Pressemitteilung von Andrea Warmuth

ecoDMS: Elektronisches Archivsystem für Versicherungsmakler

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Aachen, im Mai 2013. Zahlreiche Aktenschränke, Ordner und Papierstapel verteilen sich täglich in den Büros von Versicherungen und deren Maklern. ecoDMS optimiert die Dokumentenprozesse in einem Versicherungsmaklerbüro und senkt gleichzeitig die Unternehmensausgaben.

Das Dokumentenmanagementsystem bildet die Grundlage für eine revisionskonforme Archivierung aller Schriftstücke in Papierform und beliebiger, digitaler Dateien. Beratungsprotokolle, Policen, Maklerverträge, Rechnungen, Belege, Korrespondenz und viele weitere Unterlagen können in diesem elektronischen Archiv langfristig aufbewahrt werden. Das Programm kann bei der Installation mit nur einem Mausklick für die Versicherungsbranche vorkonfiguriert und dann sofort verwendet werden.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an ein professionelles Dokumenten-Management-System:
1. Sichere Ablage aller Schriftstücke und anderer Dateien in einem zentralen Archiv
2. Einfache Bedienung und eine benutzerfreundliche Oberfläche
3. Qualifizierte Verwaltung aller Dateien und Informationen
4. Standortunabnhängiger und sekundenschneller Zugriff auf alle archivierten Dokumente

Die Software unterstützt den Versicherungsmakler beispielsweise bei der Zuordnung und Bearbeitung von Beratungsprotokollen gemäß der gesetzlichen Dokumentationspflichten. Die erstellten Dokumente können schnell und sicher in ecoDMS abgelegt werden und über eine Versionsverwaltung bei Bedarf weiter bearbeitet werden.

Der Zugriff auf das elektronische Archiv ist vom Innen- und auch vom Außendienst ganz einfach möglich. ecoDMS kann lokal, im Netzwerk, von außen, via Mobile App für Android (Handy, Tablet), über den Webbrowser und/oder via Desktop-Client verwendet werden.

Der Versicherungsmakler kann die Dokumente aufgrund einer modernen Technik direkt beim Mandanten vor Ort archivieren und von dort aus auch in Sekundenschnelle auf die benötigten Akten zugreifen.

Komfortable Suchfunktionen ermöglichen ein schnelles Wiederfinden der gewünschten Informationen. Ob nun die Versicherungspolice eines Mandanten, ein Maklervertrag oder die Rechnung der Miete benötigt wird; mit ecoDMS ist die Suche in wenigen Sekunden erledigt. Die Dateien können sofort über die ecoDMS Oberflächen angesehen und geöffnet werden. Bei Bedarf ist zudem eine Weiterleitung zum nächsten Zuständigen oder auch ein Versand per E-Mail problemlos möglich.

Die Vergabe von Metadaten und eine automatische Volltextindizierung für alle abgelegten Schriftstücke optimiert die Dokumentenprozesse enorm. Dies bietet mehr Transparenz und eine verlässliche Vorsorge für eine plötzliche Abwesenheit von der für die Archivierung zuständigen Person.

Das Dokumenten-Management-Management unterstützt die gängigen Office- und E-Mail Anwendungen Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice, Outlook und Thunderbird. So ist eine Archivierung von Beratungsprotokollen, Briefen, Kalkulationen, Listen, E-Mails und deren Anhänge usw. direkt aus der entsprechenden Software heraus möglich.

Ein spezieller PDF/A- Druckertreiber bildet die Schnittstelle zu Standardanwendungen wie beispielsweise der Lohnbuchhaltung, Buchführung oder anderen druckfähigen Programmen.

In einer Dokumentenhistorie werden alle Änderungen innerhalb der Klassifizierung und die dokumentenbezogen User-Aktionen revisionskonform dokumentiert.

Eine ausgereifte Benutzer- und Gruppenverwaltung sorgt für eine korrekte Zuweisung und für einen sicheren Zugriff auf die Dateien.

Außerdem ermöglicht die Software eine schnelle und einfache Sicherung der gesamten Datenbank, so dass keine Dokumente und Informationen verloren gehen.

ecoDMS überzeugt durch eine einfache Bedienung und mit einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis! Die Vollversion ist für unschlagbare 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf das Archiv erhältlich. Die Einrichtung und Bedienung des Client-Server-Systems ist einfach und flexibel. Bereits vorhandene Dokumente können auch bei geringen Vorkenntnissen einfach in das System eingepflegt werden. Der ecoDMS-Server und die einzelnen Komponenten befinden sich beim Kunden, so dass die Daten auf keinem fremden Server liegen!

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite http://www.ecodms.de (http://ecodms.de/index.php/de/branchen/versicherungsmakler). Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten. Firmen- & Pressekontakt