Pressemitteilung von Juliane Becker

TDS und BEGIS: Digitale Akte und Digitale HR-Workflows als Service

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Neckarsulm, 10. Juli 2012. - Der IT- und HR-Komplettdienstleister TDS (www.tds.fujitsu.com (http://www.tds.fujitsu.com)) bietet EDIB-Workflows und EDIB-Akte von BEGIS im Rahmen einer Kooperation beider Unternehmen ab sofort "as a Service" aus seinen hochsicheren Rechenzentren in Deutschland. Mit dem Online-System können HR-Abteilungen administrative Prozesse der Personalwirtschaft digital abbilden und die Aufgaben standortunabhängig sowie papierlos mit einem zentralen Werkzeug erledigen. So lassen sich beispielsweise Anträge, Änderungsmeldungen, Bewerbungen, Einstellungen und Versetzungen oder die Erfassung von Prämien schneller, kostengünstiger sowie unter Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen ganz einfach über den Browser bearbeiten. Beteiligte Mitarbeiter werden automatisiert über E-Mail eingeladen, erforderliche Dokumente erzeugt und die Prozessdaten an Zielsysteme übertragen. Die Anbindung an die gängigen Personalsysteme und die digitale Personalakte erfolgt über standardisierte Schnittstellen. Mit EDIB-Workflows behalten besonders Personaler in Unternehmen mit verteilten Standorten den Überblick über laufende und abgeschlossene Vorgänge sowie die zugehörigen Dokumente. Die Lösung beschleunigt auch das Suchen und Auffinden von Informationen und unterstützt Employee Self Service (ESS) und Management Self Service (MSS), was für weitere Zeitersparnis sorgt.

Digitalisierung beginnt beim Posteingang

Der Grundstein für den digitalen Workflow wird dabei bereits im Posteingang gelegt. Der Service beinhaltet deshalb auch die Belieferung des Workflow-Systems über die zentrale Postbearbeitung von BEGIS. Innerhalb kürzester Zeit nach dem Eingang der Post stehen Dokumente digital zur Verfügung: Jeder Beleg wird über OCR (Optical Character Recognition) erkannt, maschinell klassifiziert, bei Bedarf korrigiert, mit den entsprechenden Nutzungsrechten versehen und revisionssicher abgelegt. Über eine konfigurierbare Schnittstelle versorgt das System auch die digitale Personalakte mit Dokumenten und Attributen oder das Personalabrechnungssystem mit erkannten und plausibilitätsgeprüften Daten von Geschäftsvorfällen. Höchste Sicherheit für alle Informationen garantieren EDIB-Workflows und EDIB-Akte durch ein rollenbasiertes Benutzersystem und modernste Verschlüsselungsverfahren.

"Während papierlastige Bereiche von Unternehmen den Belegfluss seit längerem digital unterstützen lassen, steht diese Entwicklung in der Personalarbeit noch am Anfang", sagt Thomas Eggert, Geschäftsführer der TDS HR Services & Solutions GmbH. "Der Einsatz der digitalen Personalakte vereinfacht zwar die Ablage und den Zugriff. Der effiziente Prozess für den Weg eines Belegs zur Akte wird dabei häufig noch vernachlässigt. Wir bieten zusammen mit BEGIS Personalern mit unserem neuen Angebot nun eine durchgängige und skalierbare Komplettlösung für Workflow und digitale Personalakte aus einer Hand - vom Posteingang bis zur Akte inklusive rechtssicherem Betrieb, Wartung und Pflege im Application Service Providing aus unseren zertifizierten Rechenzentren in Deutschland."

Interessierte können sich von der Leistungsfähigkeit der EDIB-Workflows und der EDIB-Akte auch auf der Veranstaltung DER PERSONALKONGRESS 2012 (28./29. November, Lokhalle Göttingen, http://www.der-personalkongress.de (http://www.der-personalkongress.de/der-personalkongress) überzeugen.

Weitere Informationen zum Digitalen Workflow stehen im Internet unter http://www.tds.fujitsu.com/digitaler-workflow (http://www.tds.fujitsu.com/digitaler-workflow).
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