Pressemitteilung von rubinion AG

Wenn Fördermittelprozesse transparent werden müssen

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Viele große soziale Träger und Non-Profit-Organisationen haben ihre kaufmännischen Kernprozesse längst digitalisiert. Doch bei Fördermitteln, Projektabrechnungen und Verwendungsnachweisen entstehen häufig weiterhin Medienbrüche. Werden Zuschüsse, Budgets und Nachweise außerhalb zentraler Systeme verwaltet, steigen Aufwand und Risiko. Bestehende SAP-Landschaften können hier eine tragfähige Grundlage bieten – wenn sie um branchenspezifische Funktionen für gemeinnützige Organisationen erweitert werden.


Finanzbuchhaltung, Controlling, Fakturierung oder Personalprozesse laufen in vielen großen sozialen Einrichtungen und NPOs bereits über zentrale Systeme wie SAP. Anders sieht es oft in angrenzenden Spezialprozessen aus: Planung, Reporting, Fördermittelverwaltung oder der Austausch mit Banken und Behörden werden vielerorts noch über Excel, manuelle Abstimmungen oder Insellösungen organisiert. „Die klassischen Buchhaltungs- und Fakturierungsprozesse sind in vielen sozialen Einrichtungen zwar bereits gut abgebildet“, sagt Dieter Bösch, Bereichsleiter bei rubinion. „In Planung, Reporting und in Spezialprozessen wie der Fördermittelverwaltung entstehen aber häufig noch Medienbrüche, die beträchtliche Risiken nach sich ziehen können.“ rubinion unterstützt Non-Profit-Organisationen als SAP-Spezialist dabei, solche Anforderungen in bestehende Systemlandschaften zu integrieren.


Mehr als Effizienz


Digitale Verwaltung ist im Sozialwesen und in Non-Profit-Organisationen nicht nur ein Mittel zur Prozessbeschleunigung. Soziale Träger und Organisationen müssen wirtschaftlich handeln, Mittel zweckgerecht einsetzen und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren. „Das betrifft interne Steuerung ebenso wie externe Prüfungen, Fördermittelgeber oder Kostenträger“, fügt Bösch hinzu. Informationen aus Verwaltungssystemen können beispielsweise für Pflegesatzverhandlungen relevant sein. Sind Daten unvollständig oder über mehrere Dateien verteilt, verschlechtert das die Verhandlungs- und Auskunftsfähigkeit.


Besonders deutlich zeigt sich dies bei Fördermitteln. Öffentliche Zuschüsse, projektbezogene Mittel oder zweckgebundene Förderungen müssen lückenlos dokumentiert sein. „Wenn eine Organisation nicht mehr in der Lage ist, z. B. einen vollständigen Verwendungsnachweis zu erstellen, kann das im schlimmsten Fall zum Förderstopp führen“, erklärt Bösch. Damit wird gelungene Digitalisierung zum Grundpfeiler der finanziellen Stabilität. Es geht darum, belastbare Informationen für Steuerung, Nachweisführung und Compliance bereitzustellen.


Warum Standardprozesse nicht immer reichen


SAP ist bei vielen großen sozialen Trägern sowie NPOs eine etablierte Plattform. Finanzwesen, Controlling, Personalmanagement, Fakturierung und auch Beschaffung lassen sich darüber umfassend abbilden. Gleichzeitig deckt der SAP-Standard jedoch nicht alle Besonderheiten des Non-Profit-Sektors ab. Spendenverwaltung, Bußgeldverwaltung, spezielle Planungsanforderungen oder Fördermittelprozesse unterscheiden sich deutlich von den Abläufen klassischer Wirtschaftsunternehmen.


