Pressemitteilung von Dr. Alfried Große

Von der Zettelwirtschaft zur digitalen Projektmappe

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Eine gute und professionelle Projektsteuerung stellt die Weichen für den Projekterfolg. Ziel jeder Projektsteuerung ist es daher, die Ist-Werte des Projekts mit den Soll-Werten des Projektplans wie z.B. Liefertermine, Kosten, Ressourcenzuordnung etc. in Übereinstimmung zu bringen. Dazu muss der Projektverantwortliche aber jederzeit über alle Informationen verfügen. Das gilt vor allem für Unternehmen wie die M.D.S. Meyer GmbH, einem international tätigen Hersteller von Dichtungssystemen und "Hidden Champion" in diesem Marktsegment aus dem niedersächsischen Bakum Harme und Niederlassungen in den Vereinigten Arabischen Emiraten und Russland. Die kontinuierliche interne Entwicklung und Konstruktion von bis zu 50 neuen Produkten, Produktvarianten und Produktänderungen jährlich wird im Rahmen interner Projekte realisiert und hat dazu geführt, dass das Fertigungssortiment sich im Laufe der Jahre auf annähernd 7000 Artikeln kumulierte.

Ausgangssituation
In der Vergangenheit schlummerte nicht nur in der Projektüberwachung und der Projektsteuerung sondern auch in der Qualitätssicherung und Qualitätsdokumentation sowie in der Auftragsverfolgung erhebliches Verbesserungspotenzial. In allen Phasen des internen Projektablaufes vom Projektbeginn bis zur "Null-Serie" standen wichtige Informationen zu Terminen, Materialbeschaffung und Status des Projektes nicht im erforderlichen Maße zur Verfügung. Interne Rückmeldungen über den Status des Projektes erfolgten nicht rechtzeitig, so dass die Materialbeschaffung oft "auf den letzten Drücker" erfolgte. Zudem wurden Projektnotizen nur auf Zetteln angefertigt und waren damit im krankheits- und urlaubsbedingten Vertretungsfalle für andere Mitarbeiter nicht verfügbar. Das Projektauftragsdatenblatt (6-Seiten) und die Auftragsmappe wurden nicht an einer zentralen Stelle im Unternehmen aufgehoben. Zudem sind im Rahmen der Qualitätssicherung und Qualitätsdokumentation sowie für Audits fortlaufende Dokumentationen während der Fertigung zu erstellen, deren Verwaltung bisher nicht einheitlich geregelt war.

Zur Lösung der Probleme hat sich M.D.S zum Einsatz der Software-Lösung kiwiw mit den Modulen kiwiw::KIT, kiwiw::CRM und kiwiw::DMS der kiwiw Systems GmbH aus Norderstedt entschlossen, die in der in Deutschland gehosteten kiwiw-Cloud auf einem virtualisierten Server mit SSL-Verschlüsselung betrieben wird.

Lösungsstrategie
In der kiwiw-Softwarelösung sind Prozesse, Fälle, Regeln, Dokumente, Geschäftsobjekte in einem umfassenden Ansatz nahtlos integriert und werden nicht von miteinander gekoppelten Einzelkomponenten verwaltet. Für die individuelle Entwicklung einer Anwendung auf Basis von kiwiw kommen daher auch keine Prozessmodelle zum Einsatz. Stattdessen definiert man im System die einzelnen Aktivitätstypen, die möglichen Zustände, die Regeln zum Setzen der Zustände, die Bedingungen zur Auswahl von Aktivitäten und die zur Verfügung stehenden Ad-hoc-Möglichkeiten.

Mit dem flexiblen kiwiw::KIT-Baukasten können daher beliebige, individuelle, semi-strukturierte Businessprozesse gestaltet und sofort ausgeführt werden. kiwiw::CRM verfügt über ein vollständiges integriertes CRM-Modul, um Firmen, Personen, Adressen, Beteiligte sowie Organisationen mit Niederlassungen und Betriebsstätten etc. in beliebiger Struktur abzubilden und unter dauerhafter Vermeidung von Dubletten zu verwalten. kiwiw::DMS sorgt dafür, dass die in Businessprozessen/Projekten/Fällen entstehenden Dokumente direkt im DMS dauerarchiviert werden. Da jedes Dokument immer mit einer ausgeführten Aktivität verbunden ist, werden automatisch die notwendigen Metadaten erzeugt und müssen nicht nacherfasst werden.

Durch den Einsatz der kiwiw-Gesamtlösung soll eine Verringerung des allgemeinen Koordinations- und Suchaufwandes und damit eine Arbeitsersparnis, eine bessere Terminierung (z.B. im Wareneinkauf für die "Null-Serie") aller Aktivitäten und eine bessere Vorarbeit für eigene Projekte durch vorbereitete und gleichzeitig flexible Projektabläufe erreicht werden. Die zentrale Verfügbarkeit aller Informationen beendet die bisherige Zettelwirtschaft. Das Projektauftragsdatenblatt wird durch eine digitale Form ersetzt. Gleichzeitig löst eine digitale Auftragsmappe die alte Papiermappe ab. Übersichten über die bereits angeschlossenen und noch zu leistenden Aktivitäten sollen jedem einzelnen Mitarbeiter in jedem einzelnen Projekt zur Verfügung stehen. Dadurch werden im Urlaubs- und Krankheitsfall die Übergaben erleichtert und die Reaktionsmöglichkeiten verbessert. Und auch die automatische Nachweisdokumentation für Audits trägt den Qualitätssicherungs-Anforderungen Rechnung.

Die kiwiw-Lösung ist dabei so ausgelegt, dass sofort mit der produktiven Arbeit, d.h. der Modellierung der Prozesse und - im ersten Schritt - der Umsetzung der Projektmappe im ersten Workshop und dem Import der Kundendaten in das kiwiw-interne CRM-System, begonnen werden kann.
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