Pressemitteilung von Leonie Walter

Einfache Inhaltserschließung mit ecusto selbst bei komplexen Aktenstrukturen

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Hamburg, 7. November 2011. Wie ein Werkzeug für die Inhaltsdurchdringung von elektronischen Akten unterschiedlichen Anwendern die Sachbearbeitung erleichtert, stellt die ENTITEC AG, Hamburg, auf der Jahrestagung E-Akte in Berlin vor. Der Hamburger Softwareanbieter präsentiert an Stand C3 die neueste Version der Lösung ecusto für die elektronische Aktenführung. Mit der Erweiterungsfunktion zur Inhaltsdurchdringung will entitec den Anwendern im Behördenumfeld und von Versicherungen die Arbeit mit elektronischen Akten entscheidend erleichtern und diese effizienter gestalten. Mit dem neuen Werkzeug wird es möglich, allen beteiligten Stellen die wesentlichen Textstellen von Dokumenten innerhalb einer Akte inhaltlich leichter zugänglich zu machen. "Durch eine spezielle Kennzeichnung relevanter Textstellen wird ein Aktenauszug generiert, der nach Kategorien geordnet ist. Hiermit können beispielsweise Kollegen bei komplexen Vorgängen die entsprechenden Zusammenhänge wesentlich schneller erkennen und müssen sich nicht in nebensächliche Details einarbeiten. Mit dem Werkzeug wird daher der Umgang mit elektronischen Akten grundlegend optimiert und vereinfacht", sagt Michael Moldrickx, Bereichsleiter DMS und Servicekomponenten bei der ENTITEC AG.

Damit relevante Textstellen für andere Nutzer offensichtlich hervorgehoben sind, können die Schlüsselanwender Texte entsprechend markieren, kommentieren und kategorisieren. Beispielsweise lassen sich in der Korrespondenz bestimmte Angaben als "geprüft", "genehmigt" oder "abgelehnt" kennzeichnen. Geht es um juristische Dinge, könnten Vermerke wie "streitig" oder "unstreitig" hinterlegt werden. Mit ecusto lassen sich beliebige Kategorien bilden, die den Aktenauszug logisch untergliedern und die Inhaltserschließung erleichtern. Grundsätzlich sind Kategoriensätze je nach Aktenart konfigurierbar. Anhand der markierten Textstellen oder Kommentare samt Kategorien kann sich der Anwender einen einfachen Überblick über eine Akte verschaffen, in die er sich andernfalls explizit mit viel Zeitaufwand einlesen müsste. Möglich ist es auch, die derart herausgearbeiteten wichtigen Fakten als Exzerpte der Akte in neuen Schriftstücken zu zitieren.

Die elektronische Aktenführung ecusto ist bereits ohne die Funktionalität der Inhaltsdurchdringung spezialisiert auf die direkte Darstellung von bearbeitungsrelevanten Informationen. Sachbearbeiter ziehen sofort hohen Nutzen aus der Anwendung: So kann ein Anwender beispielsweise aus der elektronischen Aktenführung heraus sofort Fachprozesse anstoßen. Anschreiben und Aktenvermerke auf der Basis von Formularen lassen sich schnell fertigen. Dabei unterstützt ecusto gängige Textverarbeitungsprogramme wie LibreOffice/OpenOffice und Microsoft Office. Die Dokumente einer Akte werden sehr übersichtlich für den Anwender dargestellt. Beispielsweise können Teilakten separat betrachtet werden. Zu jeder Akte stehen überdies eine Dokumentenübersicht sowie für Teilakten ein Aktenvorblatt zur Verfügung. Das Aktenvorblatt zeigt wichtige Fachdaten zum jeweiligen Vorgang an. Weiterhin lassen sich mit ecusto auch Handakten erzeugen, zukünftig sogar für Tablet-Computer.

Nicht zuletzt zählt auch der plattformunabhängige ecusto-Viewer zu den Vorteilen von ecusto. Mit dem ecusto-Viewer können selbst umfangreiche Akten mit mehreren Belegen sehr schnell durchgeblättert und Einzeldokumente separat betrachtet werden. Hierfür synchronisiert das Werkzeug das angezeigte Dokument mit der hinterlegten Dokumentenübersicht. Außerdem lassen sich einzelne Dokumente ähnlich wie Papierdokumente mit temporären und permanenten Annotationen sowie verschiedenfarbigen Textmarkern kennzeichnen und schwärzen, um bestimmte Informationen hervorzuheben, zu ergänzen oder zu anonymisieren.

Die Jahrestagung E-Akte
Die Jahrestagung E-Akte wird in diesem Jahr zum dritten Mal veranstaltet (http://www.infora.de/public/676078_Jahrestagung_E_Akte/).
Die Veranstaltung will Anbieter, profilierte Experten und erfahrene Praktiker in einen regen Austausch bringen. Thematisch werden Betriebsmodelle, Architekturkonzepte, Trends und aktuelle Rahmenbedingungen rund um die E-Akte behandelt. Im Mittelpunkt stehen Best-Practice-Beispiele der E-Akte in den verschiedenen Einsatzbereichen sowie auch die Randbedingungen eines erfolgreichen Einsatzes. Darüber hinaus werden entsprechende Produkte in einer Marktübersicht vorgestellt. Tagungsort ist die European School of Management and Technology (ESMT) in Berlin. Für Angehörige der öffentlichen Verwaltung ist der Besuch der Tagung sowie der begleitenden Ausstellung wie in den Vorjahren kostenfrei.
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