„Es wird deutlich, dass die Kernprozesse im Finanzwesen dort an ihre Grenzen stoßen, wo die Anforderungen der Sozialwirtschaft deutlich von denen klassischer Unternehmen abweichen“, sagt Bösch. Gerade Fördermittel seien laut Bösch ein gutes Beispiel für solch einen speziellen Teilbereich in der Sozialwirtschaft. Die Mittel ließen sich etwa nicht allein buchhalterisch betrachten, so Bösch. „Ein Fördermittelgeber verlangt Verwendungsnachweise oft in einer Struktur, die nicht mit internen Kostenstellen oder Konten übereinstimmt. Neben der Buchungssicht braucht es daher die Sicht des Zuschussgebers mit eigenen Laufzeiten, Budgets, Ausgabearten, Eigenanteilen und Nachweislogiken.“


Medienbrüche werden zum Risiko


Häufig kommen dann parallel zu SAP externe Tools wie Excel-Anwendungen zum Einsatz. Diese mögen flexibel, vertraut und schnell verfügbar sein, bergen jedoch bedeutende Nachteile, warnt Bösch: „Bei komplexen Förderstrukturen wird diese Flexibilität zum Risiko. Unterschiedliche Dateiversionen, manuelle Übertragungen und individuelle Tabellenlogiken erschweren eine lückenlose Dokumentation.“ Hinzu komme sogenanntes Inselwissen: Denn häufig wissen nur einzelne Personen, wie eine Auswertung aufgebaut ist oder welche Anpassungen vorgenommen wurden.


„In Excel ist eine lückenlose Dokumentation folglich nur schwer sicherzustellen“, betont Bösch. „Es besteht immer die Gefahr, dass Vorgänge, die im System gebucht wurden, nicht vollständig in der finalen Dokumentation landen.“ Für soziale Träger zieht das dann zusätzliche Prüfaufwände und ein höheres Fehlerrisiko nach sich. Auch Vertretungen, Personalwechsel oder externe Prüfungen werden schwieriger umsetzbar, wenn Prozesse nicht im System, sondern in individuellen Tabellenkonstruktionen abgebildet sind.


Fördermittel über den gesamten Lebenszyklus steuern


Ein in SAP integriertes Fördermittelmanagement hingegen bildet den gesamten Lebenszyklus eines Fördervorhabens ab, und zwar von der Bewilligung bis zum Verwendungsnachweis: „In SAP kann dies über Objekte wie Förderung, Fonds, Vorhaben sowie Einnahme- und Ausgabearten strukturiert werden“, erläutert Bösch. „Die Förderung bildet den bewilligten Zuschuss ab. Das Vorhaben sammelt Einnahmen und Ausgaben. Einnahme- und Ausgabearten gruppieren Buchungen nach den Vorgaben des Fördermittelgebers. Fonds kennzeichnen die Mittelherkunft, etwa Eigenmittel oder externe Zuschüsse.“


Der Nutzen liege laut Bösch darin, dass Daten aus vorgelagerten Bereichen wie Finanzwesen, Controlling, Personalwesen oder Projektsystem integriert fortgeschrieben werden können. Zahlflüsse, Buchungen und Planwerte werden nicht nachträglich in Tabellen übertragen, sondern in der Struktur des Fördermittelgebers abgebildet. „Entscheidend ist, dass die Organisation nicht erst am Ende eines Projekts beginnt, Informationen zusammenzusuchen“, so Bösch. „Sondern Transparenz entsteht bereits während der Laufzeit.“


Dazu gehört auch die Budgetsteuerung. Werden Planzahlen hinterlegt und mit Ist-Werten abgeglichen, kann das System frühzeitig auf Budgetgrenzen reagieren. Bei einer Bestellung lässt sich beispielsweise prüfen, ob für das betreffende Vorhaben noch Budget vorhanden ist. Ein integrierter Ablauf kann so verhindern, dass Budgetüberschreitungen erst im Nachhinein sichtbar werden.


Bestehende SAP-Landschaften gezielt erweitern


Um diese Anforderungen abzubilden, müssen soziale Träger ihre bestehenden SAP-Systeme allerdings nicht umfänglich ersetzen. Sinnvoll ist vielmehr, vorhandene Landschaften gezielt zu erweitern. Teilweise stellt SAP selbst branchenspezifische Funktionen bereit. Wo diese nicht ausreichen, können spezialisierte Partner zusätzliche Lösungen entwickeln und integrieren.


rubinion etwa setzt an dieser Stelle an. In klassischen SAP-Umgebungen oder Private-Cloud-Szenarien können Erweiterungen des Spezialisten als Add-ons eingebunden werden. In Public-Cloud-Szenarien verlagert sich der Ansatz stärker auf die SAP Business Technology Platform, über die branchenspezifische Funktionen angebunden werden können, ohne den Kern der Cloud-Lösung zu verändern. „Die vorhandene SAP-Struktur bleibt die Basis“, sagt Bösch. „Branchenspezifische Funktionen ergänzen sie dort, wo soziale Träger zusätzliche Anforderungen haben.“


