Pressemitteilung von Angelika Dester

Neue Studie von Iron Mountain und YouGov: Unternehmen unterschätzen Chancen der digitalen Rechnung

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Hamburg, 09. März 2011 - 40 Prozent der Unternehmen in Europa schrecken vor der elektronischen Rechnung zurück, weil sie ihnen zu komplex erscheint und noch keine einheitlichen Standards verfügbar sind. Dies ergab eine neue Studie des Informationsmanagement-Experten Iron Mountain in Zusammenarbeit mit YouGov, einem führenden Marktforschungsinstitut. Ein Fünftel (20 Prozent) der Befragten aus Frankreich und ein Drittel (34 Prozent) der Teilnehmer aus Spanien gaben an, dass die derzeitige Situation bei der elektronischen Rechnung zu komplex und unübersichtlich sei und sie deshalb bisher keine Implementierung durchgeführt hätten. Ein Drittel (36 Prozent) der Befragten im Vereinigten Königreich sagten, dass sie elektronische Services nutzen würden, wenn es einen gemeinsamen Standard gäbe. Etwa die gleiche Anzahl der Teilnehmer vertrat diese Meinung in Spanien (36 Prozent) und Deutschland (40 Prozent).

Die zunehmende Internationalisierung der Geschäftswelt stellt die Buchhaltung in Unternehmen und Behörden vor neue Herausforderungen. Entsprechend groß ist der Bedarf an optimierten Prozessen. Der europäische Geschäftsbereich Business Process Management (BPM) Services von Iron Mountain ist speziell auf diese Anforderungen ausgerichtet. Die Managed Services von Iron Mountain unterstützen Unternehmen beim Rechnungsmanagement und sind auf die Bearbeitung von 60 Milliarden Kreditorentransaktionen jährlich ausgelegt. Dazu wird eigens ein Standort zur spezifischen Datenverarbeitung in Bratislava eingerichtet. Die Services erlauben die effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen in unterschiedlichen Datenformaten und können nahtlos in bestehende ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integriert werden.

"Unsere Studie zeigt, dass fast ein Drittel der Befragten in Europa die digitale Rechnung nutzen würde, wenn es einen einheitlichen Standard gäbe", sagt Bettina Wonsag, Geschäftsführerin Business Process Management, Europe, Iron Mountain. "Doch bis es soweit ist, lassen sich Unternehmen große Einsparpotenziale und Effizienzsteigerungen entgehen. Mit unseren BPM-Services können Unternehmen ihre Prozesse für den Rechnungseingang optimieren und vollständig digitalisieren. Wir ermöglichen so einen nahtlosen Übergang zu einer optimierten Kreditorenbuchhaltung."

Die BPM-Services von Iron Mountain

Die Services von Iron Mountain ermöglichen eine sichere, transparente und strukturierte Dokumentenverwaltung von der automatisierten Verarbeitung und Digitalisierung bis zur Speicherung und Wiederherstellung. Dazu gehören auch spezielle Services für die Rechnungseingangsbearbeitung, die Unternehmen bei der Bewältigung von Dokumenten-Prozessen unterstützen. Darüber hinaus basieren die BPM-Services auf einem standardisierten Ansatz, sodass Rechnungsdaten über mehrere Länder und juristische Einheiten hinweg sowie in jedem beliebigen Format und in jeder Sprache bearbeitet werden können. Das Angebot reicht von der Übernahme einzelner Prozessschritte bis hin zu einem umfassenden Managed Service.

"Der schnelle Austausch von Informationen und Dokumenten ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn die Anzahl der Rechnungen steigt, stoßen viele Buchhaltungssysteme an ihre Grenzen, und Unternehmen müssen viel Geld in neue Hardware und Software investieren", erklärt Wonsag. "Unsere BPM-Services senken das mit derartigen Kapitalinvestitionen verbundene Risiko und gewährleisten die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, gesetzlichen Datenschutzbestimmungen sowie Daten- und Qualitätsstandards. Mithilfe der BPM Managed Services von Iron Mountain können Unternehmen all diese Auflagen einem erfahrenen Service-Provider überlassen und schnell und problemlos auf ihre digitalisierten Daten zugreifen."

Die BPM-Services von Iron Mountain können unabhängig in eine bestehende IT-Infrastruktur sowie in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden, um die Verarbeitung und Digitalisierung von Dokumenten in native Formate zu übernehmen. Dadurch ist kein manuelles Eingeben und Abtippen von Daten mehr erforderlich. Das sorgt für eine hohe Genauigkeit, und dem eigenen Personal bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Autorisierte Mitarbeiter können während des gesamten Prozesses auf die Daten zugreifen und Dokumente entweder online abrufen oder sich die Originale mit einem der Sicherheitsfahrzeuge von Iron Mountain zustellen lassen.

"Heutzutage müssen Business Cases, die in eine verbesserte Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit investieren, kontinuierlich weiterentwickelt und abgewogen werden", sagt Peter Simons, Technischer Spezialist des Chartered Institute of Management Accountants (CIMA). "Die Studie von Iron Mountain zeigt: Buchhaltungsabteilungen nehmen eine wichtige Rolle ein bei der Optimierung von Rechnungsprozessen."

Forschungsmethode

Die Studie wurde unter 200 Führungskräften durchgeführt, die in Unternehmen (mit mehr als 250 Mitarbeitern) für die Zahlung von Eingangsrechnungen verantwortlich sind. Dabei befragte das Marktforschungsinstitut YouGovStone jeweils 50 Teilnehmer in Deutschland, Spanien, Frankreich und im Vereinigten Königreich in ihrer Muttersprache. Die Interviews fanden sowohl online als auch telefonisch statt. YouGovStone wählte die Teilnehmer nach dem Zufallsprinzip aus den eigenen bestehenden Forschungs-Panels sowie aus externen europaweiten Datenquellen aus. Die Befragung erfolgte zwischen dem 4. und 21. Februar 2011.

Weitere Informationen über Iron Mountain finden sich unter http://www.ironmountain.de.
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