Pressemitteilung von Claudia Ziegler

Die automatische Rechnungsprüfung zahlt sich aus

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Die Rechnungsprüfung ist einer der aufwändigsten und fehleranfälligsten Abläufe im Unternehmen. Denn oftmals werden eingehende Rechnungen noch manuell verarbeitet und erst nach den erforderlichen Freigaben verbucht. Bei diesem Prozess kommt es häufig zu einem hohen Abstimmungsaufwand, verlorenen Dokumenten, fehlerhaften Buchungseingaben und letztlich Verzögerungen durch zeitraubendes Weiterleiten von Papier zwischen den verschiedenen Abteilungen.

Diese Probleme verhindern beispielsweise das Einhalten von Zahlungszielen, was zu unnötigen Mehrkosten wegen nicht genutzter Skonti und zu schlechteren Ratings bei der Bank führt.

Abhilfe schafft hier die Digitalisierung der gesamten Prozesskette. Dies sorgt für mehr Effizienz und Zuverlässigkeit bei der Rechnungsprüfung.

Die gleichbleibende Qualität der Rechnungsprüfung ist dann unabhängig von Arbeitslast und Personal.
Der Prozess der automatisierten Rechnungsprüfung ist idealerweise sehr einfach.

- Digitalisierung der Eingangsrechnung
- Vergleich der Positionen der digitalisierten Eingangsrechnung mit dem Wareneingangsbeleg oder der Bestellung
- Sofortige Freigabe zur Kontierung und Buchung der Rechnung in der Finanzbuchhaltung

Treten nicht tolerierbare Differenzen auf, werden die zuständigen Mitarbeiter über die Wiedervorlage am Bildschirm auf Preis- oder Mengenabweichungen hingewiesen und können im Dialog über das weitere Vorgehen entscheiden.

Ein Informationscockpit hält alle notwendigen Unterlagen wie Originalbelege, Preislisten und Verträge mit den Lieferanten strukturiert vor. Dies unterbindet mühsames Suchen und Weiterreichen von Papierbelegen zwischen den Abteilungen.

Entscheidungen werden dokumentiert, können gemäß dem 4-Augen-Prinzip freigegeben werden und lösen Folgeprozesse aus, wie z. B. das Generieren einer Belastungsanzeige an den Lieferanten.

Die Rechnungsprüfung der Warenwirtschaftslösung Compex Commerce bietet wesentliche Vorteile:

- Standardisiertes Produkt mit geringen Implementierungszeiten
- Minimierte Prozesskosten und Effizienzsteigerung
- Verkürzte Bearbeitungszeiten
- Zusätzliche Skontovorteile aufgrund verringerter Durchlaufzeiten
- Schneller Return on Investment
- Schutz vor Dokumentenverlust und langfristiger Ablage
- Mobiler Zugriff auf Genehmigungsvorgänge und Belege

Compex Commerce bildet alle Prozesse des zentralgesteuerten Groß- und Einzelhandels sowie E-Commerce verschiedenster Branchen ab und wird u. a. auch bei Kaiser's Tengelmann, Penny, Krapp Eisen, Schüt-Duis Fenstertechnik und vielen weiteren Handelsunternehmen erfolgreich eingesetzt. Firmen- & Pressekontakt