer KG in Biberach/Baden. Anlässlich des bevorstehenden Umzugs in ein neues Verwaltungsgebäude beschloss die Geschäftsleitung, sämtliche administrativen Prozesse zu untersuchen und nach Möglichkeit zu verbessern. Der Geschäftsführende Gesellschafter Richard Kammerer, der das Ingenics-Lean-Office-System kennen gelernt und vorgeschlagen hatte: "Jeder redet von ,lean' und ,Kaizen', meint damit aber fast immer nur die Produktion. Die Leute von Ingenics waren die ersten, von denen ich mir sagen ließ, dass es im Verwaltungsbereich genau so viel Potenzial gibt. Ich fand das sehr spannend."

Schon beim ersten Lean-Training wurde deutlich, an welcher Stelle im Unternehmen nicht optimale Prozesse zu Frustration und Fehlleistungen führten - und damit auch zu Unzufriedenheit auf Kundenseite. Am Beispiel eines typischen Anfrageprozesses wurden die Abläufe einer Wertstromanalyse unterzogen, Verbesserungsansätze thematisiert, Handlungsfelder und Ziele definiert und To-do-Listen erstellt. Dann wurden Lösungen für vereinfachte Prozesse, reduzierte Wege, ein optimiertes Besprechungsmanagement und die Visualisierung erarbeitet. Bereits nach sechs zweitägigen Workshops (denen jeweils ein Lean-Training voraus ging) konnte die schrittweise Übergabe der Verantwortung an interne Trainer erfolgen. Die Berater konnten sich wie angekündigt aus dem Projekt verabschieden. Entschiedener als mit den Worten Richard Kammerers, lässt sich der Projekterfolg nicht auf den Punkt bringen: "Wir sind lean. Ingenics hat unsere Leute zu Lean-Experten im Unternehmen ausgebildet, ich rechne es den Beratern hoch an, dass auch dieses Ziel so konsequent umgesetzt wurde." Gemeinsam erarbeitete Strukturen, Abläufe, Archivsysteme und Schnittstellen werden heute in KVP permanent weiter optimiert.

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