Pressemitteilung von Markus Walter

Transparentes Hotelmanagement zur Messe: Tetra Pak nutzt Software und Dienstleistungen von Heidler Kommunikationssysteme

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Hünstetten, im Mai 2013. Erstmals nutzte Tetra Pak zur Anuga FoodTec 2012 das Software- und Dienstleistungsangebot der Heidler Kommunikationssysteme GmbH im Bereich Hotelmanagement. Insgesamt buchten 55 Landesgesellschaften des weltweit agierenden Unternehmens für Lebensmittelverarbeitungs- und -verpackungslösungen mehr als 6000 Übernachtungen über das Heidler System.

Die Kombination aus Dienstleistung und webbasierender Software berücksichtigt die individuellen Anforderungen, die Unternehmen wie Tetra Pak an Messehotels stellen und gewährleistet gleichzeitig einen transparenten Abwicklungsprozess. Für Tetra Pak stellten die Entfernung zur Messe Köln, die Anzahl der Betten pro Hotel, die Hotelkategorie sowie die Verpflegungsmöglichkeiten im Hotel wichtige Kriterien dar. Darauf basierend erstellte das Heidler Hotelteam eine Liste mit möglichen Hotels. Im nächsten Schritt wurde die Software an die Anforderungen von Tetra Pak angepasst und die gewählten Hotels eingepflegt. Sämtliche Informationen zu den Hotels und den Zimmern konnten dann von allen Landesgesellschaften abgerufen werden.

Im Hotelmodul können die Buchungen durch die Buchungsbeauftragten der Landesgesellschaften jederzeit überprüft und geändert werden. Nach unterschiedlichen Kriterien können Buchungslisten erstellt werden. Auch freie Hotelkontingente werden angezeigt und können verschoben werden.

Gerade hier liegt der wesentliche Vorteile für Heinrich Iben, Manager Automotion Central Europe bei Tetra Pak und verantwortlich für die Einführung von WebConnect: "Speziell kurz vor der Messe kommen noch viele kurzfristige Änderungen auf uns zu. Mit der Heidler Software-Lösung erhalten wir uns immer die Transparenz und können damit wesentlich effizienter planen."

Darüber hinaus profitierte Tetra Pak vor und während der Messe von der Integration des Hotelmoduls in die WebConnect-Plattform. Schon seit 2006 arbeitet Tetra Pak zur Kommunikation auf dem Messestand und der Planung der Konferenzräume mit WebConnect. Durch die Integration des Hotelmoduls können zahlreiche Dateneingaben entfallen, da sämtliche Informationen zur Aufenthaltsdauer, dem Hotel und den Adressinformationen schon erfasst wurden. Für Tetra Pak programmierte Heidler Kommunikationssysteme kurzfristig eine zusätzliche Seminarverwaltung, die über das WebConnect System abgewickelt werden kann.

Das System unterstützte die Landesgesellschaften auch bei der Beantragung der Visas durch die Erstellung der "Letter-of-invitation" sowie bei der Kontrolle der Hotelabrechungen durch die übersichtlichen Belegungslisten.

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