Pressemitteilung von Dr. Alfried Große

Elektronisches Rechnungsarchiv für Mandanten

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Essen, 30. Oktober 2013******Im Zeitalter der Digitalisierung ändert sich die Welt auch im Bereich der kaufmännischen Abwicklung und der hiermit notwendigen Organisation von Arbeitsabläufen gravierend. Die Anzahl der elektronisch übermittelten Rechnungen nimmt stetig zu. Zur steuerlichen Verwertbarkeit (Vorsteuerabzug) hat der Gesetzgeber in § 14 Abs. 1 UStG geregelt, dass bei diesen Rechnungen "die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit...gewährleistet werden" müssen. Hierbei kommt es in erster Linie darauf an, diese Rechnungen im Original und in unveränderbarer Weise zu archivieren. Um dies zu gewährleisten, bietet die Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner (http://www.franz-partner.de/) ihren Mandanten ein elektronisches Rechnungsarchiv an.

Eingangsrechnungen, elektronisch übermittelt
Dazu weist Roland Franz & Partner ihren Mandanten im Rechenzentrum einen gesicherten Speicherbereich zu, das persönliche Rechnungsarchiv. Mittels Benutzer-/Passwortkombination oder unter Nutzung eines personalisierten Token (USB-Stick, der ein Einmalpasswortgenerator ist und bei jeder Anmeldung ein neues, nur ein einziges Mal gültiges Passwort erzeugt) gelangt der Mandant in diesen Bereich.

"Wir erstellen bei der Einrichtung des Rechnungsarchivs eine nur für den Mandanten geltende Rechnungs-E-Mailadresse aus einer von drei Domainnamen (....@my-invoices.de, ....@invoice-mail.de oder ....@invoice-cloud.de). Diese E-Mail-Adresse teilt der Mandant seinen Lieferanten mit, von denen er derzeit oder künftig Rechnungen auf elektronischem Wege erhält. Damit gelangen diese E-Mails in das Rechnungsarchiv, selbstverständlich zuvor auf Viren geprüft. Jeder Eingang einer Rechnungs-E-Mail wird dem Mandanten an seine E-Mail-Adresse mitgeteilt. Im Anhang der E-Mail findet sich eine Kopie der Rechnungs-E-Mail, mit der der Mandant arbeiten kann, entweder zur Kenntnisnahme, zur Veranlassung der Zahlung oder zur Prüfung der eventuellen Abbuchung", erklärt Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen, Velbert.

Alternativ können die Mandanten auch eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen mit ihrer eigenen Domain http://www.mustermann.de erstellen, z. B. Eingangsrechnung@mustermann.de. In dem E-Mailprogramm des Mandanten muss dann lediglich eine Weiterleitung hinterlegt werden, die diese E-Mails zusätzlich im Rechnungsarchiv bei Roland Franz & Partner ablegt.

Im Archiv können die Mandanten von Roland Franz & Partner die eingegangenen Rechnungs-E-Mails jederzeit durchsuchen, wenn sie beispielsweise eine ältere Rechnung erneut benötigen. Sie können keine E-Mails aus diesem Archiv entfernen, damit wird den steuerlichen Vorschriften zur Archivierung von elektronischen Rechnungen genüge getan. Insofern ist es dem Mandanten also möglich, in ihrem Postfach die an sie weitergeleitete Kopie nach Gebrauch zu löschen.

Mit dem Eingang der Rechnungs-E-Mail in das Rechnungsarchiv splittet das Archiv diese Sendung auf und lagert die als Anhang mitgesandte Rechnung in einem hinter dem Archiv liegenden Transferordner.

Der zuständige Sachbearbeiter von Roland Franz & Partner hat Zugriff auf diesen Transferordner, um die darin gespeicherten Rechnungsbelege in das EDV-System von Roland Franz & Partner zu übernehmen und anschließend bei sich zu archivieren bzw. zu buchen. Nach der Übernahme der Daten durch Roland Franz & Partner wird der Transferordner gelöscht und steht für neue Belegeingänge zur Verfügung.

