Chancen eines professionellen Vertragsmanagements
11.04.2013
Unternehmen, Wirtschaft & Finanzen
Ein systematisches Vertragsmanagement ist ab einer bestimmten Betriebsgröße und abgeschlossener Verträge notwendig, will man unnötige Probleme und Kosten vermeiden. Denn ein nachlässig geführtes Controlling führt schnell dazu, dass kostspielige Versäumnisse, wie z.B. automatisch verlängerte Wartungsverträge für veraltete Maschinen oder vergessene Neuverhandlungen von Einkaufspreisen, entstehen.
Will man das Vertragsmanagement im Unternehmen professionalisieren, taucht häufig die erste Frage auf, in welchen Abteilungen Verträge geschlossen wurden und wo diese archiviert sind. Oftmals sind Kontrakte über das gesamte Unternehmen verstreut, finden sich in der Produktion, im Einkauf, Marketing und Vertrieb oder in der zentralen Verwaltung. Manche existieren mehrfach, als Original und als Kopie. Selbst die Ablagesysteme der verschiedenen Abteilungen sind oft uneinheitlich. Dies führt im Ernstfall dazu, dass niemand mehr weiß, welche Verträge überhaupt vorhanden sind, wo sie liegen und welche Termine und Fristen darin enthalten sind.
Um diese unübersichtliche Situation zu beheben, sollten alle Verträge des Unternehmens zentral verwaltet werden. Somit sind alle Vereinbarungen als Original an einer Stelle einsehbar. Zusätzlich können Kopien in den einzelnen Abteilungen vorhanden sein.
In einem zweiten Schritt kommt es darauf an, dass auch die Inhalte der Verträge nicht nur einzelnen Mitarbeitern bekannt sind. Denn bei Krankheit, Urlaub oder Kündigung entsteht so schnell die Situation, dass niemand über wichtige Fristen, Termine, Nebenabsprachen oder über den Status laufender Verhandlungen informiert ist. Es besteht die Gefahr, dass wichtige Fristen versäumt oder gegen anderweitige Vertragsverpflichtungen verstoßen wird. Alle wichtigen Vertragsinhalte sollten also den entsprechenden Entscheidungsträgern oder Sachbearbeitern zentral in einem Intranet zur Verfügung gestellt und durch ein elektronisches Wiedervorlagesystem verwaltet werden.
Wenn die Zentralisierung und elektronische Verwaltung aller bestehenden Verträge umgesetzt ist, kommt es darauf an, dass die damit befassten Mitarbeiter dieses System gewissenhaft pflegen und stets auf dem aktuellen Stand halten. Dies erfordert von allen Beteiligten eine gewisse Selbstdisziplin im Umgang mit den vertragssensiblen Informationen und Dokumenten. Eine Neudefinition der internen Prozesse und Abläufe kann dafür sorgen, dass die notwendige Datenpflege und interne Kommunikation korrekt und zuverlässig ablaufen.
Diese Maßnahmen stellen eine gewisse Grundsicherheit im Umgang mit Verträgen, ihren Pflichten und Fristen sicher. Um jedoch eine hundertprozentige juristische Sicherheit zu erreichen, ist es notwendig, die neu geschaffene zentrale Vertragsverwaltung einem regelmäßigen Controlling zu unterziehen. Dies kann durch eine entsprechend kompetente interne Kraft oder durch eine beauftragte Anwaltskanzlei geschehen. Die zweite Variante bietet bei entsprechender Vertragsgestaltung die Chance, dass bei etwaigen Fristversäumnissen der externe Partner für einen entstandenen Schaden haftet.
Bildrechte: Brigitte Averdung-Häfner
http://www.einfach-Klartext.de
Michael Fridrich Businesstraining & Beratung
Feldstraße 41 52070 Aachen
Pressekontakt
http://www.einfach-Klartext.de
Michael Fridrich Businesstraining & Beratung
Feldstraße 41 52070 Aachen
Diese Pressemitteilung wurde über PR-Gateway veröffentlicht.
Für den Inhalt der Pressemeldung/News ist allein der Verfasser verantwortlich. Newsfenster.de distanziert sich ausdrücklich von den Inhalten Dritter und macht sich diese nicht zu eigen.
Weitere Artikel von Michael Fridrich
29.04.2015 | Michael Fridrich
Lampenfieber bewältigen! So legen Sie Ihre Nervosität ab.
Lampenfieber bewältigen! So legen Sie Ihre Nervosität ab.
07.04.2015 | Michael Fridrich
Zwei Kriterien zur internen Kundensegmentierung
Zwei Kriterien zur internen Kundensegmentierung
26.03.2015 | Michael Fridrich
Regelmäßige Anerkennung stiftet Motivation und Orientierung
Regelmäßige Anerkennung stiftet Motivation und Orientierung
21.03.2015 | Michael Fridrich
Diversifikation als Wachstumsstrategie und Risikostreuung
Diversifikation als Wachstumsstrategie und Risikostreuung
08.03.2015 | Michael Fridrich
Whistleblowing - Gefahr oder Schutz für die Unternehmen?
Whistleblowing - Gefahr oder Schutz für die Unternehmen?
Weitere Artikel in dieser Kategorie
28.09.2024 | bettermood Food Corporation
Moodrink™ von bettermoo(d) wird auf Bannern bekannter kanadischer Einzelhändler vorgestellt
Moodrink™ von bettermoo(d) wird auf Bannern bekannter kanadischer Einzelhändler vorgestellt
27.09.2024 | Mustang Energy Corp.
Mustang Energy Corp. gibt strategischen Erwerb des Projekts Brown Lake bekannt
Mustang Energy Corp. gibt strategischen Erwerb des Projekts Brown Lake bekannt
27.09.2024 | Defence Therapeutics Inc.
Defence stellt Unternehmensupdate bereit und arrangiert Finanzierung
Defence stellt Unternehmensupdate bereit und arrangiert Finanzierung
27.09.2024 | Interra Copper Corp.
Interra meldet Aufnahme der Bohrungen auf dem Kupferprojekt RIP
Interra meldet Aufnahme der Bohrungen auf dem Kupferprojekt RIP
27.09.2024 | Uranium Energy Corp.
Uranium Energy Corp reicht Jahresbericht für das Geschäftsjahr 2024 ein
Uranium Energy Corp reicht Jahresbericht für das Geschäftsjahr 2024 ein