So bleiben etablierte Prozesse erhalten, während Spezialanforderungen systematisch integriert werden. Fördermittelstellen reduzieren dadurch manuelle Nacharbeit, Projektverantwortliche erhalten transparent Einblick in bewilligte, verbrauchte und verfügbare Mittel, und das Controlling kann Fördervorhaben auswerten. Voraussetzung ist eine saubere Ist-Aufnahme unter Einbindung der Fachbereiche: Nur wenn Fördermittelstellen, kaufmännische Abteilungen, Controlling und Projektverantwortliche früh beteiligt werden, entsteht Akzeptanz für neue digitale Abläufe.


Fazit


Digitale Verwaltungsprozesse sind für soziale Träger längst zum strategischen Thema geworden. Während Kernprozesse häufig bereits in SAP oder vergleichbaren Systemen laufen, entstehen in Spezialbereichen wie Fördermittelverwaltung, Projektabrechnung und Verwendungsnachweisen jedoch weiterhin erhebliche Medienbrüche. Gerade dort aber entscheidet sich, ob Mittel transparent gesteuert, Nachweise vollständig erstellt und Prüfungen zuverlässig vorbereitet werden können.


Bestehende SAP-Landschaften bieten eine stabile Grundlage, wenn sie von Spezialisten wie etwa rubinion gezielt um branchenspezifische Funktionen erweitert werden. So lassen sich Fördervorhaben vom Mittelzufluss über Budgetsteuerung und Projektabrechnung bis zum Verwendungsnachweis integrieren. Das reduziert manuelle Aufwände, verbessert die Datenqualität und stärkt die Auskunftsfähigkeit gegenüber Fördermittelgebern, Kostenträgern und internen Entscheidungsträgern. Für soziale Träger entsteht daraus mehr Sicherheit im Umgang mit Mitteln, Projekten und Nachweispflichten.



INFO: Wie Fördermittelmanagement in SAP abgebildet wird


Fördermittelmanagement ist mehr als eine zusätzliche Auswertung im Rechnungswesen – und muss laut rubinion deshalb die Struktur des Fördergebers direkt im System berücksichtigen.


Das SAP-Fördermittelmanagement bildet die Sicht unterschiedlicher externer Zuschussgeber ab. Ziel ist es, Zuschüsse, Budgets, Mittelherkunft und Verwendungsnachweise nicht nur buchhalterisch, sondern entlang der jeweiligen Förderlogik zu strukturieren.


Dafür arbeitet das Modul mit mehreren zentralen Objekten. Die Förderung bildet den bewilligten Zuschuss beziehungsweise die juristische Zusage ab. Ihr werden bspw. Fördermittelgeber, Laufzeit, Vorhaben, Einnahme- und Ausgabearten sowie Fonds zugeordnet. Das Vorhaben sammelt die Einnahmen und Ausgaben und dient als Grundlage für Reporting und Verwendungsnachweise. Über Einnahme- und Ausgabearten werden Buchungen nach den Vorgaben des Fördermittelgebers gruppiert. Fonds kennzeichnen die Mittelherkunft, etwa interne Eigenmittel oder externe Zuschüsse.


Zahlflüsse aus vorgelagerten SAP-Bereichen wie Finanzwesen, Controlling, Personalwesen oder Projektsystem werden integriert fortgeschrieben. Dadurch lassen sich Plan- und Ist-Werte laufend abgleichen. Die Budgetsteuerung kann beispielsweise bereits bei einer Bestellung prüfen, ob ausreichend Mittel verfügbar sind. Auch Eigenanteile, indirekte Kosten oder Overhead lassen sich systematisch abbilden. Verwendungsnachweise für unterschiedliche Zuwendungsgeber können so deutlich einfacher und nachvollziehbarer erstellt werden.



Autor: Patrick Schulze, Journalist für Wordfinder

(Bildquelle: rubinion AG) Firmen- & Pressekontakt