Pressemitteilung von Fifan GmbH

Wissensverlust ist kein Offboarding-Problem - sondern Führungsversagen

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"Viele Unternehmen haben kein Wissensmanagement. Sie haben einfach nur Glück, dass bis jetzt die richtigen Mitarbeitenden nicht gekündigt haben", sagt Recruitingexperte Dr. Thomas Ferdinand, Recruitingexperte in der Finanzbranche.
Denn was als funktionierende Organisation erscheint, sei in Wahrheit oft nur die Summe einzelner Köpfe. "Verlassen diese schlauen Köpfe das Unternehmen, ist Ersatz schwer zu finden, denn es geht nicht nur um Kompetenzen, Leistung und Erfahrung bei der Neubesetzung", so Ferdinand. Sobald Leistungsträger abwandern, beispielsweise zur Konkurrenz wechseln oder auch nur - wie aktuell ein Großteil der Babyboomer - altersbedingt ausscheiden, zeigt sich, wie fragil interne Firmen-Strukturen teilweise sind. Wissen steckt in E-Mails, Gewohnheiten, Kundenbeziehungen, informellen Absprachen und Erfahrungswerten - aber eben nicht verlässlich im Unternehmen selbst.

Unternehmenswissen ist in vielen Organisationen gefährlich eng an einzelne Personen gebunden. Was bislang funktioniert hat, bricht plötzlich weg, wenn genau diese Menschen - oftmals sind es langjährige Mitarbeitende - nicht mehr verfügbar sind.
"Wenn ein Unternehmen beim Weggang eines Mitarbeiters mehr oder weniger von jetzt auf gleich handlungsunfähig wird, liegt das nicht an schlechten Übergaben an potenzielle Nachfolger - dann hat die Organisation versagt", sagt Dr. Thomas Ferdinand.

Das Problem ist vielen Führungskräften bekannt, werde aber selten konsequent gelöst, so der Experte. Zwar gibt es keine eindeutigen Studien dafür, wie viel Know-how ein Unternehmen verliert, wenn Mitarbeitende gehen. Doch verschiedene Umfrage belegen: Rund 70 Prozent der Manager erwarten Know-how-Verlust durch ausscheidende Fachkräfte, 71 Prozent der IT-Führungskräfte sehen Wissensverlust durch Fluktuation als konkretes Risiko. Gleichzeitig rechnen drei Viertel der Unternehmen mit gravierenden Folgen durch den demografischen Wandel.
Für Ferdinand ist klar: Die kommenden Jahre werden zeigen, welche Unternehmen ihr Wissen wirklich im Griff haben - und welche nur so lange funktionieren, wie bestimmte Personen noch im Haus sind. "Firmen verlieren nicht einfach Personal. Sie verlieren ihr Gedächtnis", warnt Ferdinand.
Trotzdem handeln viele erst, wenn es längst zu spät ist. Ein langjähriger Kundenbetreuer geht - und plötzlich weiß niemand mehr, warum bestimmte Konditionen vereinbart wurden. Eine erfahrene Mitarbeiterin verlässt das Unternehmen - und mit ihr verschwinden Erfahrungswerte, informelle Kontakte und Entscheidungslogiken, die nie dokumentiert wurden. Was nach normaler Fluktuation aussieht, wird im Alltag schnell zum Produktivitätsproblem.

"Oftmals glauben Unternehmen, sie hätten ein Wissensproblem, wenn jemand kündigt. In Wahrheit haben sie aber ein Führungsproblem", erklärt Ferdinand. "Offboarding ist kein Wissensmanagement. Es ist nur noch Schadensbegrenzung."
Denn Wissen lässt sich nicht am letzten Arbeitstag sichern. Das eigentliche Problem liege tiefer: Wissen werde in vielen Unternehmen nicht systematisch aufgebaut, sondern zufällig gehalten. Wer lange genug dabei ist, kennt die Abläufe. Wer die richtigen Menschen kennt, findet die Antworten. Wer neu ins Unternehmen kommt, startet dagegen oft faktisch bei null.

