Pressemitteilung von Michael Gertges

Stadt Neu-Isenburg setzt bei elektronischer Rechnungsprüfung auf Lösung von LORENZ Orga-Systeme

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Die Stadtverwaltung Neu-Isenburg, Hessen, bearbeitet ihre Eingangsrechnungen jetzt mit dem Rechnungsworkflow "FlowManager Invoice". Im Einsatz ist außerdem die DMS-Software der LORENZ Orga-Systeme GmbH. Beide Systeme werden als Cloud-Lösung betrieben.
Durch die elektronische Rechnungsprüfung entfallen in Neu-Isenburg die bislang üblichen Kontierungsbelege für fast 30.000 Buchungen jährlich. Insgesamt rund 120.000 Seiten müssen nicht mehr in Papierform bearbeitet, sortiert, abgeheftet und archiviert werden. Die komplette Sachbearbeitung mit Rechnungsprüfung, digitaler Signatur der Anordnung sowie Anweisung des Geldes und Verbuchung der Beträge findet ausschließlich am Bildschirm statt. Nach erfolgter Signatur wird der Workflowprozess automatisch beendet und die erfassten Buchungsdaten an Belegschnittstelle des Kassensystems zwecks dortiger Buchung übergeben. Die Rechnungsbearbeitung und Überweisung des Geldes an die Lieferanten beschleunigen und vereinfachen sich dadurch enorm.
Für die Recherche stehen die elektronischen Belege während ihrer Bearbeitungszeit und anschließend in 2Charta-DMS zur Verfügung. Über das interne Netz hat jeder Berechtigte in der Stadtverwaltung Zugriff auf die Rechnungen und deren Bearbeitungsstand. Für Recherchen müssen damit keine Akten mehr aus dem Schrank oder Archiv geholt werden.
"LORENZ hat das Projekt innerhalb kürzester Zeit umgesetzt", erklärt Stefan Schmitt, Erster Stadtrat in Neu-Isenburg, "von der Entscheidung bis zum Produktivstart vergingen nur drei Monate." Bereits seit 10 Jahren archiviert die Stadt darüber hinaus ihre Akten im Bereich Steuern und Abgaben sowie im Einwohnerwesen digital in 2Charta-DMS. Dadurch spart sie jährlich mehrere hunderttausend Blatt Papier und senkt gleichzeitig Raum- und Archivierungskosten.
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