Pressemitteilung von Nicola Schmidt

Erster Eindruck via Korrespondenz oder Telefon

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Der erste Eindruck ist hier besonders wichtig, denn er prägt die weitere Beziehung zu Ihrem Adressaten und natürlich auf jeden Fall die nächste Begegnung!

Oft entscheiden die ersten Sekunden am Telefon, ob Sie zum Beispiel einen neuen Geschäftskunden dazugewinnen oder für immer vergraulen. Daher achten Sie auf Folgendes:
Versetzen Sie sich in die Lage des Anrufers: Diese Person hat ein Anliegen und erwartet, dass Sie ihr weiterhelfen. Das erfordert ca. eine Minute Freundlichkeit und Konzentration. Nutzen sie diese kurze Zeit!

Die Meldeformel sollte kurz, prägnant und nett sein. Ein anonymes "Hallo" oder sogar ein "Ja?" wirkt sehr abschreckend und baut sogleich eine Barriere auf. Nennen Sie Ihren Namen und stimmen damit positiv auf das weitere Gespräch ein. In Geschäftsverkehr kann es zum Beispiel so klingen: "XY-Versand, guten Tag, mein Name ist Claudia Müller."
Allerdings weglassen können Sie getrost die Frage: "Was kann ich für Sie tun?" Denn das klingt zu sehr nach Call-Center-Atmosphäre.

Lassen Sie niemanden länger als eine Minute in der Warteschleife. Die Person ruft sonst bei Ihrem Mitbewerber an. Fragen Sie besser nach der Telefonnummer und bieten einen Rückruf mit Zeitfenster an. Das kostet gerade mal 30 Sekunden.
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