Pressemitteilung von Markus Walter

Ticketsystem für SharePoint Online und Office 365: Zeitersparnis bei Mitarbeiter- oder Kundenanfragen

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Das Ticketsystem von utilitas (http://www.utilitas.net/it-verwaltung_sharepoint_online.html) für SharePoint Online und Office 365 erleichtert jetzt wesentlich die Arbeit von IT-Abteilungen oder im Customer-Support und steigert dort die Produktivität. Die zuständigen Mitarbeiter können mit der schlank gehaltenen App sämtliche Aufgaben im Anwendersupport überblicken und zügig abarbeiten. Offene und überfällige Tickets sind jederzeit ersichtlich. Tickets lassen sich einfach und schnell mit Hilfe eines Formulars anlegen, bearbeiten und verwalten. Bei Urlaub oder Abwesenheit eines Mitarbeiters können die Tickets auch an einen Kollegen übertragen werden, sodass die fälligen Aufgaben zeitnah und termingerecht erledigt werden. Das Ticketsystem in der Cloud ist mit einer leistungsfähigen Suche ausgestattet, über die nach sämtlichen Ticketinhalten gesucht werden kann. So lässt sich beispielsweise nur ein Stichwort eingeben oder auch eine der zuvor vergebenen einheitlichen Kategorien, um ein bestimmtes Ticket innerhalb weniger Sekunden auf den Bildschirm zu rufen. So lassen sich auch Statusanfragen von Anwendern schnell und zuverlässig beantworten. Mit einer hinterlegten Historie lassen sich auch abgeschlossene Tickets jederzeit noch einmal aufrufen. Alle Vorgänge können so im Detail nachvollzogen werden oder, falls erforderlich, erneut öffnen und weiter bearbeiten. Das Ticketsystem von utilitas kann in unterschiedlichsten Fachbereichen eingesetzt werden, beispielsweise auch in der Personalabteilung.

Schon das Anlegen eines Tickets ist intuitiv möglich. Das Anliegen des Nutzers oder des Kunden kann bereits während eines Telefonats bequem mit einer kurzen Beschreibung erfasst werden. Per Klick werden weitere Angaben ergänzt, wie etwa das Fälligkeitsdatum des Tickets oder eine Kategorie. Weiterhin können - auch noch zu einem späteren Zeitpunkt -Dokumente hinzufügt werden. Das Anlegen erfordert damit nur minimalen Zeitaufwand. Gleiches gilt für die Bearbeitung. Neue Tickets werden in einer Warteschlange abgelegt. Hier kann der zuständige Mitarbeiter einzelne Aufgaben heraussuchen, sich selbst zuweisen und bearbeiten und sie im Idealfall direkt abschließen. Bei gleichartigen Problemen, die häufiger auftreten, lassen sich zum Ticket passende Wiki-Artikel hinzufügen, die dem Anwender oder Kunden bereits weiterhelfen. In einer integrierten Wissensdatenbank können Lösungen für auftretende Probleme oder Anfragen dokumentiert werden.

Entsprechend dem smarten und bewährten App-Konzept von utilitas ist der Funktionsumfang des Ticketsystems bewusst schlank gehalten und auf die wesentlichen Features beschränkt. So ist eine schnelle, intuitive Einarbeitung möglich, die die Akzeptanz bei den Anwendern sicher stellt. Die smarte Lösung punktet sogar mit separaten Auswertungsmöglichkeiten. Es können sowohl die Anzahl aller Tickets als auch die Anzahl aller Tickets nach Kategorien ausgewertet werden. Zudem ist es möglich, beispielsweise vollständige Suchergebnisse oder auch nur einzeln ausgewählte Daten für weitere Analysen nach Excel zu exportieren.

"Im Anwender- oder Kundensupport ist die Zeit meistens knapp, die personellen Ressourcen sehr begrenzt, und es zählen schnelle Ergebnisse, damit alle Nutzer zufrieden sind. Vor allem sollten zugesagte Termine zuverlässig eingehalten werden. Daher haben wir ein übersichtliches Ticketsystem konzipiert, das einfach bedient werden kann und zudem alle wichtigen Funktionen aufweist", fasst Peter Haupt, Geschäftsführer der utilitas GmbH, die Vorteile zusammen. Auch das Rollenkonzept ist folgerichtig schlank gehalten: Es gibt Benutzer, die Tickets anlegen und bearbeiten dürfen, sowie Administratoren mit einem Vollzugriff. Die App hat sich bereits im Praxiseinsatz bei Unternehmen jeder Größenordnung bereits bewährt. Die Mitarbeiter in den Support-Abteilungen, die mit dem Ticketsystem arbeiten, profitieren von einer spürbaren Zeitersparnis.
Bis zum 31. März 2013 entfällt die Einrichtungsgebühr für die App, wenn das Ticketsystem von utilitas gemietet wird. Firmen- & Pressekontakt