Pressemitteilung von Manuel Krause

Die 3 häufigsten Fehler bei der Wahl für ein externes Schreibbüro und wie sie vermieden werden können

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Immer mehr Unternehmen, Kliniken, Kanzleien, Behörden oder Selbstständige nutzen der Service eines externen Schreibbüros - und sind im Nachhinein schwer enttäuscht: Viele Fehler, unzureichende Formatierungen und Überschreiten der Fertigstellungszeiten sind leider Gang und Gebe.

Nachfolgend sind die 3 häufigsten Fehler, die bei der Wahl für ein externes Schreibbüro gemacht werden und die dazugehörigen Lösungsvorschläge.

Fehler #1: Nur auf den Preis achten
Das ist wohl der häufigste Fehler, der gemacht wird. Es wird auf jeden Cent geachtet und dabei die Qualität vollkommen vernachlässigt. Häufig ist aber der Preis auch ein Indiz für Qualität! Was hilft es Ihnen, wenn Sie für die Verschriftlichung einen etwas geringen Betrag gezahlt haben, für die Korrektur aber einen immensen Zeit-, und damit verbunden, Geldaufwand haben?
Lösung: Achten Sie auf Referenzen aus Ihrem Fachbereich und die Größe des Schreibpools (Die Größe des Schreibpools zeugt grundsätzlich von Qualität, weil die Schreibkräfte in die unterschiedlichen Fachbereiche eingeteilt werden können). Wünschenswert wäre darüber hinaus eine Nachkontrolle der fertiggestellten Schriftstücke vor der endgültigen Auslieferung, wie es dieses Schreibbüro (http://www.amanu.de) anbietet. Durch höhere Qualität sparen Sie im Endeffekt Zeit und Geld.

Fehler#2: Nur Schreibbüros aus der Region berücksichtigen
Die örtliche Verbundenheit spielt bei vielen Unternehmen immer noch eine große Rolle. Häufig werden analoge Kassetten von einem Kurier abgeholt und zum externen Schreibbüro gebracht, wie es auch in den vergangenen 10 Jahren die Regel war.
Lösung: Im Zeitalter des Internets ist bei der Auslagerung der Schreibarbeiten die örtliche Verbundenheit passé. Ihre Diktate können innerhalb von Sekunden über das Internet an das externe Schreibbüro übermittelt werden, wodurch Sie wiederum wichtige Zeit einsparen können. Sollten Sie noch analog (Kassette) diktieren, steigen Sie sobald wie möglich auf die digitale Diktierweise um. Die digitalen Geräte sind von der Bedienung ähnlich der analogen, bieten aber zusätzliche Funktionen an.

Fehler#3: Schreibbüro für Sonderwünsche bezahlen
Das ist eine häufige Masche dem Kunden mehr Geld aus der Tasche zu ziehen. Sie bekommen einen günstigen Grundpreis, müssen allerdings verschiedene Aufpreise zahlen, die oftmals nicht nachvollziehbar sind. Sollten Sie außergewöhnliche Vorgaben haben (z.B. Bearbeitungszeit von 3 Stunden), dann ist ein Aufpreis OK. Aber einen 20%-igen Aufpreis zu bezahlen, wenn anstatt in Arial 12 in Calibri 12 geschrieben werden soll, ist unverschämt. Die Fertigstellungszeit ist für externe Schreibbüros auch eine häufig genutzte Möglichkeit Zusatzkosten zu veranschlagen. Als Richtgröße gilt der Zeitraum 48 Stunden (besser 24 Stunden) ohne Aufschlag.
Lösung: Wenn die Preise nicht transparent sein sollten, lassen Sie sich ein Angebot machen. Häufig wird ein Aufschlag für "schlechte Aufnahmequalität" oder "schwieriger Fachbereich" genommen, ohne dass diese Punkte genauer definiert sind. Schicken Sie ein Beispieldiktat und lassen Sie sich ein Angebot machen, das auch für Folgeaufträge gilt. Und klären Sie unbedingt die generelle Fertigstellungszeit ab.

Falls Sie diese Fehler vermeiden, erhalten Sie auch tatsächlich das, was Sie von einem externen Schreibbüro erwarten können: Geringe Kosten, hohe Qualität und kurze Fertigstellungszeiten.
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