Relevantes Know-how ist eben kein statisches Dokument, das man einfach abspeichern und an seinen Nachfolger weiterreichen kann. Es entsteht im täglichen Handeln: in Gesprächen mit Kunden, in Entscheidungen unter Zeitdruck, in Erfahrungen mit Prozessen, Systemen und Menschen. Es ist das implizite Wissen - also genau das Wissen, das selten in Handbüchern steht, aber den Unterschied macht, ob eine Organisation funktioniert oder nicht.
Die Folgen sind längst sichtbar. Mitarbeitende verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Wissen liegt verstreut in E-Mails, Dateien, Chatverläufen oder ausschließlich in den Köpfen einzelner Personen. Damit ist es zwar irgendwo vorhanden - aber für das Unternehmen operativ kaum nutzbar. Anders gesagt: Es ist nicht wirklich Unternehmenswissen, sondern privat gebundenes Personenwissen.
Gerade Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister treffe dieser Wissensverlust besonders hart, weiß Ferdinand. "Wenn Wissen verschwindet, entstehen nicht nur Effizienzverluste. Es entstehen operative Risiken. In wissensintensiven Branchen reicht es nicht, Prozesse zu dokumentieren. Unternehmen müssen verstehen, wie Entscheidungen entstehen und warum bestimmte Dinge funktionieren", sagt Ferdinand.

Doch wo liegt die Lösung? Typische Wissensmanagement-Projekte lösen das Problem häufig nicht. Viele Unternehmen investieren in Intranets, Datenbanken und Dokumentationsplattformen - und wundern sich, dass Wissen trotzdem nicht geteilt wird. Für Ferdinand liegt der Grund auf der Hand: "Technologie ersetzt keine Führung. Wissen wird nicht deshalb geteilt, weil ein neues Tool eingeführt wird."
Die Lösung beginnt deshalb deutlich früher als beim Austritt eines Mitarbeitenden. Unternehmen müssen sichtbar machen, welche Mitarbeitenden erfolgskritisches Wissen tragen, wo gefährliche Abhängigkeiten bestehen und welche Prozesse faktisch nur von einzelnen Personen verstanden werden. Der Weggang eines Spezialisten wiegt dabei deutlich schwerer als der eines Einsteigers - nicht wegen der Position auf dem Papier, sondern wegen der Qualität und Einzigartigkeit seines Wissens.

Wissenstransfer muss Teil des Alltags werden. Tandems, Mentoring, Shadowing und rotierende Verantwortlichkeiten sind wirksamer als hektische Übergaben kurz vor dem Abschied. Wissen bleibt im Unternehmen, wenn mehrere Menschen verstehen, wie Abläufe, Entscheidungen und Kundenbeziehungen tatsächlich funktionieren.
Dazu gehört auch eine andere Führungskultur. In vielen Organisationen gilt derjenige als besonders wertvoll, der unersetzlich ist. Genau das ist gefährlich. "Ein guter Mitarbeiter macht sich nicht unersetzlich. Er macht andere besser", sagt Ferdinand.
Damit schließt sich für ihn auch der Kreis zum Recruiting. Recruiting entscheidet heute nicht nur darüber, wer ins Unternehmen kommt. Es entscheidet darüber, ob Unternehmen langfristig Know-how aufbauen, Strukturen stabilisieren und Wissen systematisch weiterentwickeln - oder ob sie bei jedem Personalwechsel wieder von vorne beginnen.

"Wer Recruiting nur als Besetzung offener Stellen versteht, denkt zu kurz", so Ferdinand. "Es geht darum, Kompetenzen aufzubauen, Wissen zu sichern und Organisationen unabhängiger von einzelnen Personen zu machen."
Wissensmanagement sei deshalb weder ein reines HR-Thema noch eine IT-Aufgabe. Es sei eine strategische Führungsentscheidung. Unternehmen müssten nicht nur fragen, wer welches Wissen besitzt, sondern auch, wie gut dieses Wissen im Team verteilt, dokumentiert und zugänglich ist. Erst daraus entstehe ein realistisches Bild des eigenen Know-how-Risikos.

"Unternehmen, die Wissen erst beim Austritt sichern wollen, haben den entscheidenden Zeitpunkt bereits verpasst", sagt Ferdinand. "Die zentrale Frage lautet nicht: Wie retten wir Wissen am letzten Arbeitstag? Die Frage lautet: Warum durfte es überhaupt so weit kommen?"

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