Pressemitteilung von Giovanna Lo Presti

Ab die Post! - Optimierter Workflow im Dokumenten Management

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Mit MFP2Archive schafft das Traditionsunternehmen aus Nürnberg eine Anwendung, die dank neuester Technologie als direkte Schnittstelle zwischen Multifunktionsgerät, Archiv und beliebigen weiteren Anwendungen funktioniert. Gescannte Dokumente werden direkt in das passende Zielsystem überführt.

Der Mechaniker des Autohauses klappt die Motorhaube herunter und noch bevor er seine Handschuhe auszieht, legt er den Werkstattauftrag auf den Scanner seines Multifunktionsgerätes. Er tippt auf dem Touchscreen die Auftragsnummer ein. Und die Post geht ab! Sofort wird in der Zentrale die Rechnung erstellt. Während der Kunde noch die Probefahrt macht, liegt seine Rechnung schon bereit. Workflow und Cashflow gehen Hand in Hand. So sieht der Marktführer TA Triumph-Adler die Zukunft im Dokumenten-Management. Und diese Zukunft hat schon begonnen mit dem neuen MFP2Archive.

Direkt und dezentral

Die Anwendung übermittelt Dokumente direkt vom Scannerglas in unterschiedlichste Zielsysteme. Dabei ist es gleich, ob es sich um ein DMS (Dokumenten-Management-System), ein ERP (Enterprise Ressource Planning), ein CRM (Customer Relationship Management) oder um MS SharePoint handelt. Ohne Zwischenablage gelangt das Dokument direkt in die Anwendung. Die Papierarchivierung kann so auf ein Minimum beschränkt werden, der ganze Arbeitsprozess erfolgt dezentral sowie standortübergreifend und wird individuell konfiguriert.

Neue Technologien schaffen Schnittstellen

Möglich macht dies alles HyPAS. Dahinter verbirgt sich die "Hybrid Platform for Advanced Solutions", eine vollkommen neue Java-Schnittstellen-Technologie, die speziell von TA Triumph-Adler, dem Spezialisten im Document Business und seinen hausinternen Softwareprofis der DocForms GmbH, entwickelt wurde. Sie macht Abläufe einfacher und schneller, denn die neue MFP-Technologie ermöglicht integrierte Softwareanwendungen und ist über den Standard hinaus kundenspezifisch programmierbar. Neu daran ist, dass das Dokument während des Scanvorganges per Schlagwort, Auftragsnummer oder anderer Indexierungsdaten mit allen relevanten Daten verknüpft und direkt in den Anwendungen des zentralen Standortes weiterverarbeitet wird. Ohne Zögern oder Zwischenablage gelangt das Dokument direkt in die Zielanwendung. Nach dem Scannen stellt das System eine Bilddatei mit allen verbundenen Daten bereit. MFP2Archive vereinfacht so Dokumentenprozesse und ermöglicht eine digitale Übergabe in Echtzeit.

Marco Knöpp, Geschäftsführer der DocForms GmbH innerhalb von TA Triumph-Adler, macht eine klare Erfolgsrechnung auf: "MFP2Archive senkt die Prozesskosten über den kompletten Vorgang hinweg. Kein Papier verschwenden, keine Zeit verlieren. Unsere Lösungen setzen auf Vereinfachung, die unseren Kunden Liquidität und neue Kapazität für das Kerngeschäft geben."

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