Pressemitteilung von Thomas Rentschler

Firmen unterschätzen den Aufwand bei der globalen Meeting- und Event-Konsolidierung

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Immer mehr Unternehmen in Deutschland wollen 2014 nach Angaben des Geschäftsreisedienstleisters Hogg Robinson Group (HRG) ihren Einkauf verstärkt konsolidieren. Nachdem bei der klassischen Geschäftsreise weitgehend alle Einsparpotentiale ausgereizt worden seien, "stehen künftig die Bereiche Events, Meetings und Gruppenreisen im Fokus der Konsolidierungsbemühungen", sagt HRG-Geschäftsführer Wolfgang Straßer. Das ergab eine Umfrage bei den Unternehmen bundesweit. Ergebnis: "Das wird ein großer Kraftakt für die Firmen, vor allem dann, wenn die Konsolidierung auf globaler Ebene implementiert werden soll", so Straßer. Zwei Drittel der befragten Firmen würden die Herausforderungen bei der Transformation unterschätzen.

Unternehmen, die diesen Prozess bereits vollzogen hätten, durchlaufen HRG zufolge meist vier Phasen: Zuerst müssen klare Richtlinien und Genehmigungsprozesse in allen Regionen implementiert werden. Danach folgt die erste Konsolidierung. Die mündet in die strategische Konsolidierung, die dann zur völligen Optimierung führt. Wenn dieses Vorhaben scheitere, dann liegt das Straßer zufolge meist daran, dass viele Unternehmen nicht so aufgestellt sind wie sie denken. "Es besteht oft eine große Diskrepanz zwischen Wunsch und Wirklichkeit."

Merkmale der ersten Phase sind: Häufig gibt es weder Richtlinien noch Genehmigungsprozesse und keine bevorzugten Dienstleister und Lieferanten und auch keinen Registrierungsprozess für Teilnehmer. Meetings werden pro Event organisiert. "Einspareffekte werden so nicht erzielt", stellt Straßer fest.

In der zweiten Phase werden erste Konsolidierungsansätze anhand strategischer Überlegungen angestellt und rudimentäre Richtlinien entwickelt. Einfache Registrierungsprozesse sind umgesetzt, wobei die Nutzungsrate in der Regel noch gering ist.

Erst in der dritten Phase ist die Strategie vollständig definiert und alle wichtigen Entscheidungsträger sind eingebunden. Es gibt jetzt auch Richtlinien für alle wichtigen Bereiche. Daten zur Steuerung des Programms stehen zur Verfügung, Reports über Einsparungen werden regelmäßig erstellt und die Nutzung bei Registrierungsprozessen beträgt über 50 Prozent.

In der vierten Phase wird die Strategie harmonisiert mit den übergeordneten Geschäftszielen und von allen Bereichen unterstützt. Die Adoptionsrate der Richtlinien liegt bei über 80 Prozent. Sämtliche Prozesskomponenten werden durch eine einheitliche technologische Lösung abgebildet. Ein stabiles bevorzugtes Leistungsträgerprogramm ist etabliert. Einsparungsziele sind klar definiert und die tatsächlich generierten Einsparungen transparent dargestellt.

Ein Unternehmen hat auf diese Weise Straßer zufolge Einsparungen in Höhe von 20 Prozent der Kosten erzielt und die Stornogebühren um sieben Prozent gesenkt. Außerdem beziehe diese Firma jetzt einheitliche Daten für über 40 Länder.
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