Pressemitteilung von Lars Henckel

5 effektive Tipps für Besprechungen

10.05.2016 / ID: 226635

Immobilien

Im Daily Business gehören Besprechungen zu den wichtigsten Kommunikations- und Arbeitsschritten. Damit diese jedoch in einen thematischen Rahmen eingebunden sind und schnell zum gewünschten Meeting-Ergebnis führen, gehören hierzu effektive Strategien. CONTORA Office Solutions stellt Ihnen die 5 wichtigsten Verfahrensweisen vor.

München, 10. Mai 2016 - Jede Besprechung beginnt zunächst mit einer guten Vorplanung. Hierzu gehören die Koordinierung und Klärung der Räumlichkeiten, die Terminvereinbarung sowie auch die Formulierung eines genauen Besprechungsziels bzw. einer Agenda. Gerade beim ersten Punkt kann es oft schon zu Schwierigkeiten kommen, da nicht jedes Unternehmen über entsprechende Raumkontingente verfügt. Hierbei kann ein Premium-Office von großem Nutzen sein, da dies für derartige Anforderungen ausgelegt ist. Von der hochwertigen technischen Ausstattung bis hin zum Catering wird für professionelle Unterstützung gesorgt, während sich die Meeting-Teilnehmer auf die Besprechung konzentrieren.

Prioritäten bei der Themenwahl sind wichtig, um einen Fokus zu setzen. Es wird sehr schnell deutlich, dass zu viele Punkte auf der Agenda nicht nur den zeitlichen Rahmen, sondern auch die Konzentration aller Beteiligten überschreiten. Beschränken Sie sich daher vor allem auf wesentliche Aspekte und garantieren Sie somit die bereits genannte gute Vorplanung, damit alle Teilnehmer gut vorbereitet zum Meeting erscheinen.

Bei der Besprechung selbst ist vor allem eine straffe Moderation von großer Bedeutung. Vorab jemanden für die Moderation zu benennen, kann den produktiven Prozess maßgeblich unterstützen, da hierdurch jederzeit gewährleistet ist, dass die Tagesordnung abgearbeitet und Beschlüsse gegebenenfalls dokumentiert werden. Gute Moderationstechniken sorgen für einen strukturierten und erfolgreichen Ablauf der Gespräche.

Damit jedoch nicht nur eine einzelne Person für den reibungslosen Besprechungsablauf verantwortlich bleibt, sind Sitzungsregeln empfehlenswert. Unnötige Störungen wie das Klingeln von Smartphones, Zwischenrufe von Teilnehmen oder das verspätete Erscheinen zum Meeting können mit einigen einfachen Regeln vermieden werden.
Zu einer erfolgreich geführten Besprechung gehört ein präzises Ergebnis mit Feedback. Dies kann die Formulierung von so genannten Milestones sein, die bis zur nächsten Besprechung umgesetzt werden sollen, oder genaue Ziele, auf die man sich gemeinsam geeinigt hat. Ein Feedback am Ende der Veranstaltung hilft, die Gruppendynamik, die Kommunikation und somit auch die Arbeitsfähigkeit zu verbessern.

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