Pressemitteilung von Helene Wilms

Nach Lean-Administration-Projekt kann KVP für die Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen etabliert werden

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(Ulm/Hamburg) - Ingenics unterstützt Kunden bei der Einführung von Kontinuierlichen Verbesserungsprozessen (KVP) - unabhängig davon, ob es sich um produzierende Unternehmen oder Dienstleister handelt. Auch im Verlauf des Pilotprojekts "MB-Win" in einem Kernbereich der Techniker Krankenkasse (TK) in Hamburg kamen die in tausenden von Projekten entwickelten und bewährten Tools und Methoden zum Einsatz. Das umfassende Know-how des Beratungsunternehmens konnte überzeugend an die realen Gegebenheiten der Administration bei der TK angepasst werden, um eine hohe Praxistauglichkeit und Nutzbarkeit zu erreichen.

Die Zielsetzung für das Pilotprojekt war vorab exakt definiert worden: Die Mitarbeiter in den Pilotteams sollten im Zuge eines konsequenten Bottom-up-Ansatzes (während Top-down-Strategien auf die schrittweise Betrachtung vom Allgemeinen zum Konkreten setzen, bezeichnet Bottom-up den Schluss vom konkreten Einzelnen zum allgemeinen Übergeordneten) an der kontinuierlichen Weiterentwicklung ihres Aufgabenbereiches beteiligt werden. So sollten sie lernen, ihre Kompetenzen auszubauen und ihre Potenziale besser zu nutzen. Indem Arbeitsabläufe optimiert und an den Kundenanforderungen ausgerichtet werden, sollte gleichzeitig die Arbeitsbelastung verringert werden.

Gemeinsame Ableitung der konkreten KVP-Ziele

Die bei Ingenics für das Projekt verantwortlichen Experten Andreas Hoberg und Ulf Jochymski beschlossen gemeinsam mit Frank Lange, der das Pilotprojekt für die TK federführend koordinierte, in einem ersten Findungsworkshop die konkreten KVP-Ziele so zu definieren:
-Fehler vermeiden
-Arbeitsbedingungen verbessern
-Zeit gewinnen
-Produktivität steigern
-Kundenzufriedenheit erhöhen.

Grundsätzlich gebe es immer zwei Perspektiven, um relevante Handlungsbedarfe zu erkennen: die Mitarbeitersicht und die Kunden- bzw. Prozesssicht, erklärt Ulf Jochymski. "Bei der Mitarbeitersicht liegt der Fokus vor allem darauf, kontinuierlich kleinere und mittlere Auffälligkeiten und Potenziale sehen zu lernen und mithilfe strukturierter Problemlösungen zu verbessern. Bei der Kunden- und Prozesssicht geht es dagegen hauptsächlich darum, Handlungsfelder, Optimierungen und Veränderungen schnittstellenübergreifend systematisch zu identifizieren, zum Beispiel um die Durchlaufzeiten zu optimieren." Die Verbesserung bzw. Herstellung von Transparenz und einer funktionierenden Kommunikation über Teamsituation, Entwicklungen und Ergebnisse in standardisierter Form seien weitere entscheidende Erfolgsfaktoren. "Hier geht es darum, Verständnis und Anreize zum Mitdenken und Mitmachen zu schaffen."

Methoden, Werkzeuge, Prozesse und Bedingungen praxisnah vermitteln

Für die Entwicklung und Etablierung des systematischen Verbesserungsprozesses folgte im Rahmen des Pilotprojekts "MB-Win" auf den Findungsworkshop eine konkrete KVP-Ausbildung für vier Pilotteams. Den Führungskräften und ausgewählten Mitarbeitern wurden als Methoden, Werkzeuge und Bedingungen für die Etablierung von KVP praxisnah vermittelt:
-Grundlagen von KVP in Service-Bereichen
-visuelles Management und visuelle Office-Elemente
-Teamboardstruktur und Meetings
-strukturierte Problemlösung als Grundlage der "MB-Win"-Gruppen
-Prozessmanagement aus Kundensicht und Optimierungsmöglichkeiten aus Teamsicht.

Die praktische Anwendung der Erkenntnisse aus den Workshops als Umsetzung der erlernten Lean-Methoden erfolgte bei laufendem Betrieb. Durch die fortlaufende Optimierung der Tools und Prozesse in Form von Anpassungen an die realen Gegebenheiten wurde eine hohe Praxistauglichkeit und Nutzbarkeit erreicht. "Sehr wichtig ist die Etablierung von regelmäßigen internen Runden unter Einbeziehung von Teamboards", erklärt Andreas Hoberg. "So können sowohl die relevanten Kennzahlen überprüft als auch die entsprechenden Handlungsbedarfe und Maßnahmen abgeleitet werden."

Praktische Anwendung bzw. Umsetzung der Erkenntnisse

Die vier Pilotteams identifizierten auf diese Weise rund 350 Auffälligkeiten und Veränderungsmöglichkeiten, die größtenteils umgesetzt wurden. "Das alles dient letztendlich dazu, die Mitarbeiterzufriedenheit, die Produktivität, die Qualität und die Transparenz in den einzelnen Bereichen zu erhöhen", sagt Frank Lange. "Mithilfe von Kennzahlen und strukturierter Kommunikation werden die Potenziale und Erfolge für alle Beteiligten ersichtlich, zudem lässt sich durch die aktive Integration der Mitarbeiter in KVP deren Motivation und die allgemeine Akzeptanz für Lösungen verbessern."

Bildquelle: Techniker Krankenkasse Firmen- & Pressekontakt