Pressemitteilung von Stefan Röcker

Neu veröffentlichte DMS-Version von agorum® core integriert sich in Outlook-Oberfläche

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Ostfildern 03.05.2011 Neben zahlreichen Verbesserungen und einigen Bugfixes, wartet die Version 6.4.9 des Dokumentenmanagement-Systems agorum® core vor allem mit der Integration des DMS in die Outlook-Oberfläche auf. Neben den bekannten Outlook-Features, wie E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen, kann mit der Integration von agorum® core auf alle Dokumente, die im DMS abgelegt sind, zugegriffen werden, ohne die Outlook-Oberfläche verlassen zu müssen. Damit nutzt agorum® core Outlook als weiteren DMS-Client, um das DMS möglichst nahe an die Anwender zu bringen und die Nutzung der Software so einfach wie möglich zu machen. Alle wichtigen Informationen und Dokumente sind über eine einzige Oberfläche im direkten Zugriff.

Die Dokumente und elektronischen Akten aus dem DMS werden innerhalb von Outlook in einem Verzeichnisbaum angezeigt, lassen sich von dort aus öffnen und nach Beendigung der Bearbeitung direkt wieder abspeichern. Für jedes gespeicherte Dokument werden dabei automatisch Versionen und Historien angelegt, welche über die Outlook Oberfläche eingesehen werden können. Die Anwender sind jederzeit in der Lage, auf ältere Fassungen eines Dokumentes zurückzugreifen und können nachprüfen, welche Mitarbeiter wann welche Änderungen durchgeführt haben. Über die integrierte Volltextsuche ist es möglich alle Dokumente, E-Mails und deren Anhänge zu durchsuchen. Empfangene und versendete E-Mails können ganz einfach per Drag & Drop zu Kunden- oder Projektakten hinzugefügt und damit einem berechtigten Personenkreis zugänglich gemacht werden. Das ständige Weiterleiten und "CC-setzen" an Kollegen und somit das x-fache multiplizieren von E-Mail-Content entfällt.

Wartende Workflowaufgaben, neu veröffentlichte oder geänderte Dokumente und E-Mails sowie neue Mitteilungen werden den Anwendern signalisiert und lassen sich mit einem Klick aus Outlook heraus öffnen, einsehen und sofort bearbeiten.

"Unsere Ziel ist es, dem Benutzer die Verwendung von agorum® core so einfach wie möglich zu machen, das macht die Verwendung eines Dokumentenmanagement-Systems überhaupt erst effektiv", erläutert Oliver Schulze, Geschäftsführer und Entwicklungsleiter der agorum® Software GmbH. "Nehmen die Nutzer das DMS nicht an, weil es zu kompliziert oder zu umständlich zu bedienen ist, arbeiten sie meist gegen die Software anstatt damit. Die hohen Einsparpotentiale, die ein richtig eingesetztes DMS bietet, verpuffen damit leider oft wirkungslos. Deshalb bringen wir agorum® core direkt zu den Anwendern und integrieren es in die bestehenden Abläufe, ohne die Anwender zu zwingen, sich mit neuen Oberflächen und geänderten Prozessen zu beschäftigen".

Weitere Informationen:

Zur Outlook-Integration:
http://www.agorum.com/outlook

Zur neuen Version mit Änderungsprotokoll:
http://www.agorum.com/startseite/downloads/agorum-core-open-source-dms-ecm/changelog-aenderungsprotokoll-von-agorum-core.html

Allgemein zum Unternehmen:
http://www.agorum.com/
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