Eingangsrechnungen, die Mandanten selber scannen
Wenn Mandanten Eingangsrechnungen, die sie in Papierform erhalten, aufgrund ihrer innerbetrieblichen Organisation ohnehin scannen, könnte ein Upload dieser Dateien direkt in den Transferordner des Rechnungsarchivs erfolgen. Hierzu steht kostenlos ein Datei-Transferprogramm zur Verfügung, das sich der Mandant einmalig auf seinem Rechner installiert. Dann werden darin die Zugangsdaten zu seinem Rechnungsarchiv sowie der entsprechende Speicherort dieser Dateien in seinem System hinterlegt, so dass er anschließend in einem selbst gewählten Rhythmus den Upload dieser Dateien anstoßen kann. Diese Funktion hat nicht unbedingt mit der primären Aufgabe des Rechnungsarchives zu tun, erleichtert dem Mandanten aber die Zusammenarbeit mit Roland Franz & Partner. Denn der zuständige Mitarbeiter der Essener Steuerberatungskanzlei hat - wie oben beschrieben - Zugriff auf den Transferordner.

Ausgangsrechnungen
Sollte ein Mandant seine Ausgangsrechnungen bereits per E-Mail versenden, kann er auch diese E-Mails in sein Rechnungsarchiv einbringen. Hierzu ergänzt er jede versendete Rechnungs-E-Mail beispielsweise im Feld "Bcc" mit der E-Mail-Adresse seines Rechnungsarchivs. Um die Ausgangsrechnungen innerhalb des Rechnungsarchivs von den Eingangsrechnungen abzugrenzen, ist eine weitere E-Mail-Adresse vorgesehen. Sie könnte etwa aus der o. g. Adresse in Verbindung mit der Vorsilbe "AR-" bestehen.

Auch hier erfolgt die revisionssichere Archivierung in der oben beschriebenen Weise. Wiederum wird ein (weiterer) Transferordner ("Ausgangsrechnungen") bestückt, auf den der zuständige Mitarbeiter von Roland Franz & Partner Zugriff hat. Auch dieser Ordner wird nach dem Download der Belege durch den zuständigen Sachbearbeiter automatisch geleert.

Sonstige Belege
"Zu guter Letzt sollte auch noch die Möglichkeit erwähnt werden, z.B. als Handelsvertreter anfallende Belege (Hotel, Benzin usw.) bereits unterwegs mit dem iPhone/Androide-Smartphone abzufotografieren (als sog. "Smartphone-Scan") und direkt in dieses Archiv zu schicken. So können diese Belege laufend gebucht werden. Nach deutscher Rechtsprechung muss der Mandant die Original-Belege dennoch weiterhin aufheben. Trotzdem dürfte dies in dem einen oder anderen Falle eine interessante Option sein", erklärt Steuerberater Roland Franz.

Im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt erhält der Prüfer Zugriff auf das Rechnungsarchiv und kann sich erforderlichenfalls die eine oder andere E-Mail heraussuchen, um die darin enthaltenen Rechnungsdokumente einzusehen. Auf Grund der Revisionssicherheit des Rechnungsarchivs sind die Mandanten der Essener Steuerberatungskanzlei ihrer Verpflichtung zur Archivierung der elektronisch übermittelten Rechnungen nachgekommen.

"Man sieht, dass das digitale Zeitalter sehr viele Rationalisierungsmaßnahmen bietet. Man muss nur erkennen, was für das eigene Unternehmen sinnvoll ist und dann entsprechend umsetzen. Da wir meistens die Abwicklungsmodalitäten der kaufmännischen Belange unserer Mandanten kennen, können wir ihnen bei der Umsetzung helfen. Je nach Unternehmen kann es auch sinnvoll sein, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen, bei dem auch über die Buchhaltungsbelege hinaus die elektronische Archivierung von Vertragsunterlagen, Versicherungsunterlagen etc. organisiert werden kann. Dies unterstützt die tägliche Arbeit ungemein", erklärt Steuerberater Roland Franz.
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