Pressemitteilung von Andrea Warmuth

Dokumenten-Management-System ecoDMS jetzt auch für die Forst- und Landwirtschaft

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Aachen, im Mai 2013. Schluss mit dem Papier- und Dokumentenchaos in der Land- und Fortwirtschaft! Die Maßnahmen der Qualitätssicherung und des Qualitätsmanagements sind in der Landwirtschaft unter anderem für zahlreiche, aufzubewahrende Dokumente verantwortlich. ecoDMS unterstützt den Land- und Forstwirten bei der Zuordnung und Verwaltung von Texten, Zeichnungen, Organigrammen und deren Überarbeitungsversionen und sorgt dafür, dass jede Version qualifiziert verwaltet und revisionskonform archiviert wird. Neben diesen Dokumentationen können auch alle weiteren Schriftstücke in Papierform und beliebige, digitale Dateien in ecoDMS aufbewahrt und in Sekundenschnelle wiedergefunden werden.

Mit einer klaren Struktur für die Ablage und einer sinnvollen, automatisierten Volltextindizierung der Unterlagen (Grundrisse, Geburtsurkunden, Rechnungen, Verträge, Garantiescheine, Belege, Korrespondenz, etc.) wird sichergestellt, dass alle relevanten Dokumente durch Eingabe von Stichworten und/oder Metadaten schnell und einfach zu finden sind. Ein weiterer Vorteil dieser elektronischen Archivierungssoftware ist eine Versionsverwaltung sowie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen der Dokumentenklassifizierung und den durchgeführten User-Aktionen in einer Historie.

Ob nun der Kaufvertrag eines Traktors, ein Förderungsantrag oder eine Einladung zur Hochzeit benötigt wird; mit ecoDMS ist die Suche in wenigen Sekunden erledigt. Komfortable Suchfunktionen ermöglichen ein schnelles Wiederfinden der gewünschten Informationen. Die Dateien können direkt in ecoDMS angesehen und geöffnet werden. Werden z.B. Dokumente für die Steuererklärung benötigt, können diese mit wenigen Mausklicks abgerufen und an den Steuerberater übermittelt werden. Bei Bedarf ist zudem eine Weiterleitung zum nächsten Zuständigen oder auch ein Versand per E-Mail problemlos möglich.

Die Vergabe von Metadaten und eine automatische Volltextindizierung für alle abgelegten Schriftstücke optimiert die Dokumentenprozesse enorm. Dies bietet mehr Transparenz und eine verlässliche Vorsorge für eine plötzliche Abwesenheit von der für die Archivierung zuständigen Person.

Das Programm unterstützt die gängigen Office- und E-Mail-Anwendungen und bietet über einen PDF/A-Druckertreiber eine Schnittstelle zu Standardanwendungen wie beispielsweise der Lohnbuchhaltung oder Buchführung. Bereits vorhandene Dokumente können auch bei geringen Vorkenntnissen einfach in das System eingepflegt werden. Eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung ermöglicht zudem die korrekte Zuweisung und einen sicheren Dokumentenzugriff..

ecoDMS ist das perfekte Archivsystem für private und berufliche Dokumente. Das Client-Server-System kann ab sofort bei der Installation mit nur einem Mausklick automatisch für die Land- und Fortwirschaft vorkonfiguriert und dann sofort verwendet werden. Neben dieser Branche bietet der Hersteller, die applord GmbH, ecoDMS auch für beliebige andere Branchen und Bereiche an. Egal ob Privatleute, Ein-Mann-Betrieb oder große Firma. Ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis, eine benutzerfreundliche Oberfläche, die leichte Bedienung und flexible Einrichtungsmöglichkeiten machen den Einsatz dieser qualifizierten Software zur Dokumenverwaltung für jedermann möglich.

Für unschlagbare 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server, welcher beim Kunden liegt und nicht im Netz, erhalten die User ein ausgereiftes und besonderes System zur Dokumentenarchivierung.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite http://www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten. Firmen- & Pressekontakt